Технології та принципи управління часом давно розроблені і описані в книгах і методичних посібниках. На думку експертів, впровадження культури тайм менеджменту повинні передувати такі кроки:
- Керівники і рядові співробітники повинні усвідомити той факт, що їх особисту ефективність необхідно підвищувати.
- Потрібно зрозуміти, що управління власним часом забезпечить підвищення такої ефективності.
- Впровадити інструменти тайм менеджменту в повсякденну практику.
Останні 2 пункту взаємопов'язані, оскільки неможливо переконатися в ефективності тайм менеджменту, не перевіривши на практиці його методи. Тому далі описані прості інструменти, які легко застосувати і які приведуть до негайних і відчутних результатів.
Тайм менеджмент керівника: планування робочого дня
Присвятіть перші 10 хвилин своєї роботи планування дня. Складіть список «жорстких» завдань, які повинні бути виконані строго в певні години. До таких завдань зазвичай ставляться зустрічі. Залишайте між ними проміжки, адже ваш партнер може затриматися, бесіда може затягнутися і т.п. Ви будете нервувати, що спізнюєтеся на наступну зустріч, її доведеться відкладати, весь ваш графік почне валитися, завдання на день перемішається. Тому тайм менеджмент керівника передбачає складання двох списків: перший - «жорсткі завдання», а другий - «гнучкі», тобто ті, які можна виконувати в будь-який час протягом дня, в тому числі, і між зустрічами.
Далі, щоб забезпечити ефективне управління часом. необхідно розподілити «гнучкі» завдання по пріоритетності. Починати потрібно з виконання найголовніших. Наступним етапом є «бюджетування» часу для виконання великих завдань. Ви знаєте, наприклад, що для складання звіту необхідно 2 години. Але як тільки ви за нього сідайте, вас починають відволікати з різних причин. У підсумку на написання звіту потрібно не 2 години, а 4,5. Багато часу «з'їдає» процес входження в той самий стан роботи, під час якого вас відволікли.
У такій ситуації врятує техніка т. Н. «Червоного прапорця», яка також є складовою тайм менеджменту керівника. До речі, цей метод повинен стати частиною корпоративної культури, оскільки має пряме відношення до командної домовленості. Домовтеся з колегами, що вас не потрібно відволікати, коли на столі стоїть червона позначка, світлофор, листівка і т.п. Тільки не варто цим способом зловживати. Обговоріть обмеження: «прапорець» можна виставляти раз в день на 2 години.
Ще один принцип управління временем- не плануйте більше 60-70% свого робочого дня. Тобто ви зможете контролювати тільки частину свого часу, все інше поглинуть авральні, несподівано виникли справи, що вимагають термінового вирішення. Якщо ви будете знати, що у вас в запасі 30-40% робочих годин, то ви зможете без стресів і результативно вирішити непередбачені проблеми. Авралів немає - відмінно! Витратьте час на розробку стратегічних завдань. Можливо, вас давно відвідують думки про побудову франчайзингового бізнесу. Почніть складати план дій. Також можна зайнятися і саморозвитком: вивчіть нормативні акти, почитайте професійну літературу.
Облік робочого часу
Ще один інструмент для ефективного управління часом - боротьба з поглиначами часу. Таку роботу потрібно об'єднати в блоки і нормувати для них час. Наприклад, зробіть відразу кілька дзвінків, заведіть правило переглядати пошту двічі в день, а в інший час вимкніть повідомлення про нові листи. Також стежте за тим, щоб вам не доводилося по кілька разів виконувати одну і ту ж задачу. На нарадах повинні бути присутніми всі задіяні в роботі особи. Всі рішення потрібно протоколювати і ставити на контроль.
Тайм менеджмент керівника також передбачає варіанти використання вимушених простоїв або періодів очікування. Часто в робочий час доводиться простоювати в пробках, чекати кого-то в аеропорту і т.п. У такі хвилини управління особистим часом теж має бути ефективним. Ви можете:
Ефективне управління часом - це ще й відпочинок
Не можна заохочувати прагнення своїх підлеглих засиджуватися допізна, працювати без обіду і перекурів. Втома має властивість накопичуватися, а потім переростати в нервові зриви, хвороби або просто в неефективну роботу. У діловому світі добре знайомий термін «кароші», що означає «смерть від перевтоми». В Японії ведеться статистика смертей на роботі. Їх основна причина - інсульт, інфаркт через стрес.
Ефективне управління часом має передбачати ритмічний відпочинок. Не дарма ще в радянські часи практикувалася виробнича гімнастика, а в школах і вузах уроки тривають по 45-90 хвилин. Потім настає «перерва». Багато компанія і сьогодні розбивають свої щільні графіки двома 15-хвилинними перервами на зарядку.
Наступне правило тайм менеджменту керівника - відпочинок повинен бути регулярним. Оптимально відволікатися від справ на 5 хвилин щогодини або на 15 хвилин кожні півтори години. Якщо ви працювали перед комп'ютером, потрібно встати і підійти до вікна, пройтися по вулиці, зателефонувати батькам і т.п. Тобто потрібно повністю «відключитися» від робочого процесу і змінити обстановку.
Тайм менеджмент: планування складних і великих завдань
Перед кожним керівником часто постають великі завдання, які неможливо вирішити за пару годин. Вони здаються глобальними і від того постійно відкладаються на потім. Тим часом, такі завдання часто працюють на перспективу. Наприклад, ними можуть бути: оновлення існуючої концепції, побудова нової бізнес-стратегії і т.п. Експерт тайм менеджменту Гліб Архангельський називає такі завдання «слонами» і пропонує їх «з'їсти», розрізавши на «біфштекси».
Отже, наступний метод результативного тайм менеджменту керівника - розділити роботу на порції і включати по одній порції в план дня. Наприклад, якщо «слон» - розвиток бізнесу по франчайзингу, то «біфштексами» будуть:
Якщо і ці завдання залишаються досить ємними, то їх теж можна поділити на більш прості. Є цілі і простіше, наприклад, керівнику необхідно освоїти іноземну мову. Порціями від такого «слона» можуть стати щоденне спілкування по 15-хвилин з носіями мови.
Ще один ефективний інструмент тайм менеджменту - це принцип «швейцарського сиру». Потрібно написати статтю, дисертацію, звіт, бізнес-план? Починайте виконувати проект не по порядку, а з самого простого і зрозумілого місця. «Вигризая» шматочки з різних місць, ви й не помітите, як робота буде виконана повністю.
Тайм менеджмент керівника має філософський зміст
Основний принцип управління часом - це витрачати його відповідно до своїх особистих життєвими цінностями. Тобто тайм менеджмент вчить управляти всім своїм життям в цілому. Цілі будь-якої людини вказують на його особисті пріоритети, відповідно до яких будуються плани. Тайм менеджмент - планування часу, його ефективне використання. Але виникає питання: до чого все це? Куди поспішати? Навіщо робочий час економити? Кому потрібна вся ця ефективність, крім начальника?
Завдання керівника - поєднати інтереси всієї компанії і інтереси кожного її працівника. При успішному вирішенні цього завдання, досягнення особистих цілей кожного співробітника буде сприяти розвитку компанії. І навпаки - коли компанія досягає своїх цілей, створюються умови для самореалізації співробітників.
Життєвими цінностями можуть бути:
Складіть на аркуші план: з якою метою в цьому році ви хочете досягти в кожній з цих ключових областей. Призначте реальні терміни. Помістіть лист в те місце, куди ви заглядаєте кожен день. Постійне нагадування про ваших стратегічних цілях не дозволить загрузнути в повсякденному «плинності».