Всі організації повинні працювати з особовим складом і вести облік всіх наказів. Накази необхідно обов'язково фіксувати окремо від іншої документації, щоб в будь-який момент можна було знайти потрібну інформацію. Для цього ведеться спеціальна книга реєстрації наказів по особовому складу, зразок якої ми розглянемо в даній статті. Вона заповнюється певним чином і ведеться строго з урахуванням всіх правил законодавства Укаїни.
Накази по особовому складу
Якщо організація має численний штат співробітників, то виникають різні складнощі з урахуванням персоналу, так як він має таке ж значення, як бухгалтерський та управлінський. При цьому всі три різновиди обліку діяльності повинні бути відокремлені один від одного. Більш того, облік особового складу взагалі повинен виводитися за рамки звичайної діяльності організації. Таким чином, керівникам слід правильно заповнювати накази по особовому складу.
Накази по особовому складу відображають трудову діяльність співробітників організації
Внутрішнє діловодство і порядок ведення різних документів визначається внутрішніми локальними актами. Часто виникає питання які накази виробляються по особовому складу. В першу чергу, це накази, спрямовані на регулювання діяльності конкретних осіб, які працюють в організації.
Виділяють кілька різновидів подібних наказів по персоналу:
- організаційні;
- зарплатні та стимулюючі;
- регламентні;
- дисциплінарні;
- технічні.
Якщо говорити конкретно, то це будуть накази про звільнення і прийомі на роботу, про встановлення окладів і премій, про направлення у відрядження, про покарання і заохочення. Крім цього в книгу вносяться також накази технічного характеру, що вносять поправки або різного роду коригування. Для зручності можна завантажити зразок журналу реєстрації наказів по особовому складу для швидкого і точного заповнення. Бланк доступний за цим посиланням.
Особливості ведення книги наказів
У кожному структурному підрозділі призначається співробітник, в обов'язки якого входить ведення відповідного журналу з постановами для персоналу. Він становить справи, підшиває документи, заповнює всі графи документів відповідно до встановлених порядками. Йому необхідно обробляти тексти самих наказів, щоб правильно скласти документи.
Під час ведення журнал зберігається у особи, відповідальної за нього
Згідно з чинним законодавством форма книги розпоряджень по співробітниках не уніфікована, тобто в законі не прописані чіткі бланки або види. Нормативний порядок заповнення та ведення обліку може відрізнятися у різних організацій. Фактично кожна компанія для кадрового діловодства вибирає власну форму.
Проте, існують конкретні правила, які необхідно враховувати. У організації повинна бути книга наказів по особовому складу, зразок заповнення якої можна скачати тут. все обов'язково повинно бути правильно прошнуровано, накази розподілити по номерам і згідно їх хронологічному порядку - все це повинно відповідати чинним правилам.
При заповненні необхідно вказати певні реквізити і види наказів:
- точна назва організації на лицьовій стороні у верхній частині;
- дата створення журналу;
- дата закінчення ведення конкретної книги (якщо вона закінчується);
- реєстраційний номер або індекс;
- інформація про відповідального працівника, що займається заповненням.
Зверніть увагу: з часом кількість таких книг в будь-якій організації накопичується, тому важливо точно вказувати дати початку і закінчення ведення журналу, а також повинен присвоюватися реєстраційний номер. Це дозволяє при необхідності легко і швидко знайти потрібний наказ по особовому складу.
Основні вимоги до ведення книги наказів
Основна вимога - це правильне оформлення документів і самого журналу. За це повинен відповідати кваліфікований співробітник, який має відповідний досвід і дозвіл від керівника. Крім дати особлива увага приділяється індексу за номенклатурою, що дозволяє швидко знайти в архіві потрібне розпорядження. Нумерація наказів по особовому складу здійснюється в хронологічному порядку, і дане правило поширюється на всі організації.
Важливо відзначити, що вся документація строго захищається від будь-яких змін. Не можна виправляти зроблені раніше записи за допомогою коригувальних засобів. Якщо виникає необхідність виправити невірну запис у документі, то вона повинна закреслює тонкою лінією, щоб можна було помітити як виправлений, так і попередній варіант.
Виправлення або видалення зроблених раніше записів за допомогою коригувальних засобів не допускаються
Правила заповнення книги
Існує ряд правил, що регламентують методику заповнення книги наказів по особовому складу:
- в наказі записується прізвище працівника і ініціали його імені та по батькові, за винятком тих випадків, коли в штаті є однофамільці;
- номера розпоряджень і реквізити присвоюються за встановленим для конкретної організації шаблоном, а номери записів зазвичай йдуть суцільний нумерацією;
- при проставленні дат використовується стандартний вид «дд.мм.рррр»;
- обов'язково вказується тип дії, що здійснюється стосовно працівника (прийом на роботу, звільнення, заохочення);
- обов'язково вказується причина для прийняття наказу (трудовий договір, заява працівника).
Велика увага приділяється захисту від неправомірних змін, тому кожен лист не тільки нумерується, але і засвідчується печаткою. Сам журнал в обов'язковому порядку прошнуровується, щоб не можна було просто відокремити листи. На шнурівці в самому кінці проставляється спеціальна наклейка з позначенням відділу кадрів або самої організації. Потім, проставляється підпис відповідального працівника, що підтверджує правильність заповнення.
Зберігання журналу наказів
Документами присвоюються певні індекси:
- «К» або «Л / С» - терміни зберігання в даний час до 50 (п'ятдесяти) років;
- інші індекси - збереження до 5 років.
Необхідно пам'ятати, що всі накази повинні групуватися певним чином з урахуванням всіх особливостей. Зокрема не можна об'єднувати разом паперу з різними термінами зберігання. При формуванні однієї справи паперу повинні нумеруватися в хронологічному порядку.
Якщо підвести підсумок, то розпорядження повинні містити розгорнуту і точну інформацію про цілі, завдання і видах конкретних документів. Порядок нумерації, хронологія, реєстрація та зберігання визначають порядок формування справ. Все це повинно відбиватися в конкретних книгах для кожної компанії.