Величезна головний біль для великої кількості організаторів - забезпечення заходу достатньою кількістю опцій і достоїнств при, найчастіше, обмеженому бюджеті. Ні для кого не секрет, що бартер - тобто взаємовигідна співпраця з надання товарів або послуг організатором і підрядником в рівному грошовому еквіваленті без прямих грошових розрахунків - є досить поширеним варіантом роботи при проведенні event`ов. Як зробити бартерну співпрацю максимально «екологічним» і вигідним для обох сторін?
Почнемо з того, що за бартером можна отримати практично все, що завгодно. Майданчик, кейтеринг, сувеніри, поліграфію, трансфер і проживання, інформаційну підтримку - перераховувати можна дуже довго. І, слід зазначити, що бартерні партнери нічим не гірше, не менш значущі, ніж комерційні. Робота з ними ведеться абсолютно однаково. І велике питання - де знайти тих, хто вам, як організатору, готовий буде надати всі, що вам потрібно, і що ви можете запропонувати натомість, щоб друга сторона залишилася задоволена? Алгоритм пошуку бартерних партнерів, як правило, наступний:
Список послуг від бартерного партнера
Складання докладного списку того, що вам потрібно для проведення заходу, і що ви б в ідеалі хотіли отримати по бартеру. Ось прямо сідайте і пишете список з самого початку:
- майданчик - і докладно описуєте яка, ваші до неї вимоги, якщо є конкретні варіанти - перераховуєте;
- питна вода - кулери або пляшки, скільки;
- кава-брейк - з чого він повинен складатися, скільки разів протягом дня має відбутися;
- wi-fi - яка швидкість, на скільки учасників;
- поліграфія - список позицій з докладним описом, кількість по кожній;
- фотозйомка - які завдання, який часовий інтервал, яка кількість фотографій і в який термін ви хочете отримати;
- список можна продовжувати нескінченно.
Список послуг партнеру
Складання докладного списку того, що ви можете дати партнеру взамін. Важливо пам'ятати, що бартер - це взаємовигідна співпраця. Якщо ж взаємності немає - тоді це спонсорство.
Зазвичай організатор може запропонувати базові опції (пости в соцмережах заходи, лого на сайті, на поліграфії і прес-Волл, стенд, лого в перервах на екранах, раздатка в пакет учасника, брендування футболок волонтерів / шнурків для бейджів / зони нетворкінгу, анонсування модератором зі сцени, розіграш на заході). Більш масштабні пакети з вашого боку на увазі великий обсяг бартерної підтримки з боку потенційного партнера.
Важливо: будьте готові не просто розсилати компреди (це нічого вам не дасть), а й реально дуже багато працювати з потенційним партнером і креативити, щоб придумати інтеграцію, яка допоможе вашому опоненту релевантно вписатися в ваш захід і отримати максимум віддачі. Це дуже важливий момент - вам ніхто нічого не винен, і ви так само зацікавлені в товарах або послугах, які ви хочете отримати безкоштовно, як і ваш партнер в тому, щоб ви допомогли йому максимально вигідно засвітитися перед вашою аудиторією.
У мене є гугл-документ, в якому я збираю цікаві ідеї для потенційних майбутніх партнерств - тому що просто розміщення логотипів і стендів вже практично нікому нецікаво, набагато більш актуальна на сьогоднішній день адекватна і якісна інтеграція партнера в проект, як комерційного, так і бартерного .
Унікальна пропозиція для партнерів
По кожному напрямку складання окремого, унікального пропозиції для партнерів. Важливо розуміти, що друкарні, службі таксі та школі ораторського майстерності цікаві на вашому заході різні активності, різні опції з числа тих, що ви можете запропонувати. Тому дуже важливо скрупульозно підходити до розробки пропозиції для кожної ніші, для кожної компанії. Повірте, на дистанції це окупається.
аналіз ринку
переговори
Важливо: коли ви починаєте взаємодіяти з контактними особами в цікавлять вас компаніях, ви стикаєтеся з тим, що це величезний пласт роботи, де одним з ключових елементів є особистий контакт. Тому змиріться відразу - якщо ви Хаотика і / або інтроверт - то вам буде дуже важко займатися партнерствами. Тому що, по факту, робота з бартерними партнерами забирає стільки ж сил, часу і енергії, скільки і робота з комерційними партнерами.
Висновок взаємовигідного договору
Пошук влаштовує обидві сторони варіанти взаємодії, укладення договору. Зрозуміло, що якщо ви хочете отримати від партнера послуги кейтерингу на 600 000, а натомість готові запропонувати розміщення логотипу на сайті - то це може мати сенс для партнера хіба що в ситуації, коли це сайт Олімпіади. А якщо серйозно - вимірюйте грошима ваші опції і не скупіться при обговоренні хто, кому і скільки. Адекватна оцінка своєї пропозиції і «розумне споживання» того, що може запропонувати вам партнер - швидше за все, буде запорукою підписаного договору.
Узгодження і контроль термінів і обсягів
Узгодження термінів, обсягів, процедури отримання сторонами того, що їм належить. Чи не втомлюся повторювати - підписуйте всі домовленості. Особливо якщо ви взаємодієте з партнером вперше, особливо, якщо ви невпевнено себе почуваєте в частині отримання того, що вам обіцяє друга сторона. Прораховуйте терміни на виробництво того, що вам потрібно, своєчасно запитуйте всі необхідні вам матеріали для реалізації своєї частини зобов'язань. Контролюйте, щоб все було виконано в строгій відповідності з підписаним партнерським пакетом.
Подяки і підведення підсумків
Після заходу обов'язково потрібно подякувати партнера, отримати зворотній зв'язок, закрити всю документацію. Бартерні відносини, як ви вже напевно розумієте, такі ж важливі і часті, як і комерційні. А чітке і своєчасне виконання зобов'язань з обох сторін вкрай бажано для позитивних висновків про спільну роботу на проектом. Якщо все пройшло добре і ви з партнером залишилися взаємно один одним задоволені - то, цілком ймовірно, перший спільний event стане основою для регулярних бартерних відносин. По крайней мере, у мене часто відбувається саме так.
Іноді складається ситуація, коли одна зі сторін незадоволена тим, що в результаті отримала. Наприклад, ви запросили по бартеру кави-точку, припускаючи природний потік учасників на заході 5 000 осіб протягом дня. Кава-точка не платить за участь, але напуває кави безлімітно всю вашу команду з 50 осіб, заробляючи на продажах всім іншим. Але щось пішло не так, град, буря і +12 замість очікуваних вами +25 - і замість 5 000 осіб прийшло 700.
Однак, при роботі з бартером є частка партнерств, результат яких без тесту неможливо спрогнозувати. Тому завжди потрібно бути готовим до того, що негатив з боку бартерних партнерів доведеться відпрацьовувати, а деяких заносити якщо не в чорний список, то точно в список «не рекомендоване на майбутнє ні за яких умов».
Ще важливо - є така позиція організаторів: «Або по бартеру, або взагалі без цієї опції обійдемося». Спочатку неправильний посил. Якщо ви не змогли залучити жодного партнера по бартеру, але вам, наприклад, все одно потрібна питна вода - не скупіться, замовте навіть просто кулер в оренду і купите стаканчики. Це недорого, але без цього буде гірше учасникам вашого event`а, і, отже, вашої організаторської карму.