У вас немає часу, щоб зробити те, що повинно бути зроблено. Як вчинити в такому випадку? Немає нічого простіше! Доручіть роботу кому - небудь зі своїх підлеглих. Елементарно просто, чи не так? На практиці ж все виявляється складніше. Ми часто боїмося передати частину своїх повноважень іншій людині.
До делегування (поділу) повноважень компанії підштовхують як необхідність економії часу, так і особливості сучасного бізнесу. Реакція на вимоги клієнтів повинна бути максимально швидкою. Припустимо, угоду терміново повинен схвалити директор, але він з якихось - то причин тягне з відповіддю. Статут чекати, клієнт іде до конкурентів. Це типова ситуація для багатьох компаній. І одночасно це сигнал, що управління занадто зацентралізовано, а топ - менеджерам пора поділитися повноваженнями з співробітниками нижчого рангу, які безпосередньо оцінюють доцільність угоди.
Звичайно, поділ повноважень - це завжди ризик. Підлеглий може не впоратися з покладеним на нього завданням, а винуватим, врешті-решт, опинитеся ви. Але є й інша небезпека, якої, якщо дивитися правді в очі, начальники бояться ще більше, ніж провалу в роботі, а саме: підлеглий може краще впоратися з тим, що досі робив виключно керівник. Побоювання, що тебе, просто кажучи, можуть «підсидіти», змушує багатьох керівників ставитися з великою настороженістю до передачі частини своїх обов'язків підлеглим. Втім, сильний керівник ніколи не боїться присутності яскравих і неординарних особистостей в своєму оточенні. Нові люди, новий стиль мислення, новий підхід до роботи - все це, в кінцевому рахунку, йде на користь загальній справі, від цього виграють усі. Потрібно тільки вміти згуртувати колектив, змусити людей працювати в команді, націливши їх на вирішення спільних завдань.
Які завдання віддавати?
Віддають зазвичай те, що не хочуть, не можуть або не встигають робити, або те, що інші зроблять краще. Але буває і так: менеджер завантажує себе роботою, яка приносить йому задоволення, хоча міг би доручити її підлеглому.
Перш ніж вирішити, якими функціями можна поступитися, слід класифікувати свої поточні завдання:
- завдання, які слід вирішувати самому;
- завдання, підготовку рішень по яким можна доручити кому - то ще, але приймати рішення повинен керівник;
- завдання, рішення за якими приймає підлеглий, але перед тим як приступити до реалізації свого рішення, він повинен проінформувати начальника;
- завдання, які повністю передані підлеглому, і він інформує керівника тільки про результати.
Передаючи завдання вниз, менеджер позбавляється від повноважень, але не від відповідальності за виконання завдання.
Чому керівник не бажає делегувати повноваження
- З - за помилки «Я зроблю краще».
- З - за нездатності охопити довгострокову перспективу і заглибленості в повсякденну роботу.
- З - за відсутності довіри до підлеглих.
- З - через острах ризику.
- З - за відсутності механізму контролю, що забезпечує отримання інформації про результати роботи підлеглих.
Чому підлеглі блокують процес делегування
- Підлеглому зручніше запитати начальника, що робити, ніж самому вирішувати проблему.
- Підлеглий боїться критики за скоєні помилки.
- У підлеглого відсутні інформація та ресурси, необхідні для успішного виконання завдання.
- У підлеглого більше роботи, ніж він може зробити, або він просто думає, що це так.
- У підлеглого відсутня впевненість в собі.
- підлеглі не пропонують будь - яких стимулів до додаткової відповідальності.
Делегування - процес двосторонній. Підлеглих наділяють не тільки повноваженнями, але і відповідальністю. Чи зможуть вони її на себе взяти? Для успішного делегування керівник повинен підібрати людей, яким він може довіряти, взаємодіяти, які не боятимуться взяти на себе відповідальність за виконання тих чи інших обов'язків. Керівник повинен знати психологічні якості людини, щоб прийняти правильну політику по контролю за виконанням завдань.
Плюси делегування повноважень
+ Найкраще обслуговування клієнтів.
Здатність, прийняти на місці самостійно рішення показує, що у вас є влада і вплив. Клієнти це цінують.
Співробітники, наділені правом приймати рішення, готові пристосовуватися до змін.
Співробітники, що несуть відповідальність за результати роботи, здатні швидко і точно вирішувати виникаючі проблеми.
+ Відношення до роботи.
Багато співробітників працюють краще, якщо можуть діяти самостійно.
+ Компенсація за обмежені можливості службового зростання.
Коли перспектив швидкого кар'єрного зростання у фахівця немає, розширення самостійності стає для нього мотивацією.
Мінуси делегування повноважень
- Більший потенціал хаосу.
Результатом того, що співробітники самі приймають рішення на місцях, може стати неоднаковий рівень сервісу для клієнтів. Керівництву компанії доводиться боротися зі свавіллям підрозділів.
- Відсутність ясності.
Зворотним боком гнучкості і швидкості стає розмитість сфери відповідальності. Співробітники починають скаржитися, що їх службові обов'язки прописані недостатньо чітко.
- Ні готовності до додаткових завдань.
Не всі співробітники раді розширенню повноважень і відповідальності. У деяких це викликає шок.