Слово «секретар» походить від середньовічного «secretarius» і спочатку означало «довірена особа». У Росії посаду секретаря з'являється в XVIII в. спочатку саме як посаду особистого секретаря імператора.
У тлумачному словнику В. Даль визначає: «Статс-секретар» - довірений пісьмовод государя ». У першій чверті XVIII в. секретар стає посадовою особою установи. В даний час в словниках слово «секретар» визначається як «особа, яка здійснює ділове листування окремої особи або установи, а також провідне діловодство» [63, с.71].
Зростання ролі керівника в сучасних умовах змушує по-новому поглянути на обов'язки, права, організацію праці і місце секретаря в системі управління організацією.
Є відоме твердження про те. що хороший секретар може в позитивному світлі представити посереднього менеджера, а посередній секретар навіть професійного менеджера представить посередністю.
В умовах ринкових відносин і конкурентної економіки своєчасне і правильне рішення задач керівником визначає життєздатність фірми. Керівник як ніколи потребує сьогодні в помічника, що звільняє його від нераціональної витрати часу і дозволяє зосередитися па вузлових проблемах. Таким помічником може стати секретар, що бере на себе інформаційне та організаційне обслуговування свого керівника.
Діловодство '. методи створення та оформлення документів; організацію роботи з документами; бездокументарній обслуговування.
Архівна справа.
На основі цих знань секретар повинен вміти:
Створити умови для ефективної роботи керівника: надати допомогу в плануванні робочого дня; організувати робоче місце керівника; вести контроль термінів виконання доручень керівництва.
Вести інформаційне обслуговування керівника: документної; бездокументарній; вміти працювати з періодикою (готувати огляди друку).
Організовувати прийом відвідувачів.
Встановлювати контакти.
Організовувати і забезпечувати роботу нарад.
Використовувати ПЕОМ, Internet.
Оперативно розмножувати документи.
Забезпечувати швидку передачу інформації за допомогою засобів зв'язку (в т.ч. факсу, електронної пошти).
Вести роботу з документами.
Вести архів.
Робота секретаря відрізняється швидко мінливою ситуацією, різноманітністю виконуваних завдань і потребою їх оперативного вирішення, необхідністю часто вести паралельно кілька видів робіт, різноманіттям контактів.
Тому до секретаря пред'являється ряд вимог, які можна розділити на вимоги до ділових і особистісних якостей.
До ділових якостей, перш за все, відносяться професійні навички, тобто секретар повинен володіти комплексом професійних знань, умінь, навичок.
Секретар повинен відрізнятися високим рівнем організованості. Це вміння організувати своє робоче місце, раціонально спланувати розподіл обов'язків за часом, забезпечити своєчасне виконання щоденних операцій.
Не менш важливо така якість секретаря, як відповідальність за якісне і своєчасне виконання поставлених завдань. Керівник повинен бути впевнений, що дане секретарю доручення буде обов'язково виконано найкращим чином і в строк.
Важливими є й такі якості, як гнучкість, лояльність, врівноваженість, винахідливість, сумлінність, акуратність.
Важливим і необхідним якістю секретаря є його прагнення до постійного вдосконалення, тобто постійному поповненню як загальних, так і професійних знань.
Секретар повинен завжди відрізнятися охайністю, умінням одягатися зі смаком і з урахуванням ділової обстановки.