Важко сперечатися з тим, що ефективна комунікація - це перше, що ти повинен вміти, як керівник. У строгому сенсі слова керівник сам нічого не робить (і не повинен). Його основна роль - через делегування і контроль організовувати виконання завдань своїми співробітниками. Якщо ти не здатний правильно поставити систему спілкування з ними, то і ніякого делегування і контролю (а отже, і виконання завдань) просто не відбудеться.
Одним з питань, яке постає перед керівником при організації подібної системи, є форма спілкування. Що вибрати: оперативку або особисті зустрічі?
У цій статті я порівнюю різні форми системного спілкування, тобто, спілкування, що відбувається в одній і тій же формі регулярно, за розкладом. Зустрічі, які призначаються в разі потреби для обговорення конкретного питання, працюють за іншими принципами.
Оперативки: плюси і мінуси
Оперативка (вона ж летучка, вона ж планерка, вона ж «п'ятихвилинка ганьби») - це регулярне збори всіх прямих підлеглих зі своїм керівником, на якому всі учасники знаходяться на зборах від початку і до кінця, по черзі заслуховуючи виступу кожного з учасників. (Мені більше подобається назва «летучка» - воно відображає прагнення до того, що подібні зустрічі повинні бути максимально стислими.)
- Швидкість. можна швидко поговорити з великою кількістю людей - донести інформацію, бачення, відповісти на питання
- Відкритість. все чують, що відбувається у інших
- Навчання. можливість взаємного навчання, якщо всі члени команди займаються одним і тим же
- Мотивація. можна похвалити когось «перед строєм»
- Згуртованість. в учасників зміцнюється відчуття команди в процесі загального обговорення
- Низька віддача.
- люди витрачають час на прослуховування чужих доповідей і як, наслідок, «вимикаються» (див. цитату Гаранта про груповий секс і колективну роботу)
- занадто великий знаменник за формулою ефективності нарад
- Складність.
- складно всіх зібрати в один час в одному місці
- не всі вміють технічно працювати з великою аудиторією
- Збентеження.
- люди не люблять, коли їх публічно оцінюють
- не всі люди хочуть «світитися» перед аудиторією і починають відмовчуватися
Особисті зустрічі: плюси і мінуси
Особиста зустріч (зустріч «один-на-один», в західній літературі використовується термін «one-on-one» або скорочено «1: 1») - регулярна зустріч, на якій присутні тільки керівник і підлеглий, де «з толком, з почуттям, з розстановкою »обговорюються питання, так чи інакше стосуються цього підлеглого.
- Простота. простіше призначити, не потрібно підлаштовуватися під велику кількість людей
- Детальність. керівник глибоко розуміє, що відбувається у співробітника
- Відносини. можливість обговорити неробочі питання і побудувати особисті відносини
- Вихід на дії. можливість скласти індивідуальний план дій співробітника
- Конфіденційність.
- можливість обговорити конфіденційні питання, такі як зарплата і відносини з іншими співробітниками
- можливість вільно дати коригувальну зворотний зв'язок
- Час. йде багато часу на бесіду з кожним підлеглим
- Роз'єднаність. у кожного члена команди слабке розуміння того, що відбувається на інших ділянках
Висновок - необхідно правильне поєднання
Кожна форма спілкування має свій набір плюсів і мінусів і, як би не хотілося визначитися і працювати по одному формату, очевидно, що оптимальним буде знайти правильне їх поєднання.
1. Визнач свій переважаючий формат
Зрозумівши сильні і слабкі сторони кожного з форматів, необхідно визначитися, який із них складе основу твоєї системи комунікацій зі співробітниками.
Коли будувати систему спілкування на базі оперативок:
- коли для команди потрібно постійно доносити великий обсяг інформації, що стосується всіх, і відповідати на питання по ній (наприклад, нові товарні надходження)
- коли необхідно посилити почуття команди і поліпшити внутрішні комунікації (наприклад, при спільній роботі над великим проектом)
- коли всі члени команди займаються одним і тим же (наприклад, у відділі продажів)
Коли будувати систему спілкування на базі особистих зустрічей:
- коли кожен член команди має набір унікальних завдань
- коли у підлеглих виїзний характер роботи і вони не знаходяться в офісі одночасно
Вибравши переважний формат, не потрібно забувати, що він не стає єдиним. Якщо ти будеш будувати спілкування з підлеглими на базі щотижневих оперативок, в будь-якому випадку тобі потрібні особисті зустрічі з кожним з них хоча б раз на місяць. І навпаки, якщо основний формат роботи - «один-на-один», то періодично необхідно влаштовувати спільні зустрічі.
2. Признач зустрічі в календарі
Зустрічі будуть успішними, якщо:
- вони регулярно відбуваються в один і той же час і все можуть враховувати цей час при плануванні
- у них є чіткий порядок, дивлячись на яку можна зрозуміти, на що буде витрачено час зустрічі
Тому для зустрічей в обраному тобою переважній форматі час має бути заброньовано в Outlook або GMail або в будь-якому іншому інструменті спільного планування, яке ви використовуєте, на довгий час вперед, щоб ніхто не зміг потім виправдовуватися, що це час «перетнувся з клієнтської зустріччю».
Порядок зустрічей повинна перетікати з однієї зустрічі в іншу. Вирішені питання повинні віддалятися, а нові, що з'явилися на зустрічах або в період між ними - додаватися.
Безумовно, що самі зустрічі, особливо в форматі оперативок, повинні дотримуватися правил проведення ефективних нарад.
3. Періодично проводь тонке налаштування
Одного разу створена система не може бути панацеєю - змінюються обставини, завдання, відповідно повинна підлаштовуватися і система спілкування з підлеглими.