української академії правосуддя
Порядок списання застарілих бланків
Організація роботи з ведення трудових книжок
Облік бланків документів і руху трудових книжок
Порядок списання застарілих бланків трудових книжок
Організація роботи з ведення трудових книжок
У діючих Правилах ведення і зберігання трудових книжок, виготов-лення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затв. постановою Уряду України від 16.04.03 № 225 (далі -Правила), і в Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затв. поста-становою МінтрудаУкаіни від 10.10.03 № 69 (далі - Інструкція), зроблена спроба розділити питання заповнення та ведення книг, т. е. окремо розглянути організацію роботи з цим документом і порядок внесення до нього відповідних записів. В цілому такий під-хід за доцільне, хоча чіткого розмежування на-званих питань не вийшло, і працівники кадрових служб, заповнені-няющие, наприклад, розділ трудової книжки "Відомості про роботу", повинні користуватися як Правилами, так і Інструкцією.
Відповідно до п. 45 Правил відповідальність за організацію ра-боти щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок і вклади-шей в них покладається на роботодавця. Відповідальність за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок несе спеціально уповнова-ного особа, яка призначається наказом (розпорядженням) роботодавця.
Чи завжди обов'язково видання спеціального наказу про призначення відповідального за роботу з трудовими книжками?
У сформованій практиці такий наказ зазвичай видається в невеликих шой організації, де штатним розписом не передбачена не тільки кадрова служба, а й посаду спеціаліста по роботі з персоналом. Трудові книжки в такій організації можуть вести бухгалтери, секре-тари, менеджери та інші, поєднуючи цю роботу з основною діяльно-стю за трудовим договором.
У великих організаціях, що мають у своїй структурі кадрові служби, як правило, замість видання наказу про призначення відповідального за роботу з трудовими книжками включають відповідну інфор-мацію в посадові інструкції працівників цієї служби. Таку прак-тику можна визнати виправданою, т. К. Прийом на роботу фахівця кадрової служби, посаду якого передбачає ведення тру-дових книжок, оформляється наказом. Видання додаткового при-каза про призначення такого працівника відповідальним за ведення трудо- вих книжок є зайвим.
Наводимо приклад наказу про призначення відповідального за роботу з трудовими книжками (застосовується в невеликих організаціях).
Робота з трудовими книжками, як і з іншими документами кадрової служби, починається з моменту їх прийому-передачі в зв'язку зі зміною працівника, відповідального за ведення кадрового діловодства. При цьому складається акт за результатами перевірки фактичної наявності кадрової документації, в т. Ч. Трудових книжок, включаючи відмову книжки звільнених працівників.
Беручи трудові книжки, працівник, відповідальний за їх веде-ня, повинен подбати про наявність в організації запасних бланків трудових книжок і вкладишів до них, навіть якщо в даний момент вони не потрібні для оформлення вперше поступають на роботу. Щодо обов'язковості такого запасу бланків йдеться в п. 44 Правил: "Роботодавець зобов'язаний постійно мати в наявності необхідну кіль-кість бланків трудової книжки і вкладишів до неї".
Облік бланків документів і руху трудових книжок
Відомості про всі операції, пов'язані з отриманням і расходова-ням бланків трудової книжки і вкладиша до неї, із зазначенням серії та номера кожного бланка згідно п. 41 Правил повинні бути внесені в прибутково-витратну книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї. Ця книга ведеться бухгалтерією (касиром) за встановленою в постанові МінтрудаУкаіни від 10.10.03 № 69 (додаток 2) формі, що включає 12 граф замість раніше передбачених 13.
Нерідко доводиться чути від працівників кадрових служб, що спе-ціалістів бухгалтерії, перевантажені своєю роботою, відмовляються від обліку і зберігання бланків трудових книжок і вкладишів до них, вважаючи це функцією кадровиків. Слід підкреслити, що в п. 41 Правил прямо сказано, що прибутково-витратну книгу з обліку бланків веде бухгалтерія організації. У зв'язку з цим головний бухгалтер повинен контролювати наявність у касира цього облікового книги встановленої форми, а також своєчасність і правильність її заповнення.
Слід звернути увагу на встановлений Правилами (п. 42) порядок видачі з бухгалтерії бланків трудових книжок і вкладишів до них особи, відповідальної за їх ведення. Бланки видаються за заявкою працівника кадрової служби.
Після закінчення кожного місяця в бухгалтерію повинен представляти-ся звіт про наявність бланків трудової книжки і вкладиша до неї і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші в них. з додатком прибуткового ордера каси організації.
При видачі працівнику трудової книжки або вкладиша до неї рабо-тодатель відповідно до п. 47 Правил стягує з нього плату, розмір якої визначається витратами на їх придбання. Плата за оформ-лені трудові книжки і вкладки до них не стягується при масової втрати роботодавцем трудових книжок працівників у результаті через-надзвичайними ситуацій (п. 34) і в разі неправильного первинного за-нання трудової книжки або вкладиша до неї, а також в разі їх псування з вини працівника (п. 48).
Чи можна оформляти працівникам трудові книжки і вкладки до них без справляння плати?
Незважаючи на те що такий порядок роботи з трудовими книжками не передбачений у постанові Уряду РФ, його цілком можна практикувати, включивши в правила внутрішнього трудового розпорядку організації.
Заповнюються кадровою службою трудові книжки і вкладки до них, а також трудові книжки, що пред'являються працівниками при прийомі на роботу, повинні бути зареєстровані в книзі обліку руху праце-вих книжок і вкладишів в них (додаток 3 до постанови МінтрудаУкаіни від 10.10.03 № 69) .
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
Згідно п. 41 Правил книга обліку руху трудових книжок і вкла-дишей в них, а також прибутково-видаткова книга з обліку бланків тру-довой книжки і вкладиша до неї повинні бути пронумеровані, ПРОШНИЕ-рова, завірені підписом керівника організації та скріплені сургучною печаткою або опломбовані. Необхідність запевнення цих книг для виключення фальсифікацій в записах не викликає Зімніть-ний, проте застосування сургучною друку або пломб викликає визна-поділені труднощі і незручності при веденні названих книг. Прак-тика роботи кадрових служб показує, що для запевнення облікових форм і в кадрових службах, і в бухгалтеріях використовують відбиток друк-ти організації, що видається цілком виправданим.