Контроль за термінами виконання документів веде служба до-кументаціонного забезпечення управління, а в невеликій фірмі - секретар. У Державній системі документаційного забезпечення управління зазначено, що «Контроль виконання включає постановку на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання, облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника. Організація контролю виконання повинна забезпечувати своєчасне та якісне виконання документів ». [8]
Технологію ведення контролю за термінами виконання документів можна розбити на наступні процедури:
- фіксація всіх поставлених на контроль документів, вказівок, доручень, завдань керівництва (проводиться в процесі реєстрації);
- перевірка своєчасного доведення документа до виконавця;
- коригування даних про контрольованих документах при зміні термінів виконання, передачі документа від виконавця до виконавця, з підрозділу в підрозділ (заповнення розділу «Хід виконання»);
- нагадування виконавцям і керівникам підрозділів про наявність невиконаних документів і доручень;
- інформування керівників (підрозділів і організації) про стан та хід виконання документів;
- внесення даних про виконання документів;
- аналіз стану справ та рівня виконавської дисципліни по організації в цілому, по структурним підрозділам, фахівцям, видам документів і іншим аспектам.
З урахуванням того, що виконавська дисципліна в нашій країні поки що не на належному рівні, всі документи, що вимагають прийнята управлінського рішення або виконання будь-яких дій, складання відповідного чи іншого документа, повинні бути поставлені на контроль. Для розпорядчих документів, наприклад, наказів, предметом контролю є містяться в ньому рішення. Відповідно на контроль ставиться кожен пункт, кожне завдання або доручення, що міститься в розпорядчому документі.
Терміни виконання документів можуть бути визначені законодавством, наприклад, для виконання звернень громадян.
У документах, які надійшли від вищестоящих організацій і містять яке-небудь доручення, зазвичай термін вказаний. У розпорядчих документах і рішеннях колегіальних органів термін вказується по кожному пункту. На документах, розглянутих керівником, термін їх виконання міститься в резолюції. Для вирішення періодично повторюваних питань у закладі повинні бути встановлені і відображені в інструкції типові терміни виконання таких документів.
У додатку до «Державної системи документаційного-ного забезпечення управління» дано перелік типових строків виконання документів, яким треба скористатися, складаючи інструкцію з діловодства конкретної установи.
Для документів, що містять складне завдання, можуть бути встановлені тривалі терміни виконання (кілька місяців, півроку, рік). В такому випадку необхідно розділити доручення на етапи і контролювати виконання завдання поетапно.
У строкової контролі можна виділити поточний контроль, попереджувальний і підсумковий контроль.