Чи зміниться табельний номер співробітника при перекладі в інший відділ або на іншу посаду? Детальніше - в матеріалі статті.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Важливо: якщо організація використовує для внутрішнього обліку кадрів і робочого часу уніфіковані форми Держкомстату, табельний номер співробітника стає обов'язковим реквізитом, без якого неможливо коректне заповнення бланків.
Скачайте документи по темі:
Що таке табельний номер працівника
Табельний номер являє собою унікальний в рамках даного підприємства цифровий код, який присвоюється працівнику. Код повинен бути досить простим і дозволяти однозначно ідентифікувати кожного працівника, щоб не виникало плутанини при заповненні облікових бланків. Якщо структурний підрозділ має власну кадрову службу і бухгалтерію, його співробітникам присвоюються коди в рамках відділу. Таке можна зустріти на великих підприємствах.
Табельний номер, присвоєний співробітнику одного разу при прийомі на роботу. залишається незмінним протягом усього періоду, поки тривають трудові взаємовідносини працівника і роботодавця. Як правило, після звільнення працівника, його табельний номер залишається незайнятим і, якщо колишній співробітник надумає повернутися назад, йому буде присвоєно колишній ідентифікатор.
Надалі кожному новачку, що приймається в штат, присвоюється свій код - по зростаючій, в хронологічному порядку. Одного разу отриманий код не змінюється при перекладі на іншу посаду або в разі зміни паспортних даних співробітника.
Ці ідентифікують співробітників номери присвоюються:
- які працюють за безстроковим трудовим договорами;
- працевлаштованим за строковими трудовими договорами;
- зовнішнім сумісникам;
- сезонним працівникам.
Табельні номери призначені для внутрішнього застосування. Тому вони практично ніколи не фігурують в вихідної документації роботодавця, зате використовуються для обліку відпрацьованого часу і автоматизації розрахунку зарплати, при оформленні наказів та розпоряджень з особового складу і так далі.
Використання таких ідентифікаторів дозволяє:
- спростити і полегшити обробку даних по співробітниках;
- відслідковувати їх переміщення між підрозділами в процесі перекладів;
- при присвоєнні табельного номера вносити в нього особливі відмітки, що полегшують бухгалтерський облік і встановлюють, наприклад, особливий порядок нарахування додаткових виплат;
- оперативно формувати запити по кожному співробітнику і отримувати в повному обсязі відомості про нараховану та виплачену зарплату, лікарняних листах. відгули, понаднормових годинах, відпустки та ін.
Але все-таки основна причина, яка робить особливо доцільним присвоєння табельних номерів працівникам, це облік робочого часу - відпрацьованих кожним з них робочих годин. Ці унікальні номери використовуються для обліку, в тому числі автоматизованого, і фіксації часу приходу на роботу і відходу з неї, обідніх перерв, отлучек в особистих справах. Завдяки їх застосуванню у роботодавця є можливість отримувати достовірну інформацію про те, наскільки повноцінно використовує співробітник свій робочий час, контролювати це і враховувати в системі оплати праці, наприклад, при нарахуванні премій.
- в наказах про прийом на роботу. поновлення на посаді та припинення трудового договору;
- в наказах про переведення, надання відпустки та повернення у відрядження;
- в табелі обліку робочого часу;
- в штатної розстановці і графіках змінності;
- в посвідченнях про відрядження;
- в реєстраційних журналах і книгах.
Якщо роботодавець застосовує автоматизовані засоби кадрового та бухгалтерського обліку, коди присвоюються автоматично - в момент реєстрації нового співробітника в системі. Але можна обійтися і без програмного забезпечення. Тисячі компаній до сих пір ведуть облік «вручну», шляхом відображення номерів в реєстраційних журналах. Заповнює і зберігає журнал співробітник відділу кадрів, бухгалтер або діловод організації.
Обов'язки з присвоєння табельних номерів новоприйнятим на роботу співробітникам покладаються на спеціаліста наказом. На великих підприємствах така функція, як правило, входить в посадові обов'язки табельників. Відповідальний працівник не тільки привласнює ідентифікатори, а й веде їх реєстр, контролює правильність їх присвоєння та використання.
Важливо: при переході на інший вид програмного забезпечення коди співробітників підприємства залишаються колишніми і в незмінному вигляді переносяться в нову систему.
Як присвоїти табельний номер працівнику: інструкція для кадровика
Стандартний, що практикується більшістю роботодавців зразок порядку (в організації) присвоєння табельної номера не змінюється вже кілька десятків років. Спочатку складається загальний перелік номерів, починаючи з одиниці. Зазвичай першим пунктом переліку вказується директор компанії. другим - заступник і так по порядку, поки не будуть пронумеровані всі без винятку працівники.
Допустиме виняток із загального правила - прийом на роботу колишнього співробітника організації, за яким свого часу вже закріплювався табельний номер. В цьому випадку дозволено скористатися колишнім кодом, отриманим при першому працевлаштуванні. Такий підхід практикується нечасто, оскільки кожен повторний прийом на роботу здійснюється на підставі нового трудового договору - а значить, мова йде про нові трудові відносини.
Отримати свій унікальний код повинен кожен співробітник, навіть якщо мова йде про зовнішній сумісників, які працюють на половину або чверть ставки.
Табельний номер співробітника: як присвоюється код внутрішньому суміснику
Внутрішнє сумісництво - поширене явище, суть якого зводиться до виконання робіт за кількома посад в рамках однієї організації. Внутрішній сумісник виконує додаткові доручення роботодавця тільки у вільний від робіт за основною посадою час, на підставі окремого трудового договору.
Оскільки при оформленні внутрішнього сумісництва сторони укладають не один, а кілька трудових договорів - за кількістю займаних співробітником посад - доцільно привласнювати табельний номер по кожній з них. Спеціаліст, який працює на двох посадах, отримує два різних табельних номера, на трьох - три і так далі. Таким чином спрощується процедура обліку відпрацьованого сумісником часу. Годинники, відпрацьовані за основною посадою, враховуються окремо від часу, відпрацьованого за сумісництвом.
Відповідно, коди в наказах про прийом на основну роботу і на посаду за сумісництвом будуть різними. Так виглядає фрагмент наказу про прийом на роботу внутрішнього сумісника із зазначенням реквізитів співробітника і умов працевлаштування:
