Покупцеві відвантажили товар. При прийманні товару на складі покупця виявлені шлюб і недостача. Якими документами покупець повинен підтвердити шлюб і недовантаження? Якими бухгалтерськими записами постачальник відображає зазначені операції? Які документи виписує постачальник на заміну шлюбу? Якщо постачальник є комісіонером, то є відмінність в разі, якщо товар відвантажувався покупцеві через транспортну компанію?
Документальне оформлення приймання товарів викладено в «Методичних рекомендаціях з обліку й оформлення операції прийому, зберігання та відпуску товарів в організаціях торгівлі» (далі - Методичні рекомендації), затверджених листом Роскомторга від 10.07.96 р № 1-794 / 32-5. Пунктом 2.1.7 вказаного документа передбачено складання акта, у разі невідповідності товарів за якістю і кількістю вимогам договору. Цей документ є юридичною підставою для пред'явлення претензій постачальнику. У супровідному документі на товар слід зробити відмітку про складання акта. Акт складається комісією, до складу якої повинні входити матеріально відповідальні особи торгової організації, представник постачальника (можливо складання акта в односторонньому порядку за згодою постачальника або його відсутності).
Форми акта (№ ТОРГ-2, або № ТОРГ-3, якщо товар імпортний) затверджені наказом Мінстату України від 25.12.98 р № 132. Претензія постачальнику оформляється в довільній формі. У претензії зазвичай вказуються:
відомості про договір між постачальником і покупцем, на підставі якого був поставлений товар;
вимоги, що пред'являються до продавця;
сума і розрахунок претензії з повним обґрунтуванням (якщо претензія підлягає грошовій оцінці, то необхідно вказати обставини, на яких ґрунтуються вимоги, з доказами, які підтверджують їх, і посиланням на відповідне законодавство);
інші відомості, необхідні для врегулювання спору.
На підставі п. 1 ст. 990 ГК РФ комісіонер укладає угоду з покупцем від свого імені. При цьому за угодою, укладеної комісіонером з третьою особою, набуває права і стає зобов'язаним комісіонер. Отже, покупець має право виставити вимогу про заміну товару неналежної якості комісіонеру.
Відповідно до положень ЦК РФ повернути неякісний товар покупець може тільки при виявленні таких недоліків, які не можуть бути усунені без невідповідних витрат або витрат часу або виявляються неодноразово або з'являються знову після їх усунення (п. 2 ст. 475 ЦК України). Якщо недоліки товару не були застережені продавцем, то покупець, якому переданий товар неналежної якості, має право за своїм вибором вимагати від продавця:
відповідного зменшення ціни;
безоплатного усунення недоліків товару в розумний строк;
відшкодування своїх витрат на усунення недоліків товару (п. 1 ст. 475 ЦК України);
заміни товару неналежної якості товаром, відповідним договором.
Крім того, покупець має право відмовитися від виконання договору купівлі-продажу і зажадати повернення сплаченої за товар грошової суми (п. 2 ст. 475 ЦК України).
Якщо проводиться заміна бракованого товару, то покупець, повертаючи продавцеві неякісний товар, оформляє свою товарну накладну (форма N ТОРГ-12) на товар, що повертається (п. 2.1.9 Методичних рекомендацій).
Якщо постачальник є комісіонером, то претензії покупця щодо якості товару він повинен передати комітенту. Згідно з абзацом четвертим ст. 1000 ЦК РФ комітент зобов'язаний звільнити комісіонера від зобов'язань, прийнятих комісіонером на себе перед третіми особами, тому комітент зобов'язаний нести всі витрати по заміні бракованого товару. Згода покупця на заміну товару також слід оформити відповідним документом, наприклад угодою про заміну товару. Оскільки комісіонер укладає угоду від свого імені, дані документи покупець буде оформляти на ім'я комісіонера. Комісіонер, в свою чергу, на підставі цих документів виписує накладну на повернення товарів на ім'я комітента. Передача комітентом якісного товару замість бракованого оформляється в звичайному порядку.
При виявленні недостачі товару покупець також має право відмовитися від усього проданого товару і від його оплати, а якщо товар оплачений - вимагати повернення сплаченої грошової суми (якщо інше не передбачено договором) - п. 1 ст. 466 ГК РФ. Якщо покупець не відмовляється від усього товару, то після отримання від покупця акта (форми № ТОРГ-2 або ТОРГ-3) продавець повинен сторнувати реалізацію товару на суму недостачі і внести зміни в рахунок-фактуру.
Якщо замість повернутого (чи відсутнього) товару постачальник відвантажує інший товар, то виписуються нова накладна за формою № ТОРГ-12 на суму довантаження і новий рахунок-фактура. Оскільки в даному випадку мова йде про недоліки по якості і кількості товару, виявлених в момент приймання (до прийняття товарів покупцем на свій баланс), Мінфін Росії допускає внесення постачальником змін в початковий рахунок-фактуру (лист Мінфіну Росії від 7.03.07 р № 03-07-15 / 29).
Бухгалтерські записи у постачальника-комісіонера будуть наступними:
При відвантаженні покупцю товару замість відсутнього оформляються нові документи як при звичайній реалізації.
Відповідно до п. 2 ст. 991 ГК РФ, якщо договір комісії не був виконаний з причин, що залежать від комітента, комісіонер зберігає право на комісійну винагороду, а також на відшкодування понесених витрат. Тому сторнировочной записи з відображення комісійної винагороди, на наш погляд, робити не слід.
При відвантаженні товару через транспортну організацію оформляються ті ж документи. При залізничних перевезеннях при виявленні недостачі використовується спеціальна форма комерційного акта (форма ГУ-22, див. Додаток 1 до наказу Державної адміністрації залізничного транспорту України від 18.06.03 р № 45).