Після виконання всіх підготовчих робіт з маркетингової ситуації в регіоні і підбору персоналу в нову філію необхідно організувати початок роботи філії. «Старту» філії рекомендується приділяти особливу увагу і забезпечити супровід з боку Головного офісу. Багато компаній виділяють відкриття філії як окремий бізнес-процес і формалізують цю процедуру з розподілом термінів, відповідальності і виконавців по процесу. Велика увага з боку Головного офісу новому філії не випадково. Навіть при поставленої системі відбору та навчання нових співробітників в філії далеко не всі технології, особливості взаємодії з фахівцями Головного офісу, не всі аспекти, що склалися практики і корпоративної культури можливо передати через навчальні програми і регламенти. Найдієвіший спосіб передачі бізнес-процесів здійснюється в процесі безпосередньої роботи або стажувань на робочому місці. Тому в більшості компаній відпрацьовані процедури супроводу відкриття нових філій.
Залежно від складності бізнес-процесів на знову відкривається філії, від фінансових можливостей компанії і ряду інших причин використовують кілька способів супроводу відкриття регіонального підрозділу.
- Команда відкриття. Найчастіше використовується компаніями з великими бізнес-процесами, які вимагають точного відтворення. Багато роздрібні мережі магазинів і ресторанів, а також оптові та виробничі компанії, що розвивають прямі поставки в роздріб через філіали, використовують цей спосіб відкриття нових регіональних підрозділів. Технологія відкриття передбачає роботу команди з кількох людей, які дублюють функції ключових менеджерів філії. Команда починає працювати в регіоні за кілька днів до відкриття філії і супроводжує основну команду 1-2 тижні. Можливо розширення тимчасових рамок присутності команди відкриття в регіоні. Як правило, команди відкриття - це мобільні команди, які після запуску підрозділу виїжджають на наступний «об'єкт». При роботі одночасно двох команд - основний і команди відкриття в регіоні - виникають питання щодо розподілу відповідальності між ними, один з ефективних способів вирішення яких полягає в призначенні провідною командою команду з Головного офісу (з правом підпису всіх документів) на початковому етапі. Після закінчення роботи команди складається акт приймання-передачі управління підрозділом, в якому відображаються всі недоліки і проблеми в роботі підрозділу, а також терміни їх вирішення.
Найважливіші функції команд відкриття: постановка бізнес-процесів, формування корпоративної культури в віддаленому підрозділі, рішення всіх «нетипових» ситуацій, характерних тільки для початкового етапу відкриття підрозділу. Найчастіше при відкритті нового підрозділу виникає необхідність у вирішенні безлічі проблем і труднощів. не пов'язаних з основною роботою філії, наприклад, підготовка і підписання дозвільної документації від зовнішніх організацій (пожежники, СЕС та ін.). Взаємодії із зовнішніми службами можуть результативно завершаться за участю працівників основної команди, які знають місцеві особливості і можливо, що володіють зв'язками, і за участю фахівців команди відкриття, які володіють великим досвідом і навичками вирішення подібного роду проблем.
До складу команди відкриття входять фахівці, що дублюють ключових співробітників філії, тому «стандартного» або «типового» складу не існує. У компанії, що працює на ресторанному ринку, в команду відкриття входять кілька інструкторів, «дублюючих» функції ключових фахівців ресторану: директор, заступник директора, завідувач виробництвом, комірник-оператор і 2 члени бригади. В команду відкриття іншої роздрібної мережі входять керівник і чотири менеджера, довгий час пропрацювали в мережі. У процесі підготовки магазину до відкриття кожен з них відповідає за свій напрямок: постановку бухгалтерії, мерчендайзинг і оформлення магазину, навчання персоналу і формування асортименту. За психологічними характеристиками співробітники команди відкриття є антикризовими менеджерами, здатними впорається з різними проблемами нової філії.
При використанні роботи відкриває команди одним з найважливіших питань, яке неодмінно постане перед організаторами мережі, є визначення розміру і характеру винагороди, яка виплачується співробітникам команди. Один з основних принципів побудови системи стимулювання - виплати за досягнення фактичних результатів спочатку групи відкриття, а потім філією, наприклад, планових показників з продажу, по виходу підрозділу в заплановані терміни на окупність, по прибутку.
- Опен-Менеджер. На даний час найпоширеніша технологія відкриття філій. Використовується оптовими і виробничими компаніями, що відкривають торгові філії. Загальний перелік і деталізація бізнес-процесів в таких компаніях зазвичай не широкі, тому для передачі технологій і підходів до організації бізнесу в підрозділі досить одного менеджера з головного офісу. Менеджер з головного офісу виїжджає, як правило, безпосередньо перед відкриттям філії і вводить в курс справ основного директора філії. Найчастіше це не виділений фахівець, а співробітник підрозділу з управління філіями, який довгий час працює в компанії, або керівник філіальної мережі, який після відкриття філії повертається до виконання своїх основних обов'язків. Час роботи опен-менеджера в регіоні рідко перевищує один тиждень.
Найважливіші функції відкриває менеджера, так само як і команд відкриття, полягає в постановці бізнес-процесів, формуванні корпоративної культури в віддаленому підрозділі, вирішенні всіх «нетипових» ситуацій, характерних тільки для початкового етапу відкриття підрозділу.
- Проектна група відкриття філій. Цей варіант відкриття підрозділів є найменш витратним, але в той же час непросто реалізованим. В основі його - проектний підхід до управління компанією, тому для ефективної роботи проектної групи необхідно опрацювати план і з виділенням всіх етапів роботи, оформленням необхідних документів, преміюванням учасників проектної групи. Під кожен знову відкривається філія формується спеціальна група співробітників з підрозділів Головного офісу, безпосередньо задіяних при відкритті (рис. 1). Керує групою керівник філіальної мережі. Як правило, проектна група починає працювати за 0,5-1 місяць до відкриття підрозділу, великий термін пов'язаний з необхідністю підготовчої роботи співробітників адміністративно-господарського підрозділу, технологічного забезпечення.
Приклад. До складу групи з відкриття філій оптово-роздрібної компанії входять менеджери підрозділів: юридичного, закупівель, маркетингу, інформаційно-технічного забезпечення, фінансового та відділу персоналу. У роботі групи беруть участь два представника від кожного функціонального підрозділу - керівник і співробітник. При цьому всі ключові питання вирішуються керівниками відділів, а менеджери робочої групи лише контролюють роботу кожного з підрозділів.
книга "Філіальна мережа: розвиток та управління"