Наше підприємство - ЗАТ, застосовуємо ССО - доходи. Прошу розповісти терміни зберігання документів: квартальні звіти, Книга доходів і витрат, особові рахунки, каса, зарплата, документи, що підтверджують наші доходи, документи, що підтверджують наші доходи, документи кадрові.
Як правильно оформити списання (знищення) документів, термін зберігання яких закінчився?
П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ встановлено обов'язок платника податку протягом чотирьох років обеспечіватьсохранность даних бухгалтерського та податкового обліку та інших документів, необхідних для обчислення і сплати податків, в тому числі документів, що підтверджують отримання доходів, здійснення видатків (для організацій та індивідуальних підприємців), а також сплату ( утримання) податків.
Згідно ст. 346.24 НК РФ облік доходів і витрат для цілей обчислення податкової бази по податку при УСН платник податків зобов'язаний вести в книзі обліку доходів і витрат організацій та індивідуальних підприємців, які застосовують спрощену систему оподаткування, форма і порядок заповнення якої затверджуються Мінфіном РФ.
Отже, оскільки в Книзі обліку містяться дані податкового обліку. то згідно з п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ Книга обліку повинна зберігатися протягом чотирьох років.
Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних (із зазначенням термінів їх використання) повинні зберігатися організацією щонайменше п'яти років після року. в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності в останній раз.
Якщо Ваша організація застосовує контрольно-касову техніку. то документація. пов'язана з виробництвом, продажем, технічною підтримкою, придбанням, реєстрацією, введенням в експлуатацію, експлуатацією і виведенням з експлуатації контрольно-касової техніки, а також використані контрольні стрічки. накопичувачі фіскальної пам'яті та програмно-апаратні засоби, що забезпечують некорректіруемих реєстрацію і незалежне довготривале зберігання інформації, повинні зберігатися протягом не менше 5 років з дати закінчення їх використання.
Вказівками щодо застосування Переліку типових управлінських документів. встановлено, що терміни зберігання документів, дані в графі № 3 Переліку, поширюються на всі організації, незалежно від того, надходять їх документи на зберігання в державні, муніципальні архіви або ж не надходять.
Зниження термінів зберігання, встановлених Переліком, забороняється.
Підвищення термінів зберігання документів, передбачених Переліком, може мати місце в тих випадках, коли це викликано специфічними особливостями роботи організацій.
Касові, банківські документи. корінці банківських чекових книжок, ордера, табелі, сповіщення банків і переказні вимоги, акти про прийом, здачу, списання майна й матеріалів, квитанції, корінці до них, рахунки-фактури, накладні і авансові звіти та ін. підлягають зберіганню 5 років (за умови завершення перевірки (ревізії)).
Особові рахунки працівників зберігаються 75 років.
Документи (зведені розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (табуляграми) на видачу заробітної плати. Посібників, гонорарів, матеріальної допомоги та ін. Виплат) зберігаються 5 років.
Однак при відсутності особових рахунків термін зберігання даних документів складає 75 років.
Довіреності на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей, в тому числі анульовані довіреності про отримання заробітної плати та інших виплат слід зберігати протягом 5 років після завершення перевірки (ревізії).
Відомості. довідки про сукупний дохід працівників за рік та сплату податків. документи (копії звітів, заяви, списки працівників, довідки, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, оплату листків непрацездатності зберігаються 5 років.
Книги, журнали, картки обліку підзвітних осіб, виконавчих листів, сум доходів і ПДФО працівників зберігаються п'ять років.
Книги, журнали, картки обліку депонованої заробітної плати. довіреностей зберігаються також 5 років за умови завершення перевірки (ревізії).
Особові справи керівника організації. членів керівних, виконавчих, контрольних органів організації слід зберігати не менше 10 років.
Особові справи працівників - 75 років.
Трудові договори (контракти), трудові угоди, які не ввійшли до складу особових справ, особові картки працівників (у тому числі тимчасових працівників), характеристики працівників, які не мають особистих справ, - 75 років.
Справжні особисті документи (трудові книжки. Дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва) зберігаються до запитання. Якщо ці документи не востребуются, то термін зберігання становить не менше 50 років.
Список (штатно-списковий склад) працівників зберігається не менше 10 років.
Списки військовозобов'язаних, документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладишів до них слід зберігати 3 роки.
Графіки надання відпусток - 1 рік.
Книги, журнали, картки обліку військовозобов'язаних зберігаються 3 роки після звільнення.
Книги, журнали, картки обліку:
- особистих справ, особистих карток, трудових договорів (контрактів), трудових угод - 75 років;
- видачі трудових книжок і вкладишів до них - 50 років;
- видачі довідок про заробітну плату, стаж, місце роботи - 3 роки.
Договори про матеріальну відповідальність зберігаються 5 років після звільнення матеріально відповідальної особи.
Табелі (графіки), журнали обліку робочого часу зберігаються 1 рік.
Звіти по податках (податкові декларації) річні зберігаються не менше 10 років.
Термін зберігання декларацій за підсумками звітних періодів (квартальних) - 5 років.
Організації, які застосовують УСН з об'єктом оподаткування «доходи», не ведуть облік витрат.
Отже, Ви не зобов'язані зберігати документи, що підтверджують Ваші витрати.
Однак платник податків може у випадках, визначених п. 4 і п. 4.1 ст. 346.13 НК РФ втратити право на застосування УСН.
При втраті права на застосування УСН і переході на загальний режим оподаткування організації доведеться відновити бухгалтерський і податковий облік з початку того кварталу, в якому втрачено право.
Тому з метою безпеки багато «спрощенці» з об'єктом оподаткування «доходи» зберігають документи, що підтверджують зроблені ними витрати.
Для відбору документів на зберігання і знищення в організаціях створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК), до складу яких входять найбільш кваліфіковані фахівці основних структурних підрозділів під головуванням одного з керівних працівників організації.
Комісія проводить опис документів. термін зберігання яких закінчується.
Після затвердження керівником організації описів організації дозволяється знищення документів з тимчасовими термінами зберігання за період часу, відповідний затвердженим описам.
Знищення документів оформляється актом. затверджується керівником організації.
Відібрані до знищення та включені до актів документи передаються на знищення в установленому порядку.
Використання цих документів для господарських потреб заборонено.