Якщо друк залишити
Якщо у вашому статуті такого пункту немає, то його обов'язково потрібно внести. Ця інформація вноситься до установчих документів, відповідно, в податкову потрібно принести:
- Протокол зборів засновників (де прописано рішення про використання печатки і внесення змін до статуту);
- Нова редакція статуту або зміни до нього - два примірники;
- Заява про внесення змін (форма № Р13001, заповнювати потрібно перший розділ і лист М);
- Платіжка про оплату держмита за реєстрацію змін.
В який термін потрібно привести статут компанії в порядок, законодавчо не встановлено. Фахівці рекомендують з цим не зволікати. Якщо ви будете проставляти печатку на документах, а інформації про неї в статуті все ще не буде, у контролюючих органів можуть з'явитися зайві питання, адже тепер пункт про пресу в статуті є підставою для її використання при оформленні документів.
Якщо відмовитися від друку
Якщо ви вирішите від друку відмовитися, то замість неї потрібно буде використовувати електронні документи, голографічні друку або спеціально підготовлені бланки. Власне, саме через розвитку електронного документообігу. Ситуація з внесенням змін до статуту така ж: не хочете використовувати друк - прибирайте відповідний пункт про неї зі статуту. У податкову треба принести ті ж документи, що і при внесенні інформації про друк до статуту.
Що може вийти, якщо зі зміною статуту затягнути? Ситуація буде схожа на попередній варіант: перевіряючі органи вимагатимуть поставляти друк на документах, так як пункт про неї зі статуту не виключений. Такі ж вимоги можуть висувати і контрагенти компанії.
Навіть якщо ви від друку відмовилися, зміни до статуту внесли, викидати її не варто - вона вам ще може стати в нагоді, наприклад, якщо потрібно буде внести зміни в старі документи. Ще непогано видати наказ за підписом керівника, де вказати, що з такого-то числа компанія друк не використовує. Відповідно, на документах, датованих раніше цієї дати, печатка повинна бути, а на нових вже немає. Це виключить претензії з боку третіх осіб.
Які можуть бути ризики при відмові використовувати друк?
Наведемо деякі приклади. Для цього згадаємо, на яких документах організація ставить свою печатку.
Якщо вимога про обов'язкову наявність печатки на первинному ринку міститься в договорі між вами і вашим партнером, то оформляємо додаткову угоду до договору, в якому прибираємо цей пункт.
Багато фірм використовують типові бланки, найпростіший приклад - ТОРГ-12. Бланк уніфікований, тому там, звичайно ж, є реквізит «М.П.». І покупці ніби як має право вимагати від вас друк на накладної. Рішення в цій ситуації поки виглядає так: направляємо контрагенти лист-повідомлення про відмову від друку з додатком виправленого статуту та наказу керівника про скасування використання печатки з конкретного числа.
А ось з касовими документами і БСО все набагато складніше. Касова книга і журнал касира-операціоніста обов'язково повинні завірятися печаткою. Для БСО друк є обов'язковим реквізитом. Що робити з цими документами, поки не ясно. Перевіряючі органи цілком можуть вважати такий документ неправильно оформленими, зміни в нормативні акти, що регулюють дані питання, поки не внесені.
Тепер про податкові декларації. Для тих, хто давно перейшов на електронний документообіг, тут не буде ніяких проблем. А ось тим, хто здає декларації на папері, варто задуматися. Наприклад, в декларації за спрощеною системою на бланку передбачено місце під друк. За відсутності печатки податкова згідно з Адміністративним регламентом повинна відмовити в прийомі декларації.
Тут складається двояка ситуація: федеральний закон про скасування друку є, а змін в Адміністративному регламенті немає. На місцях в регіонах податківці цілком можуть повестися саме так. Для запобігання неприємних розглядів фахівці рекомендують направити лист-повідомлення про скасування друку разом з копією статуту і в податкову.
Аналогічне повідомлення треба відправити і в фонди, так як згідно з Адміністративним регламентом ПФ РФ, вони також повинні відмовити в прийомі звітності, на якій відсутня печатка.
Що робити з банківськими документами? Банки, швидше за все, будуть займати таку ж позицію, як і податкова. Якщо зміни про відмову друку внесені до статуту - направляєте банку копію статуту та лист-повідомлення. Якщо змін немає, але друк ви не використовуєте, банк має право вимагати від вас проставити її на документах. Якщо спочатку в статуті не було пункту про пресу, і зараз ви від неї відмовилися - направляйте повідомлення і копію наказу керівника. Для банку потрібно буде переробити картку зі зразками підписів, прибравши з неї зразок відбитка печатки.
Окремі банки можуть займати і іншу позицію - вимагати печатку відповідно до банківськими інструкціями, до яких ще немає змін.
На трудових договорах друк можна і не проставляти, а ось трудові книжки - зовсім інша справа. В інструкціях щодо їх заповнення, абсолютно чітко зазначено обов'язкова наявність печатки. Проблема ще й у тому, що ці нормативні акти відсутні в списку документів, які потрібно змінити відповідно до положень ФЗ-82. Відповідно, якщо змін не буде, потрібно чекати якесь офіційне роз'яснення Мінпраці з цього питання, а поки - ставити печатки в трудових книжках, адже штраф за недотримання цього пункту може досягати 50 тис. Руб.
На договорах з контрагентами друк можна не ставити, але якщо документ містить положення про те, що завіряти печаткою потрібно інші документи, наприклад, доповнення до договору, довіреності, товарні накладні - потрібно виключити цей пункт з договору. Попередьте своїх партнерів про рішення відмовитися від друку, надайте офіційні листи-повідомлення та копії змінених статутів, оформите до договору додаткова угода, що виключає пункт про пресу.