За допомогою майстра імпорту та експорту ви можете створити резервну копію (архів) поштової скриньки, експортувавши його в файл. Для відновлення даних імпортуйте їх з файлу назад в поштову скриньку.
Майстер імпорту та експорту
В Outlook є засіб для резервного копіювання та відновлення поштової скриньки, яке називається майстром імпорту та експорту.
Щоб відкрити його, на вкладці Файл клацніть Відкрити і експортувати. а потім виберіть Імпорт та експорт.
Щоб створити резервну копію поштової скриньки, ви експортуєте його в файл на своєму комп'ютері. Щоб потім відновити дані, ви імпортуєте їх з файлу назад в поштову скриньку. Дані експортуються в файл даних Outlook з розширенням PST.
Якщо ви хочете виконувати архівацію вручну, то можете відключити функцію автоархівації.
На вкладці Файл виберіть Параметри> Додатково> Налаштування автоархівації. Зніміть прапорець автоархівації кожні та натисніть кнопку ОК.
Вам потрібні додаткові можливості?
В Outlook є інструмент, який можна використовувати для
резервного копіювання та відновлення поштової скриньки.
Він називається майстром імпорту та експорту. Щоб запустити його,
відкрийте вкладку «Файл» і виберіть пункт «Відкрити і експортувати»,
а потім - «Імпорт і експорт».
Щоб створити резервну копію поштової скриньки, експортуйте його в файл на комп'ютері.
Пізніше можна буде відновити дані, виконавши їх імпорт з цього файлу в поштову скриньку.
Для початку я виберу пункт «Експорт в файл» і натисну кнопку «Далі».
Тип файлу, в який виконується експорт, - файл даних Outlook з розширенням PST.
Натисніть кнопку "Далі".
Тут потрібно вирішити, які частини поштової скриньки включати в резервну копію. наприклад,
Натисніть кнопку «Фільтр», щоб точніше налаштувати параметри експорту. наприклад,
якщо ввести слово contoso,
клацнути список «Місце пошуку» і вибрати пункт «тільки поле організації»,
то тільки контакти, які працюють в компанії Contoso,
будуть включені в резервну копію.
Натисніть кнопку «Скасування», щоб видалити фільтр.
В цьому випадку я клацну обліковий запис електронної пошти вгорі,
щоб експортувати весь поштовий ящик.
Прапорець «Включити вкладені папки» повинен бути встановлений.
Натисніть кнопку "Далі",
Перейдіть до потрібного розташуванню, введіть ім'я файлу даних
і натисніть кнопку «ОК».
Тепер можна вибрати один з цих параметрів, які
визначають обробку дублікатів при виконанні експорту в існуючий файл даних.
Наприклад, при наступному резервному копіюванні ви можете
експортувати дані в той же файл і вибрати параметр «не експортувати дублікати».
У цьому випадку Outlook експортує тільки нові елементи поштової скриньки.
Але так як ми створюємо новий файл даних, не має значення,
який параметр обраний. Натисніть кнопку «Готово», додайте пароль,
якщо хочете захистити файл, і натисніть «ОК».
Поштова скринька цілком буде завантажений в файл даних Outlook.
Врахуйте, що якщо поштова скринька великий, це може зайняти деякий час.
Тепер перейдемо до відновлення даних.
Припустимо, що ви хочете отримати деякі повідомлення,
які були безповоротно видалені з поштової скриньки.
Якщо у вас є резервна копія пошти, потрібні
повідомлення можна відновити з відповідного файлу.
Відкрийте вкладку «Файл» і виберіть пункт «Відкрити і експортувати»,
а потім - «Імпорт і експорт».
Виберіть пункт «Імпорт з іншої програми або файлу» і натисніть «Далі».
Виберіть пункт «Файл даних Outlook» і натисніть «Далі».
Натисніть кнопку «Обзор», знайдіть файл резервної копії та натисніть «Відкрити».
Тепер потрібно вирішити, як чинити з дублікатами. Якщо вас цікавить тільки
імпорт елементів, які були видалені, можна вибрати параметр «Не імпортувати дублікати».
У цьому випадку Outlook НЕ буде імпортувати елементи, які вже є в поштовій скриньці.
Натисніть кнопку "Далі".
Тут вгорі виберіть папку, з якої потрібно імпортувати елементи.
Ми імпортуємо тільки недублірующіеся елементи, тому можна було б вибрати весь файл.
Але це може привести до відновлення елементів, які ви видалили навмисно.
Ймовірно, краще виконати імпорт тільки з певною папки
або знову створити фільтр, щоб звузити критерії вибору елементів.
В цьому випадку виберемо обліковий запис електронної пошти вгорі.
Прапорець «Включити вкладені папки» повинен бути встановлений.
Нарешті, виберіть параметр «Імпортувати в таку ж папку в" і вкажіть свою
обліковий запис електронної пошти. Тепер натисніть кнопку «Готово»,
і елементи будуть додані до облікового запису електронної пошти.
Якщо ви натиснули кнопку «Готово» і відразу ж побачили таке повідомлення про помилку, це означає,
що ваш постачальник послуг електронної пошти
не підтримує додавання елементів в поштову скриньку.
В цьому випадку відкрийте вкладку «Файл» і виберіть пункт «Відкрити і експортувати»,
а потім - "Відкрити файл даних Outlook".
Потім виберіть файл резервної копії, і він відкриється в списку папок як особиста папка.
Тепер у вас є доступ до елементів у файлі резервної копії.
Далі ми розглянемо інструмент,
за допомогою якого можна заархівувати поштову скриньку, - автоархівації.