Відповідно до характеристики Документа IV його знакова склад-ляющая відрізняється тим, що це - запис інформації. Запис інформації завжди виконують способом, винайденим чоло-століттям, і такими знаками, які відповідають одній або кільком способу.
Фіксація інформації на матеріальному носії - це і є створення документа, або документування. Іноді цей процес називають "документування інформації". Звідси походить вираз "документована інформація", ко-менту, котрим називають інформацію, зафіксовану в документі. Останнім часом здійснюється перегляд терміносистеми документознавства, фахівці прагнуть позбутися від мно-гозначності (полісемії) окремих виразів. Зокрема, "документування" може означати ще й підтвердження оп-ределенной інформації документами, а "документована інформація", відповідно, - інформацію, підтверджений-ву документами. Ю.Н. Столяров пропонує залишити за тер-мином "документування" саме останнє значення, а про-процес створення документа називати "документарізація" 1. Відповідно, інформація, зафіксована в документі, повинна називатися "документарній" або документарізован-ної. Погоджуючись з тим, що потрібно шукати і використовувати різні терміни для позначення різних понять, ми все ж винуж-ку користуватися одночасно старим і новим термінами, щоб показати їх синонімічні.
Отже, запис інформації - це метод доку ментірова-ня (або документарізаціі).
Розрізняють такі способи запису інформації:
1) ручний, або рукотворний (здійснюваний рукою чоло-століття без застосування технічних пристроїв);
2) механічний (здійснюється за допомогою застосування технічних пристроїв: друкарської машинки, поліграфічно-го верстата, спеціальних пристроїв для фонозаписи на грам-пластинках, перфорації паперових карт або стрічок);
3) магнітний (фонозапис або запис машино-орієнтир-ванною інформації для ЕОМ на магнітних плівках, дисках і дискетах);
4) оптичний - запис інформації за допомогою світла при фотографуванні, репрографії (ксерокопіюванні), в кіно-фільмах, голограми. У тому числі запис за допомогою лазер-ного променя (на оптичних дисках, в голограми);
5) магнитооптический - означає одночасне викорис-тання магнітного носія і лазерного променя (коли створює-ся магнитооптический диск).
Відповідно до способу запису розрізняють:
- системи, записи інформації (ручна, механічна, магнітна, оптична, в тому числі фотографічна, елект-ростатіческая, магнитооптическая);
- системи відтворення інформації (механічні, магнітні, оптичні).
Для кожного способу запису інформації розроблені спе-ціальні знакові системи, якими фіксують інфор-мацію.
Ручний спосіб запису інформації (документування або документарізаціі) - це переважно запис ес-тественного мови знаковою системою письма. Лист - це знакова система фіксації мови (слів), що дозволяє з по-міццю нарисної (графічних) елементів "закреп-лять" мова на матеріальному носієві з метою її передачі в часі і просторі. Як правило, лист відображає вер-бальний (словесний) текст. Знаки, що відображають слова, прина-длежат до першої знаковій системі - вербальної (або сло-навесні, текстової).
Основні типи, листи:
1) идеографическое (ідеограма - умовне зображення, відповідне цілому слову або його частини; створювані зна-ки називають ієрогліфами);
2) словесно-складене (идеографически-ребусное); викорис-зуемое знаки теж називають ієрогліфами;
3) силлабическое (складене, де один знак відповідає з'єднанню приголосного і голосного звуків, тобто стилю);
4) буквено-звукове (фонетичне) - де буква (один знак) або з'єднання букв (знаків) відповідає одному зву-ку або їх з'єднанню - фонемі;
5) особливий тип письма: нотний лист - система графічною-ких знаків для запису музики. Ноти - це друга знакі-вая система, після словесної (вербальної).
Всі знаки письма, за допомогою яких записуються мову і музика, є символічними (тобто знак не подібний тому, що зображується).
Третя знакова система - образотворча. Ручний спосіб документування (документарізаціі) використовується при виконанні різноманітних зображень: малюнків ка-олівцем, фарбами, створенні картин, креслень, схем. Найчастіше зображення - це твори образотворчого ис-кусства, але можуть бути і наукові зображення, і технічні. Знаки-зображення, як правило, є иконическими, тобто подібними тому, що зображується.
Четверта знакова система - картографія. Картограм-фические зображення є особливим видом зображень: це умовні зображення поверхні Землі та інших астро-номических об'єктів за допомогою спеціально розроблених засобів і знаків. Картографічні зображення є переважно символічними, але іноді вони доповнюють-ся иконическими знаками.
Документи, створені ручним способом, доступні для не-посереднього сприйняття їх інформації людиною. Вони не вимагають використання ніяких технічних пристроїв, якщо не брати до уваги такими окуляри, необхідні деяким лю-дям.
Спосіб сприйняття інформації з таких документів - ві-зуальний.
Механічний спосіб запису інформації (документується-вання, або документарізаціі) найчастіше характеризується технічним відтворенням тієї чи іншої знакової систе-ми запису інформації, розробленої ручним способом.
Наприклад, знакова система письма відтворюється пе-чатні машинкою або різноманітними поліграфічними засобами (насамперед, друкарським верстатом - поліграфі-чеський машиною). Так само відтворюються нотний лист, про-винищення образотворчого мистецтва і картографічні зображення.
Тиражування документів - характерна ознака меха-ного способу документування. Однак існують і спеціальні знакові системи, які використовуються при механи-зації способі запису інформації. Наприклад, лист шріф-те Брайля. Шрифт Брайля - це рельєфно-крапковий шрифт, розроблений для сліпих, для читання пальцями че-рез дотик.
Ще один варіант механічного запису - це фонозапис шляхом зміни поверхні носія інформації (при со-будівлі фоноваликів і грамплатівок).
До варіантів механічного запису інформації принадле-жит також перфорація, тобто запис інформації на перфо-картах і перфострічках шляхом пробивання отворів.
Більшість документів, створених механічним спосо-бом, доступні для безпосереднього сприйняття їх інформа-ції людиною. Це - друковані тексти, ноти, відтворені-ня малюнків, ескізів, креслень, картин, картографічних зображень. Тексти, записані шрифтом Брайля, теж вос-приймаються людиною без допоміжних засобів, непо-безпосередніх через дотик.
Способи сприйняття текстової та графічної інформації, створеної механічним способом запису інформації, - ви-зуальний або тактильний.
Для сприйняття фонозаписи з грамплатівок людині ну-дружин спеціальний апарат - програвач. Спосіб воспри-ємства інформації з такого запису - аудіальний (тобто про-слушіваніе).
Перфоровані документи - перфокарти, перфострічки - призначаються переважно для обробки інфор-мації спеціальною машиною, частіше - ЕОМ. В результаті раз-витку електронно-обчислювальної техніки спосіб перфора-ції застарів і зараз майже не використовується. Але перфокарти і перфострічки залишаються першими зразками технічного коди-вання інформації для зчитування ЕОМ.
Магнітна запис здійснюється за допомогою спеці-них пристроїв шляхом зміни магнітного поля носія ін-формації. Таким способом створюються фонодокументи, тобто документи зі звуковим супроводом. Спосіб сприйняття їх інформації - аудіальний (прослуховування), за допомогою спеціальних пристроїв - магнітофонів.
Крім того, магнітний спосіб запису інформації викорис-зуется для запису матричної (технічно кодованої) інформації, призначеної для зчитування ЕОМ (ком-ром). Таким способом здійснюється запис в постійній пам'яті комп'ютера (на вінчестері), гнучких магнітних дисках (дискетах, флоппі-дисках). Як для запису, так і для вос-ємства такої інформації потрібні комп'ютери. Спосіб вос-ємства інформації людиною - візуальний, через екран монітора. Слід зазначити, що на екрані ми бачимо не новий документ, а відображення (або відтворення) інформації, що міститься в документі, записаному на дискеті, компакт-диску або у внутрішній пам'яті ЕОМ (на диску-вінчестері).
Оптична запис - запис інформації за допомогою світла - теж можлива тільки при використанні спеціальної тех-ніки. Зокрема, це - запис способом фотографування на чутливому шарі фотоплівки і фотопаперу або фото-пластинки із застосуванням фотографічної зйомки, хіміко-фотографічної обробки і друку. Розрізняють фотографи-ний негатив (фотоплівки, фотопластинки) і позитив (фотокартки, слайди).
Документи, створені способом фотографування, вва-ються особливо точними щодо відтворення об'єктивним тивной дійсності, достовірними. Це так, але не завжди. Фотозображення залежить від способу фотографування, обраного ракурсу, способу обробки фотонегативів, способу друкування, отже, в кінцевому підсумку, від мети, яку прагне досягти мовець, і його майстерності.
Спосіб фотографування використовують також при створенні мікрокопій документів шляхом мікрофільмування (таким шляхом створюються мікрофільми, мікрокарти, мікрофіші).
Подальший розвиток світлокопіювальні техніки приве-ло до створення ксерокопіювання як способу запису інфор-ції, при якому створюються ксерокопії паперових документів на паперовій основі (або "репродуковані документи").
касетах. При цьому записується і відтворюється не тільки зображення, а й звук, супроводжуючий кінокадри.
Оптичної є також запис лазерним променем тек-стів, образотворчої і звукової інформації на оптичні-ких дисках. Такий запис інформації дає можливість фік-сіровать і відтворювати як візуальну, так і аудиальную інформацію, а також матричну інформацію, призначені-ченную для зчитування ЕОМ.
Магнітооптична запис - це одночасне викорис-тання магнітного і оптичного способів записи інформа-ції. Таким способом створюється магнитооптический диск.
Розрізняють також форму запису інформації.
Якщо запис здійснюється послідовно в один рядок - це одномірна (лінійна) запис. Одновимірна запис може тривати на наступних рядках або аркушах, може поділятися на окремі частини, наприклад у вигляді карток. Її характеристика при цьому залишається незмінною. Одновимірної є також запис на стрічках або дисках.
Двомірна (площинна) запис здійснюється одне-тимчасово в двох вимірах - по довжині і ширині. Таким спо-собом виконуються малюнки, картини, карти, схеми, фото-зображення, кінокадри.
Тривимірна (об'ємна) запис в даний час не харак-терну для більшості документів. Таким способом є голографія (від гр. Nolo - весь, повний; grapho - пишу, ри-суну) - це спосіб отримання об'ємного зображення запіси-ням і подальшим відтворенням розсіяних світлових хвиль. Голограми записуються за допомогою лазерного променя одночасно в трьох вимірах.
В цілому запис інформації пов'язана зі змінами не тіль-ко поверхні, але і структури фізичної (речової) основи документа (при перфорації, тисненні; зміні фі-Зіко-хімічної основи документа). Мета совершенствова-ня способів запису інформації - забезпечити більшу їм-кістка записи (щоб подавати в невеликому обсязі більшу кількість інформації), збільшити швидкість запису, підвищена сить якість відтворення інформації, довговічність записи.