Відповідно нормативними документами ЦБ РФ в кредитній організації необхідно самостійно розробити розпорядчі документи (РД): накази / розпорядження / положення / порядки, що стосуються деяких ділянок касової роботи.
Нижче ми склали список всіх РД по 318-П. (Частково по 2054-У), які повинні бути розроблені в кожному Банку. Умовно ми їх розділили на ті, які обов'язково повинні бути в наявності (запитуються при перевірках ЦБ РФ) і ті, які складаються при необхідності, наприклад, в разі покладання на касових працівників додаткових функцій, наявності післяопераційної каси, банкоматів / терміналів або власної служби інкасації .
За всіма пунктами є корисні поради, або готові положення, порядки, накази і листи, які можна використовувати в роботі як шаблони.
РД або вимоги
Розпорядчі документи, які обов'язково повинні бути в Банку.
+ Лист в ГО про мінімальний залишок.
! Мінімальний остатокхраненія готівки встановлюється для того, щоб на ранок наступного дня залишалися гроші для роботи з клієнтами.
Про встановлений ліміт необхідно письмово повідомити до територіального відділення Банку Росії, на території якого обслуговується кредитна організація.
Якщо ВСП відкрито і обслуговується на іншій території, то тоді ліміт, встановлений там, в загальну суму залишку не включається і визначається окремим Наказом. В цьому випадку лист надсилається в то територіальне відділення Банку Росії, де відбувається касове обслуговування ВСП.
Філія кредитної організації, на додаток до листа в ЦБ, направляє лист в відкрила його кредитну організацію (Головне відділення - ГО).
РД «Про призначення відповідальних за цінності ГО / Філія».
РД «Про призначення відповідальних за цінності ВСП».
п. 1.3. 318-П - призначаються посадові особи, відповідальні за збереження цінностей в сховищі цінностей / сейфовой кімнаті / сейфі кредитної організації / Філії / ВСП.
У ГО і Філії призначаються двоє людей, в ВСП з одним касовим працівником можна призначити тільки цього касового працівника ВСП, в цьому випадку все касові операції виконує тільки він.
п. 19.1.318-П - при наявності декількох сховищ цінностей, посадові особи, відповідальні за збереження цінностей, можуть визначатися РД кредитної організації по кожному сховищу цінностей.
! Посадові особи, відповідальні за збереження цінностей -люди, під відповідальністю яких зберігаються цінності Банку в сховище / сейфовой кімнаті / сейфі. За ними закріплюються ключі від сховища / сейфовой кімнати / сейфа, і вони виробляють відкриття і закриття сховища / сейфовой кімнати / сейфа на початку і кінці операційного дня і перерахунок цінностей.
Порядок атестації касових працівників.
(Встановлюється окремим РД або в Положенні по організації касової роботи).
п. 1.9. 318-П - про порядок, терміни, форми документа, що підтверджує проведення перевірки знань посадовими особами, касовими і інкасаторськими працівниками Положення № 318-П, в частині, що стосується їхньої роботи.
Порядок дій співробітників при виникненні надлишків / недостач готівки.
(Встановлюється окремим РД або в Положенні по організації касової роботи).
Лист в ЦБ про випадок втрати готівки;
п.1.12.318-П. п.1.11. Вказівки №2054-У - розробляється порядок дій співробітників при виникненні надлишків / недостач, що виникли при закритті / відкритті операційного дня, при проведенні ревізій, при перерахунку готівки, упакованої іншими співробітниками, і т.д. а так само порядок врегулювання зазначених розбіжностей.
РД «Про порядок зберігання та запевнення кількості листів»:
(Встановлюється в Положенні по організації касової роботи або окремих РД).
Обов'язки за запевненням кількості аркушів в зазначених книгах / журналах краще покладати на тих співробітників, які працюють на місцях, наприклад, на Керівника Філії / ВСП і завідувача касою / старшого бригади інкасаторів.
Журнал ф. 0402162 - під відповідальністю зав / касою, після повного використання - 5 років;
Журнал ф. 0402305 - під відповідальністю керівника інкасації / старшого бригади інкасаторів, після повного використання - 5-років.
Книга ф. 0402124 - ведеться при передачі готівки і цінностей між завідувачем касою і касиром;
Журнал ф. 0402162 - ведеться посадовими особами, відповідальними за схоронність цінностей спільно з представником служби охорони (при наявності) перед відкриттям і після закриття сховища цінностей;
Журнал ф. 0402305 - ведеться інкасаторськими розробками для обліку виданих явочних карток, штампів, ключів і довіреностей.
Книга сховища цінностей ф. 0402118 зараз в основному ведеться в електронному вигляді, лист книги роздруковується щодня в кінці операційного дня з програми і, після звірки з фактичною наявністю цінностей і підписання посадовими особами, поміщається з цінностями в сховище, потім в касовий пошивши. Залишки цінностей в книзі виводяться на дату наступного робочого дня.
(Встановлюється в Положенні по організації касової роботи або окремих РД).
Можна організувати в такий спосіб:
- при здійсненні операцій прийому / видачі готівки за вкладами, перекладам кількість ПКО та ВКО - 2 примірника - один екземпляр, з печаткою каси - клієнту, другий - в касовий пошивши;
- по внутрішньосистемним операціями: інкасація / перевезення готівки, завантаження / розвантаження банкоматів і терміналів, здача / підкріплення в КЦ, прийом / видача в післяопераційну касу і т.д. - 1 примірник - в касовий пошивши.
РД «Про видах штампів, пломбірів і кліше, які використовуються касовими працівниками при роботі з готівкою».
(Встановлюється в Положенні по організації касової роботи).
Лист в ЦБ про реквізити;
Як правило, керівником касового підрозділу визначається, що буде зазначено на пломбір. кліше і штампах.
! на штампах з готівкою (на повних і неповних пачках) проставляється БИК КЦ.
Додатково, при укладанні Договору з ЦБ РФ на касове обслуговування, Банк письмово повідомляє про реквізити, які використовуються на штампах, пломбір та кліше, які будуть проставлятися на упаковці з готівкою при здачі в Касовий Центр (КЦ).
РД «Про покладання обов'язків контролю за перерахунком готівки».
п.13.1.318-П - призначаються співробітники, в присутності яких здійснюється перерахування готівкових грошей (контролюючі працівники).
Порядок формування і зберігання касових сшивов.
(Встановлюється в Положенні по організації касової роботи або окремих РД.
Призначають відповідальних співробітників окремим РД).
п.18.2. 18.4.318-П - встановлюється порядок підбору касових документів.
п. 18.8. 318-П - в ВСП призначаються співробітники, відповідальні за звірку з даними бухгалтерського обліку в довідці 0402114, книзі 0402118, в тексті для справи (зшиваючи) 0402433.
п. 18.9. 318-П - необхідно визначити місце зберігання касових сшивов і співробітників, відповідальних за зберігання.
Наказ «Про порядок зберігання дублікатів ключів від сховища цінностей».
(Встановлюється окремим РД).
Договір зберігання ключів.
п. 19.3.318-П - сховище цінностей і сейфи, встановлені в них, сейфи ВСП мають дублікати ключів, які необхідно здавати на зберігання в інші ВСП / Філія Банку.
Якщо у банку відсутні ВСП або знаходяться територіально дуже далеко, то ЦБ дозволяє здавати дублікати ключів в інші банки - в цьому випадку порядок здачі, зберігання та вилучення з місць зберігання визначається в Договорі зберігання ключів.
РД «Про видах цінностей, що зберігаються в сховищі цінностей, сейфі ВСП, і порядок їх зберігання».
п. 19.4.318-П - визначається в Положенні по організації касової роботи та в Положеннях за напрямками роботи, наприклад, по роботі з пластиковими картами, банкоматами, кредитування і т.д. - розробляються відділами, відповідальними за цей напрямок.
РД «Про порядок і періодичність проведення ревізії готівки, перевірок порядку ведення касових операцій»
(Встановлюється в Облікової політиці, Положенні по організації касової робіт, окремим РД).
РД «Про призначення уповноважених осіб, присутніх при прийомі-передачі цінностей в разі тимчасової відсутності посадових осіб».
(Призначаються окремим РД)
Ревізія готівки і цінностей, а так само перевірка організації касової роботи проводиться не рідше 1 разу на рік, при зміні посадових осіб, відповідальних за схоронність цінностей / касового працівника ВСП (звільнення / переміщення), а так само на вимогу керівника, членів робочої групи , які здійснюють перевірку Банку
При заміщенні тимчасово відсутніх посадових осіб, відповідальних за схоронність цінностей, касового працівника ВСП (відпустка, хвороба, тимчасове переміщення). при організації позмінної роботи зазначених працівників, ревізія не проводиться, передача цінностей проводиться за Актом прийому-передачі. Якщо передача проводиться у відсутності посадових осіб, то необхідна присутність уповноважених осіб, призначених наказом.
Наказ «Про проведення ревізії цінностей і перевірки організації касової роботи»
Акт ревізії цінностей
Акт перевірки організації касової роботи
п. 19.13. 318-П - Для проведення ревізії готівки, перевірки порядку ведення касових операцій створюється комісія, склад якої визначається Наказом / Розпорядженням по ГО / Філії.
До складу комісії не включаються ті співробітники, які формували цінності або в рамках відповідальності яких вони зберігаються.
! Члени ревізійної комісії допускаються в сховище для проведення ревізії за наявності Наказу на ревізію і документів, що засвідчують особу перевіряючих / службових посвідчень.
Ревізія проводиться в присутності посадових осіб, відповідальних за схоронність цінностей / касового працівника ВСП, якщо зазначені співробітники (один із співробітників) відсутня, то в Акті робиться відмітка про це.
РД «Про порядок зберігання матеріалів ревізії готівки та перевірок організації касової роботи».
(Встановлюється в Положенні по організації касової роботи або окремих РД).
Порядок зберігання матеріалів ревізії і перевірки організації касової роботи після розгляду керівництвом Банку можна встановлювати в такий спосіб:
- оригінали Актів ревізії цінностей. Актів перевірок організації касової роботи, пояснювальні співробітників (при виявленні порушень) з візою Керівника Банку, копія Наказу про проведення ревізії - зберігаються у головного бухгалтера / зам. головного бухгалтера;
- копії зазначених документів - у керівника підрозділу, що перевіряється в окремій папці;