Загальні положення про заочній формі зборів
Як встановлює ФЗ «Про ТОВ», заочна форма ГСУ може проводитися шляхом обміну документами за допомогою поштового телеграфного, телетайпного або електронного зв'язку. За своєю суттю для голосування опитувальних шляхом можна використовувати будь-який зв'язок, головне, щоб такий зв'язок дозволила встановити справжність переданих в ході процедури відомостей, а також документації, яка такі відомості підтверджує.
За загальним правилом порядок проведення заочного голосування учасників визначається внутрішнім документом організації. В принципі, якщо вказати такий порядок в статуті, то це теж не буде порушенням законодавства.
Головне, щоб в ньому були вказані:
- Обов'язковість повідомлення всім учасникам порядку денного зборів, а також її зміни.
Особливості оформлення документів
Для легітимності ГСУ. проведеного опитувальних шляхом, необхідно правильно оформити:
- Повідомлення про проведення загальних зборів.
У повідомленні необхідно відобразити інформацію:
![Заочне загальні збори ооо (заочне загальні збори ооо проведення в формі заочного голосування учасників) Заочне загальні збори ооо](https://images-on-off.com/images/155/zaochnoeobsheesobranieooo-a33b7c56.jpg)
- Про дату проведення заходу і часу закінчення прийому опитувальних листів.
Згідно з пунктом 2 статті 38 ФЗ «Про ТОВ» до процедури заочного голосування не застосовуються правила про відкриття ГСУ і про вибір головуючого на даному заході. За загальним правилом протокол загальних зборів в такому випадку підписує одноосібний виконавчий орган (директор товариства). Однак внутрішнім документів підприємства або Статуті ТОВ, а також в самому повідомленні, можна вказати іншу особу, на яку покладаються повноваження з підрахунку голосів, оформлення і підписання протоколу заходи. Законодавчо не заборонено передати такі повноваження декільком особам.
Повідомлення про проведення ГСУ підписується директором ТОВ.
![Заочне загальні збори ооо (заочне загальні збори ооо проведення в формі заочного голосування учасників) Заочне загальні збори ооо](https://images-on-off.com/images/155/zaochnoeobsheesobranieooo-e80362a6.jpg)
Також потрібно підготувати бюлетені для голосування. в яких передбачений спосіб вираження волевиявлення учасника (наприклад, поставити галочку навпроти обраного пункту, або вибрати один пункт, а інші, невибрані учасником пункти, закреслити), і всі питання в тому порядку, в якому вони вказані в повідомленні. При цьому формулювання питань у бюлетені має бути такою, щоб відповідь на нього був однозначним і не міг трактуватися двояко.
Повідомлення і бюлетень повинні бути обов'язково надіслані кожному учаснику ТОВ таким способом, щоб залишилися докази направлення (наприклад, направивши зазначені документи поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення).
Після закінчення часу збору бюлетенів (опитувальних листів) директор ТОВ або інша особа, уповноважена на складання та підписання протоколу заочного голосування. становить даний документи з результатами голосування.
![Заочне загальні збори ооо (заочне загальні збори ооо проведення в формі заочного голосування учасників) Заочне загальні збори ооо](https://images-on-off.com/images/155/zaochnoeobsheesobranieooo-e03bee70.jpg)
У протоколі потрібно вказати:
- Форму проведення зборів.
Протокол підписується тим посадовою особою, який провів підрахунок голосів і оформив даний документ.
Заочна форма голосування застосовується рідше спільної присутності всіх співвласників на ОСУ. Однак в деяких випадках, наприклад, коли учасників ТОВ досить велика кількість, або всі вони (більшість з них) проживають або знаходяться в різних населених пунктах, варіант проведення заочного зборів - це цілком підходящий спосіб вирішення важливих питань комерційної діяльності організації.