Зверніть увагу на те, що в діалоговому вікні, показаному на рис. 4.23, можна вручну визначити правила сортування даних. Але сортування зведеної таблиці вручну також виконується іншим, вельми незвичайним способом.
У звіті зведеної таблиці на рис. 4.23 показана послідовність регіонів за замовчуванням. Ці регіони представлені в алфавітному порядку: Захід, Канада, Північно-Схід, Середній Захід, Південь-Схід і Південно-Захід. Якщо головний офіс компанії знаходиться в Нью-Йорку, історично усталені традиції вимагатимуть першорядного виводу даних для регіону Північний схід (перед даними з канадського, південного і північно-західного регіонів). На перший погляд може здатися, що немає ефективного способу впорядкувати поле Регіон у зазначеній послідовності. Порядок по зростанню передбачає розташування даних для регіону Північно-Схід першими, але при цьому дані для регіонів Захід, Канада, Середній Захід, Південь-Схід і Південно-Захід не будуть розташовані в правильній послідовності, що порушує прийнятий порядок розташування інформації в звітах компанії.
Звичайно, можна спробувати переконати керівництво компанії відмовитися від усталених традицій виведення звітів в послідовності Північно-Схід, Південно-Схід, Середній Захід, Південно-Захід, Захід і Канада або навіть змінити назви регіонів, щоб їх порядок відповідав історичним вимогам. Обидва варіанти малоприємні для керівництва, а тому нереальні для виконання. Однак компанія Microsoft пропонує більш просте рішення виниклої проблеми.
Мал. 4.23. У цьому діалоговому вікні задаються спеціальні умови сортування даних зведеної таблиці
Помістіть покажчик в осередок А5 зведеної таблиці і введіть Північно-Схід. Програма припустить, що стовпець Північно-Схід повинен бути першим, а тому помістить його в рядок 5. Обсяг продажів для регіону Канада автоматично переміститься в рядок 11. Решта регіонів змістяться на наступні рядки. В результаті ви отримаєте звіт, показаний на рис. 4.24, де в стовпці А були введені нові заголовки полів.
Мал. 4.24. Введіть слово Північно-Схід в клітинку А5, і послідовність відображення даних звіту зміниться автоматично
Після застосування цієї методики все нові регіони, що додаються в джерело даних, будуть в кінці списку. Це пов'язано з тим, що програма Excel не знає, куди точно потрібно додати новий регіон.
Назви полів можна також змінити порядок шляхом перетягування. При цьому найчастіше важко знайти місце, куди будуть поміщатися перетягуються поля. Щоб полегшити рішення цього завдання, виділіть назву поля, помістіть покажчик миші над правим боком перетягувати осередки і дочекайтеся, поки він не набуде вигляду четирехнаправленной стрілки. Потім клацніть на поле і перетягніть його в потрібну позицію.