Співробітник відділу кадрів або бухгалтер кожен день повинен заповнювати табель обліку робочого часу.
Якщо у людини є досвід, то такий процес не буде скрутним. Але ось новачкам складно розібратися, куди і що писати.
Законодавство Російської Федерації містить всі необхідні норми, яких слід дотримуватися при заповненні такого документа.
Основні моменти
Спочатку роз'яснимо, що розуміють під табелем обліку, які форми повинні використовуватися.
Що це таке
Закон зобов'язує кожного роботодавця вести облік, хто скільки відпрацював часу. Враховуються години роботи компанії в незалежності від того, це юридична особа або індивідуальний підприємець.
Спеціально з цією метою Держкомстат розробив форми Т-12, Т-13 - табеля обліку робочого часу.
призначення документа
Табеля обліку часу роботи необхідні для співробітника відділу кадрів або бухгалтерії для:
Обліку відпрацьованого і невідпрацьованого часу
Всіма найнятими працівниками фірми в окремо
Контролю того, чи дотримується графік часу роботи
Чи всі з'явилися на роботу, хто запізнився і т. П.
Отримання офіційних відомостей про час
Що працівник відпрацював, щоб можна було розрахувати заробітну плату або скласти статистичну звітність
Табель допомагає бухгалтеру підтверджувати, чи правомірно нарахована зарплата або компенсація кожному співробітнику.
Спеціаліст відділу кадрів з його допомогою відстежує явку, і якщо виникне необхідність, обґрунтовує стягнення, що були накладені на працівника.
Такий документ видається разом з трудовою книжкою співробітнику, якщо той звільняється. Але для цього особа повинна подати відповідний запит (ст. 84.1 Податкового кодексу).
Форма табеля, що затверджена на законодавчому рівні, повинна в обов'язковому порядку використовуватися:
- в державній організації;
- на унітарному підприємстві;
- підрядниками. що виконують державне замовлення;
- деякими державними корпораціями.
Правова база
Зобов'язання щодо ведення обліку робочого часу встановлено частину 4 ст. 91 Трудового кодексу Росії.
Якщо така вимога не виконати, компанії доведеться заплатити штраф, а також зняти витрати на оплату праці. Та й компанія отримає відмову при бажанні відшкодувати виплачену суму за листками непрацездатності.
Зразок заповнення табеля обліку використання робочого часу
Компанія може використовувати уніфіковані форми або розробити бланк самостійно.
У другому випадку доведеться все одно використовувати реквізити первинної облікової документації і дані про те, як співробітники використовували фонд робочого часу.
Найчастіше уніфікована форма табеля допрацьовується. Додають кілька додаткових граф і кодів.
Які дані вносяться
У документі кожна позиція відображена двома рядками. Верхня буде містити умовне позначення у вигляді коду, нижня - скільки годин співробітник відпрацював.
Якщо відбивається неявка при відпустці, хвороби, відрядження. то ставиться тільки код. Нижня рядок пропускається.
Кожен вид часу роботи або відпочинку має своє позначення (буквене або цифрове). Коди явки / неявки прописані на титульній сторінці Т-12.
Їх же використовують, якщо заповнюється Т-13. Бажано використання буквених кодів (їх легше запам'ятати).
Будь-яка позначка про причини неявки співробітника і про особливий графік роботи, повинна проставлятися, якщо є виправдувальний документ (лист непрацездатності. Наказ про відпустку і т. Д.)
Наприклад, працівник не вийшов на своє робоче місце, і вам не відома причина. До здачі табеля графа неявки залишається порожня.
Якщо людина принесе виправдувальний документ, тоді ставиться на його підставі код. Якщо такого документа не надійде, ставиться код «НН» (неявка з нез'ясованих причин).
Табель складають в одному примірнику, який підписується уповноваженою особою, керівником підрозділу і співробітником відділу кадрів.
Уявімо зразок заповнення табеля підсумованого обліку робочого часу. Розберемося, як заповнити форму Т-13, якщо використовувати суцільний метод.
Спочатку вказується назва фірми і структурний підрозділ:
Зверху відображають назву компанії, ПІБ підприємця і структурну одиницю. Це можуть бути такі відділи - з продажу, маркетингу, виробництва.
Далі слід вписати код ОКПО відповідно до загальноросійському класифікатору фірм, що є в базі Росстату. Такий код представлений 8 цифрами для юридичних осіб та 10 - для ВП.
Вкажіть порядковий номер табеля і дату, коли він складається (зазвичай це останній день місяця, що є звітним):
Далі слід відобразити період, що вважається звітним:
Документ складається протягом місяця (з його початків і до кінця). При відображенні даних про співробітників заповнюється на кожного з них окрема строчка.
Вказують номер по порядку, який присвоюють всім працівникам і використовують його у всіх довідках обліку.
Необхідно зазначення кількості днів і годин за звітний період.
6 стовпець відображає дні та години за місяць. Вказують дані для нарахування заробітку таким чином:
Витрати будуть списані з бухгалтерського рахунку на відбитий вид оплати. Тут рахунок один.
9 графа відобразить, скільки днів відпрацьовано за конкретним видом оплати.
У формі табеля верхня осередок місти дані про явки та відрядженнях. нижня - Днями, які особа була у відпустці.
Якщо всім співробітникам нараховується один вид оплати, то код його пишеться вгорі. Стовпець 7, 8 пропускають, вписуючи тільки, скільки днів і годин відпрацьовано в 9 стовпець.
Хто його веде в організації
Даний документ повинен заповнювати уповноважений працівник. Якщо фірма має не один підрозділ, і час роботи враховується по кожному такому відділу, тоді призначають кілька відповідальних осіб.
У законодавстві не вказується, яка посада повинна бути у відповідального за ведення табеля.
Керівник може призначати будь-якого фахівця компанії, якого забажає. Відповідальними можуть призначати навіть сторожів.
Співробітника, який буде нести відповідальність за складання табеля обліку, повинні призначити наказом.
Він повинен містити ПІБ таку людину і ПІБ заступника, який буде заповнювати форму при відсутності відповідального працівника.
Якщо такого наказу не буде, значить, слід відобразити в трудовій угоді додатковий обов'язок співробітника вести табель обліку.
В іншому випадку начальство не має права вимагати від працівника заповнення документа обліку робочого часу.
Так як на великих фірмах призначається кілька відповідальних осіб, вони повинні протягом місяця заповнювати документ, потім передати його керівнику підрозділу для проставлення підпису.
Такий начальник перевірить ще раз відомості і передасть табель до відділу кадрів. Кадровики звірять відомості, заповнять свою документацію, грунтуючись на них, і передадуть бланки бухгалтеру.
Якщо компанія не велика, такий ланцюжок не дотримуються. Табель ведеться кадровиком. Потім він передається бухгалтерії.
Види форм (Т-12, Т-13)
Затверджений бланк Т-12 містить такі розділи:
Облік робочого часу
Де прописуються відомості про те, як використано час роботи
Розрахунки з працівниками по оплаті виконаної роботи
Такий розділ не завжди заповнюють, так як часто використовуються інші регістри у вигляді особового рахунку, розрахунково-платіжних відомостей
Бланк Т-13 має тільки один розділ, в якому фіксується явка працівників в автоматичному режіме.Время роботи відображають 2 способами, такими як:
Неявки, надурочно відпрацьованих годин
Компанія сама вибирає, який спосіб їй більш підійде. Якщо на фірмі тривалість робочого дня постійна, тоді віддають перевагу другому варіанту.
Якщо облік робочого часу підсумований, тоді потрібна суцільна реєстрація. Форма Т-13 застосовується в компаніях, де є спеціальні турнікети - автоматизовані системи, що будуть контролювати явку персоналу.
Бланк Т-12 - універсальний. Табель обліку може бути:
- в паперовому вигляді;
- в електронному форматі;
- заповнений в спеціалізованих бухпрограммах, таких як 1С.
Все частіше вибирають електронну форму, так як її легше коригувати.
Позначки про відпустку і відрядженні
Код, який ставиться, якщо особа отруюється у відрядження - До чи 06. За весь час відсутності на підприємстві з цієї причини працівник отримає середню зарплату (ст. 167 ТК).
Зазвичай такі нюанси прописують в наказі. А значить, в табелі можуть прописати код, що позначає присутність людини на роботі або код його відсутність. Відображають і скільки годин людина відпрацювала.
Наприклад, співробітник повернувся з відрядження і відпрацював 3 години. У форму прописують код «К», «Я» і годинник - «3».
Відряджена особа не зобов'язана дотримуватися графіка роботи підприємства, в яку прибуло, а також графік, що був встановлений на місці основної роботи.
Якщо людина відсутня, і не відомі причини його неявки, тоді ставиться НН. Після встановлення причини пропуску роботи вказується ПР.
- якого виду відпустку;
- коли починається і коли закінчується відпустка співробітника;
- який використовується метод - суцільний, реєстрація відхилень.
Кожен вид відпустки має своє позначення:
Необхідний код ставиться в табелі обліку підписом уповноваженого працівника за кожен день відсутності людини.
Якщо використовують суцільний метод, то інші дні будуть відображати позначення Я (явка). Якщо ж використовується метод обліку відхилень, тоді графи пропускають.
Для чого потрібен коригувальний варіант
Коригувальним табелем називають додатковий документ, в якому прописують інформацію по кожному співробітнику. Обов'язково додається службова записка уповноваженої особи.
Наприклад, людина не прийшла на роботу. У табелі поставили прогул. За таку провину співробітника можуть звільнити.
Пізніше він приніс листок непрацездатності. В даному випадку потрібно заповнити коригуючий табель обліку.
Щоб коригувати відомості:
- Встановлюють, чи потрібно вносити правки.
- Відповідальна особа пише пояснювальні записки.
- Необхідно складання коригуючого звіту. Це така ж форма, як і основний табель. Але графа «Вид» матиме напис «Коригувальний». Все табеля з правками нумерують. Основний табель в нумерації не враховують.
Бланк може заповнюватися 2 способами:
Відображає ідентичні основним документом відомості, але з урахуванням виправлень
Дані в такому табелі подають відомості про співробітника
Що було змінено. Іншу інформації не прописують
Компанії частіше вибирають перший варіант. У законодавчих нормах Російської Федерації не міститься вимог щодо форми і стандартів подачі коригувальних табелів.
А значить, відповідальна особа має право самостійно вибрати, як подавати відомості. Коригувальний документ повинен містити посилання на номер, а не на певного співробітника. Адже у підлеглих може бути не одна особиста карта і номер.
Нюанси при складанні в бюджетній організації
Багато хто цікавиться, чи допускається застосування в бюджетних установах форми Т-13, а також чи є необхідність у відображенні часу переробок (якщо ненормований день).
Зразок заяви на адміністративну відпустку за свій рахунок, дивіться тут.
Бюджетні організації повинні використовувати новий зразок заповнення табеля обліку робочого часу форми 0504421.
Такий бланк також використовують, щоб контролювати робочий режим. Використовується при заповненні метод суцільної реєстрації і ставиться відмітка про відхилення.
Якщо табель обліку робочого часу заповнюється вперше, без зразка доведеться важко. Адже потрібно зрозуміти не тільки, як використовувати коди.
Спирайтеся на представлений приклад і враховуйте правила, які затверджені на законодавчому рівні.
Та й вони допоможуть вам звести до мінімуму кількість коригувальних табелів при виправленні неточностей.
