До будь-якого виступу необхідно ретельно готуватися. За кордоном люблять говорити, що один відомий державний діяч на питання про те, скільки годин йому буде потрібно на підготовку до чергового виступу на телебаченні, відповідав: «Якщо я повинен говорити всього десять хвилин, то на підготовку мені буде потрібно тиждень. Якщо в моєму розпорядженні буде одну годину, то мені потрібно два дні. Якщо ж час мого виступу не обмежений, то я можу почати хоч зараз ».
Доповідачам необхідно пам'ятати про раціональність свого повідомлення, про те, що найбільше значення для залучення уваги аудиторії мають перші 3 хвилини виступу. Якщо нічого нового і цікавого в даний час не повідомляється, увага слухачів слабшає і може цілком згаснути. Особливо привертає увагу невідома раніше інформація, якщо вона стосується актуальної теми і не виходить за рамки доступного, факти діяльності добре відомої всій аудиторії особи, проблемні ситуації і аргументація «за» і «проти», а також думки і факти, що дають учасникам зборів або наради можливість зробити особистий внесок у спільну справу. Доречними іноді бувають і невеликі гумористичні відступи.
Оратор повинен пам'ятати, що в разі викладу доповіді по пам'яті або з зорової опорою на текст Засвоюваність досягає 95%, а під час читання - лише 35%. В процесі виступу необхідно враховувати також і те, що половина дорослих людей погано вловлює сенс яку він виголосив фрази, якщо вона містить більше 13 слів. Якщо фраза триває без паузи більше 5,5 секунди, сприйняття теж погіршується. Близько 1/3 дорослих забувають початок фрази, якщо без паузи вимовляють 14 слів. Під час слухання висловлювань, що складаються з 18 і більше слів, рівень сприйняття аудиторії знижується на 15%.
Схема доповіді на виробничі теми, яка успішно застосовується на практиці: суть проблеми як різниця між бажаним станом і наявними досягненнями; місце і значення проблеми (завдання) для розвитку підприємства, організації, галузі народного господарства; очікувані труднощі і можливі шляхи їх подолання з урахуванням помилок минулого; факти, що сприяють вирішенню проблеми на основі наявних досягнень; найважливіші напрямки, на яких слід зосередити зусилля та ініціативу колективу.
Зовнішній вигляд. Треба пам'ятати про акуратність, відмовитися від занадто помітних речей і правильно триматися.
Слід брати до уваги і кількісний склад аудиторії. У невеликій групі слухачів найбільш ефективним буде раціонально побудований виступ. Тут можна контролювати реакцію аудиторії, оцінювати її ставлення до викладених фактів і на цій основі вибудовувати переконливий ланцюжок доказів своєї думки. У великому залі важче управляти аудиторією, тут не можна сподіватися тільки на логіку виступу. Необхідно апелювати до почуттів слухачів. У цій ситуації доповідач повинен бути джерелом емоційного заряду, цілеспрямовано формувати собі настрій аудиторії.
Оратора необхідно грамотно використовувати психологічні прийоми мовного впливу: нешаблонність, оригінальність початку виступу, вільну манеру оповіді, невеликі паузи, постановку питання перед аудиторією на початку викладу особливо важливих частин виступу, відступ від основної думки для розрядки учасників, прагнення до простоти викладу.
Треба пам'ятати, що помилки у викладі фактів слухачі не прощають. Учасники великих зборів, нарад, як правило, нічого не записують, а запам'ятовують не більше 5-8 цифр, якщо доповідач виділяє їх інтонацією чи повторює. Якщо багато цифр - треба використовувати таблиці, графіки і т.д. Доповідь на 30 хвилин повинна мати не більше 20 цифр.
Кожен доповідач завжди повинен розраховувати на те, що його будуть перебивати. У будь-якому випадку не слід, однак, дозволяти виводити себе з рівноваги. Однозначних рецептів, як краще поводитися в такій ситуації немає, але деякі з пропонованих далі десяти порад можуть допомогти всім знайти вихід з неї. Відповісти так, щоб поставити запітувача в безвихідне становище. Найкраще, звичайно, дати відсіч, особливо якщо зауваження образливе. Відомо, що Уїнстон Черчілль в своїх виступів свідомо готував фразу, яку використовував, коли його переривали. Можна, наприклад, здивувати супротивника, коротко відповівши: «Велике спасибі», після чого продовжувати виступ. Противник майже напевно задумається.
Повторити питання чи негативне зауваження, ніби підносячи його слухачам для оцінки. Цей прийом гарний, коли є впевненість в прихильно щодо інших слухачів. Слід вибрати для відповіді того з присутніх, з яким є зоровий контакт і помічено, що він схвально киває головою. Дуже ймовірно, що він встане на вашу сторону.
Варто попросити повторити зауваження. Непоганий прийом, якщо дозволяє час. Змусити супротивника повторити не все, а окремі формулювання. Результат буде приголомшливим, оскільки важко повторити зауваження швидко і точно або його обґрунтувати.
Можна запитати точні дані. Це хороший прийом для того, щоб виграти час для відповіді. Якщо зауваження конструктивне, потрібно подякувати і висловити схвалення діловітості.
Використовувати слова «так, але. ». Уникайте довгих висновків і діалогів. Відповідайте коротко, використовуючи фразу «так, але. ». Однак не слід вимовляти слово «так», краще вдаватися до схожих формулювань, наприклад, до наступного: «Згоден з вами, але разом з тим слід врахувати, що. ».
Провокаційний зауваження нейтралізувати, кажучи: «Я передбачав таке питання, однак упевнений, що буде краще і цікавіше для всіх присутніх, якщо я продовжу свій виступ». Слід чітко вказати, що, дивлячись на інших слухачів, не варто вести приватні бесіди. Якщо можливо, запропонуйте тому, хто вас перервав, поговорити після наради один на один. Це формує сприятливу атмосферу.
Застосовувати діалектичне прийоми. Якщо, звичайно, можливо, слід звернути увагу на важливість ситуації або важливі цінності, сказати, що зараз не час приділяти увагу дрібницям.
Звернутися з питанням до присутніх. Якщо зауваження неетично, випливає питання: а як би людина сама поводилася в такій ситуації? Цей прийом впливає не стільки на супротивника, скільки на інших присутніх.
Можна попросити запітувача почекати, спокійно пообіцявши, що саме цю тему буде порушено далі. Але не потрібно потім про це «забувати». Уміння розгорнути цю думку буде говорити про доповідача з хорошого боку.
Слід уникати висловлювань на кшталт «не заважайте, я вас попереджаю». Найкраще сказати: «Спасибі за питання». І ще одна порада. Відповівши, не потрібно продовжувати дивитися тому, хто питав, в очі. Відразу після відповіді потрібно звернути увагу на інших слухачів. Інакше ця ж людина знову почне перебивати. Відповідаючи, не потрібно порушувати кордону ввічливості і часу.