Операційна функція - це діяльність з виробництва товарів або послуг, які організація поставляє в зовнішнє середовище. Функцію операцій мають всі організації, інакше вони просто не можуть існувати.
Терміни "операції" і "виробництво" взаємозамінні. Однак під виробництвом в основному розуміється випуск товарів і переробка сировини. Термін "операції" ширше, він включає не тільки виробництво товарів, він і надання послуг.
Найбільше організації відрізняються один від одного за характером конкретних видів діяльності, що входять в операційну функцію. При виробництві, наприклад, автомобілів і побутової техніки переробляються величезні кількості сировинних матеріалів. Будівельні фірми теж споживають великі обсяги матеріалів.
Юридичні фірми, лікарні, більшість установ сфери послуг споживають незначні кількості вихідних матеріалів, але вони пристосовують свої послуги під вимоги клієнта. Авіаційні лінії, банки пропонують стандартизований набір послуг. Правоохоронні органи теж часто "надають послуги клієнтам".
Мал. 1 розкриває організацію як відкриту систему, яка перетворює вхідні величини у вихідні, стосовно операційної функції. Повна система виробничої діяльності організації називається операційною системою, вона складається з трьох підсистем.
ПЕРЕРОБНА Підсистема виконує продуктивну роботу, безпосередньо пов'язану з перетворенням вхідних величин у вихідні результати. Матеріали, в тому числі папір та канцелярські товари, споживаються переробної підсистемою. Потрібні капіталовкладення у вигляді кабінетів, меблів, обладнання. потрібна
з зовнішнього середовища Підсистема з внутрішнього середовища
Інформація Плани, рішення,
про стан системи коригувальні взаємодії
подача енергії від комунальних служб для освітлення, опалення та кондиціонування приміщень, а також енергія для роботи ЕОМ.
Підсистема ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ не пов'язана прямо з виробництвом виходу, але виконує необхідні функції забезпечення переробної підсистеми. Функція вважається частиною забезпечення в одній організації, може бути складовою частиною переробної підсистеми в інший.
Підсистема ПЛАНУВАННЯ ТА КОНТРОЛЮ отримує від переробної підсистеми інформацію про стан системи і незавершеному виробництві. Ін формація надходить з внутрішнього середовища організації. Інформація про попит на продукцію, вартість ресурсів, тенденції розвитку технології, урядових нормативних актах та інших факторах, надходить із зовнішнього середовища. Підсистема планування і контролю повинна обробити весь цей зазвичай великий обсяг досить складної інформації і видати рішення, як саме повинна працювати переробна підсистема. Конкретні питання, що підлягають вирішенню, як правило, включають планування виробничих потужностей, диспетчеризацію, управління матеріально-виробничими запасами, контроль якості.
Операційні системи можна класифікувати різними способами. На рис. 2 приведена двомірна класифікація, заснована на характері виходу і типі використовуваного процесу переробки ресурсів. Відповідно до цієї структурою можна проаналізувати фактично будь-яку операційну систему. Розглянемо чотири типи процесів переробки.
У дрібносерійної системі виробництва окремі підрозділи, цехи або ділянки спеціалізовані на виконанні різних операцій. Об'єкти переробки, представлені, наприклад, робочою виробами або обслуговуються клієнтами, проходять через систему одиницями або невеликими групами. Оскільки вимоги до обробки кожного об'єкта можуть бути різними, то вони слідують за різними маршрутами з необов'язковим проходженням через усі ділянки.
Система масового виробництва видає великі обсяги щодо стандартизованих виходів. Окремі одиниці продукції, що випускається не відрізняються один від одного, хоча і можуть бути незначні відмінності в характеристиках або комплектації. Час проходження одиниці продукції через систему відносно мало: зазвичай воно вимірюється в хвилинах або годинах. Виробничі ресурси системи можуть бути впорядковані в деякій послідовності і утворюють технологічну лінію - потік, що проходить через всю систему.
Переробна система з безперервним процесом виробляє значні обсяги однорідного виходу. Єдиний спосіб розрізнити окремі одиниці виробленої продукції полягає у вимірі продукту в якихось довільних одиницях за обсягом, довжині, площі, ваги або часу. Ресурси, що надходять на вхід системи, безперервним потоком проходять через неї, перетворюючись в продукт на її виході.
Між операційної функцією і рядом інших функцій організації існують дуже важливі соціальні й складні робочі відносини. Для оптимізації діяльності організації необхідно забезпечити ефективне управління цими відносинами.
Операції залежать від інженерної функції, яка забезпечує проектування нових видів продукції, виробничих потужностей і процесів. Інженерна продукція повинна отримувати від виробництва відповідну інформацію щодо проблем, пов'язаних з конструкцією виробів, і про можливості удосконалення системи.
Маркетинг повинен забезпечити надійний прогноз попиту і реальні замовлення клієнтів на виходи операційної системи. Крім того, ця ж функція повинна інформувати виробництво про будь-яких претензії споживачів за якістю або термінів поставки продукції. З іншого боку, маркетинг залежить від виробництва в частині інформації про наявність продукції і можливості своєчасного її виготовлення для задоволення попиту споживачів. У сфері капіталів, необхідних для розширення потужностей і підтримки поточної роботи, операційна функція залежить від фінансової функції. Для того щоб надати капітали в потрібний час і в потрібних обсягах, фінансовій службі потрібно отримати від операційних підрозділів інформацію про плани виробництва і розвитку, докладні поточні дані та фінансову звітність. Функція трудових ресурсів несе відповідальність за вербування, відбір, а іноді і навчання кадрів для роботи в операційній системі. Операційні підрозділи, в свою чергу, повинні завчасно інформувати кадрову службу про потребу в робочій силі з вказівкою як кількості, так і кваліфікації.
Стратегія фірми полягає в тому, щоб за допомогою своєї операційної функції надавати продукти і послуги для задоволення основних потреб споживачів. Визначення того, які саме потреби беруться в якості мети діяльності фірми, є стратегічним рішенням, при якому повинні враховуватися дані з усіх функціональних областей. В області виробничої діяльності до найбільш важливим стратегічним рішенням відносяться рішення про те, як, коли і де виробляти товари або надавати послуги. Методи обрані для виробництва продукції або надання послуг, повинні характеризуватися сумісністю з продукцією, що випускається або послугами, які надаються, а також з задовольняються потребами. Операційний процес слід вибирати тільки після ретельного визначення потреб і самого продукту. Основне призначення фірми характеризується ланцюжком "виробництво - потреби споживача".
Малюнок 2. Ланцюжок "виробництво - потреби споживача".
ОПЕРАЦІЙНА ПРОДУКЦІЯ ПОТРЕБИ
СИСТЕМА (або послуги) СПОЖИВАЧІВ
Основна мета операційної функції полягає в переробці вступників ресурсів в кінцеву продукцію, тобто товари або послуги, для задоволення даних потреб споживачів. Виконуючи це завдання, операційна функція повинна надати допомогу фірмі в досягненні вираженої компетентності та конкурентоспроможності на ринку. Виражена компетентність полягає в тому, що фірма робить щось краще, ніж її конкуренти, тобто зберігає конкурентоспроможність, яка дозволяє фірмі залучати і зберігати споживачів.
За допомогою операцій можна забезпечити конкурентоспроможність різними методами:
1. Лідерство по мінімуму витрат.
2. Технічні характеристики продукції.
3. Надійність вироби.
4. Міцність вироби.
5. Швидкість доставки.
6. Гарантійний час.
7. "Індивідуалізація" виробів за вимогами замовників.
8. Впровадження продукції на ринок.
9. Гнучке регулювання обсягу.
Формалізоване управління виробництвом є важливою складовою частиною керівництва виробничої діяльності підприємства. Системи оперативного управління виробництвом, якістю, матеріально-технічними запасами і технічним обслуговуванням побудовані на одних і тих же основних принципах. Мета цієї системи - забезпечення економічно ефективної реалізації цілей організації. Будь-яка система оперативного управління підприємством включає такі основні елементи (рис 3):
1. Керований процес або параметр. які повинні бути визначені самим ретельним чином.
2. Зворотній зв'язок. Необхідно розробити метод для вимірювання дійсної продуктивності процесу.
3. Порівняння. Значення дійсної продуктивності процесу необхідно порівняти з розрахунковою нормою або розрахунковою продуктивністю процесу.
4. Коригуючий фактор. Необхідно мати структуру, що приймає коригувальні дії при прийомі сигналу про відхилення ходу виробництва за допустимі межі.
5. Плануюча система за участю людини. Необхідно визначити розрахункову норму продуктивності або ефективності контрольованого процесу.
Ресурси Процес- Вироблений продукт