функції наради
Як правило, нарада виконує такі функції, як передача інформації, оцінка ситуації, реакції і старанності співробітників, коректування спільних дій, вироблення і контроль рішень. Щоб ефективно використовувати наради, потрібно розібратися в їх перевагах і недоліках.
Помилки в проведенні нарад
Характерними помилками при проведенні нарад найчастіше є:
Нерідко буває, що веде нараду не до кінця усвідомлює, який результат він хоче отримати в результаті. Ефективному наради слід мати чітку мету і конкретні завдання;
- невміння побудувати хід наради відповідно до мети.
Тоді нараду перетворюється в "балаканину", т. Е. Марнування часу. Часто цьому сприяє використання в порядку денному таких термінів, як: "поговорити про ...", "обговорити проблему ...", "намітити шляхи вирішення ..." і т. П. А в термінах результату "дати учасникам інформацію про ...", "отримати зворотній зв'язок з питання ... "," узгодити порядок взаємодії ... "та ін.
Оперативні (щотижневі) наради покликані вирішувати поточні питання. Однак деякі керівники, не вміючи користуватися нарадою як інструментом управління, вважають його лише марною тратою часу і просто не знають, про що слід на них говорити. В результаті наради проводяться, але поточне планування і контроль існують самі по собі, а наради - самі по собі;
- недостатня готовність учасників до наради.
Це може виражатися в незнанні теми наради, неволодіння присутніми матеріалом, небажання брати участь в обговоренні;
- відсутність чітких часових меж (регламенту) наради.
Нарада стає нескінченно довгим або надмірно лаконічним;
- протиріччя між метою наради і методами його проведення.
Різні види нарад, а тим більше загальні збори співробітників не можна проводити за однією методикою - це призводить до провалу.
переваги наради
Фахівці та практики управління відзначають наступні переваги наради як інструменту управління. Отже, нарада:
- забезпечується лояльність співробітників до прийнятих рішень.
- дозволяє залучити ресурси колективу для пошуку оптимального рішення.
- дає можливість швидко отримати зворотній зв'язок "знизу".
Проблеми ведення нарад є ключовими для досягнення організаційної ефективності і спонукання співробітників виконавчих органів місцевого самоврядування до досягнення загальних цілей.
Види і типи наради
Для практичного ефективного використання даного управлінського інструменту розглянемо поняття, види і типи нарад.
Нарада як елемент управлінської діяльності керівника муніципалітету (або його підрозділу) дозволяє використовувати колективний розум, знання і досвід фахівців для вирішення складних завдань, організувати обмін інформацією між окремими працівниками і структурними підрозділами, оперативно доводити конкретні завдання до безпосередніх виконавців і контролювати їх виконання.
Зібрання і наради являють собою спосіб колективного обміну інформацією, що закінчується прийняттям конкретних рішень. Вони розрізняються:
- колом учасників (на нарадах присутні керівники відділів, секторів, відповідальні фахівці або зацікавлені особи, а на зборах - весь персонал);
- характером обговорюваних проблем (на нарадах розглядаються поточні конкретні питання, а на зборах - більш загальні, що нагромадилися за певний період часу або перспективні);
- метою (наради мають оперативний характер і покликані вносити корективи у вдосконалення поточної діяльності, на зборах передусім підводяться підсумки і визначаються плани на майбутнє).
За цілями проведення виділяють наступні типи нарад:
- ознайомлювальне (видача завдань, підвищення кваліфікації);
- інформаційне (узагальнення відомостей, вивчення точок зору);
- роз'яснювальний (переконання співробітників в чем-то);
- проблемне (колективний пошук вирішення питання);
- інструктивний (доведення до відома необхідної інформації і пояснення способу дій);
- оперативне (отримання поточних відомостей про стан справ і подоланні недоліків);
- координаційне (забезпечення взаємодії підрозділів).
За методами проведення можна виділити наступні наради:
- групове інтерв'ю як метод вивчення думок співробітників підрозділу з конкретного питання;
- "Мозковий штурм" (брейнстормінг) як метод вироблення нових рішень і ідей;
- групове прийняття рішень з метою вирішення проблемної ситуації і вироблення певних рішень;
- групове обговорення окремого випадку (особлива, нестандартна ситуація);
- групова дискусія.
В ході підготовки необхідно визначити мету наради.
Відповідно до цілей на нараду необхідно запрошувати тільки тих співробітників, які:
- приймають або беруть участь в прийнятті рішень з питань, які будуть розглядатися на нараді;
- за своїми посадовими обов'язками повинні познайомитися з інформацією, яку ведучий надасть під час наради;
- виконуватимуть прийняті рішення.
Інші співробітники отримають необхідну інформацію або конкретні доручення від безпосередніх учасників наради (своїх керівників).
До порядку наради потрібно включати тільки ті пункти, які дійсно можуть бути розглянуті в відведений період часу. Тривалість наради залежить від цілей і порядку денного.
Максимальна тривалість проблемного наради з насиченою повісткою - 1,5-2 ч. При цьому треба враховувати, що через 30-40 хв роботи в учасників починає слабшати увагу, через 70-80 хв з'являється фізична втома, через 80-90 хв розвивається "негативна активність "- починаються розмови і заняття сторонніми справами. Через 2 год безперервної роботи люди готові на все, щоб швидше розійтися.
Таким чином, до порядку денного слід включати невелику кількість питань, щоб можна було докладно обговорити їх на нараді. Тому необхідно позбавлятися від другорядних питань, які можна вирішити поза наради.
Як показує досвід, починати нараду краще з нагадування присутнім, які рішення були прийняті раніше і ще не виконані, хоча терміни минули, і хто персонально за це відповідає. Такий початок одразу налаштовує присутніх на діловий лад і дисциплінує. Ведучому наради слід володіти технікою вступного слова, яке займає зазвичай 3-4 хв. За цей час ведучий повинен повідомити:
- мета наради;
- порядку денного;
- можливі рішення і умови їх прийняття;
- регламент роботи і порядок ведення протоколу.
Ведення формального протоколу не завжди обов'язково, але необхідно фіксування прийнятих рішень, термінів, відповідальності, звітності, контролю.
ПОРАДИ ПСИХОЛОГА
1. Керівнику слід залишатися на нейтральних позиціях! Це позитивно впливає на емоційний стан присутніх.
2. Постійно підтримувати розмову. Якщо виникає незручна пауза, відразу ж втручатися: за допомогою додаткових питань, пояснень або шляхом підведення попередніх підсумків. .