Основні моменти
Іноді трапляється так, що одному співробітнику, що займає той чи інший відповідальний пост, доводиться на певний період часу покинути своє робоче місце. Проте, само собою зрозуміло, що його службові обов'язки не можуть залишитися невиконаними. Особливо це важливо в тих випадках, коли мова йде про ключові посади.
В даній ситуації найбільш правильним виходом стане передача обов'язків іншого співробітника, що має достатній рівень кваліфікації. У той же час керівництво, перш за все, має вирішити для себе, в якому саме форматі заміщення відсутнього фахівця буде відбуватися. Є три варіанти, передбачених законодавством:
- повноцінне виконання обов'язків убившего працівника з тимчасовим звільненням від колишніх;
- покладання тимчасових додаткових функцій в порядку додаткового навантаження;
- запрошення тимчасових фахівців з боку.
Визначити, яке з рішень виявиться найбільш доцільним, повинен керівник установи. У той же час йому необхідно також оцінити кваліфікацію відповідних для заміни працівників і фінансові можливості, адже в період, коли обов'язки убившего особи виконуватиме інший працівники, йому доведеться доплачувати різницю в зарплаті.
Як підготувати наказ
В цілому є кілька передбачених законодавством причин тимчасової відсутності того чи іншого працівника:- поважна (відрядження, планову відпустку та ін.);
- фахівець працює в порядку сумісництва;
- виникає ряд додаткових обов'язків, для виконання яких відсутня в штатному розкладі робоча одиниця.
Як би там не було, але у всіх вищеназваних ситуаціях необхідно застосовувати наступний алгоритм дій, незалежно від того, чи потрібно замістити головного бухгалтера, касира або генерального директора:
- начальник підрозділу (цеху, відділу тощо.) направляє керівництву організації відповідну інформаційну записку, в якій детально повідомляє, чому рішення про передачу обов'язків їм було прийнято;
- відбувається узгодження питання з дирекцією;
- з підібраного працівника береться письмова згода;
- відділ кадрів закріплює рішення наказом про тимчасове виконання обов'язків.
Щоб уникнути конфліктних ситуацій вкрай важливо дотримуватися вищенаведеного порядку дій. У той же час іноді трапляється так, що необхідна людина для посади, не передбаченої штатним розкладом. І в цій ситуації стане в нагоді розпорядження про покладання обов'язків. В даному випадку в самому документі необхідно вказати назву нового поста. Потім, в наступному абзаці, повідомляється, з якої саме причини прийнято дане рішення. Після цього, власне, слід розпорядча частина.
З документом обов'язково необхідно ознайомити під розписку працівника в ньому згадується. У разі якщо передбачається доплата, цей факт обов'язково повинен бути відображений в наказі в окремому пункті.
Наказ про передачу обов'язків касира
Проте дуже часто буває так: керівництво, незважаючи на те, що штатна одиниця є, все ж не поспішає приймати на постійну роботу людину. В даному випадку наказ передбачає покладання обов'язків в порядку сумісництва на одного із співробітників бухгалтерії. Послідовність у зазначеній ситуації така:
- роботодавець у письмовій формі звертається до співробітника з пропозицією - взяти на себе додаткові функції;
- після отримання згоди викладеного на папері складається наказ, де вказується розмір додаткової винагороди;
- видається додаток до трудового договору;
- працівника під підписку знайомлять з обов'язками (посадовою інструкцією);
- він підписує документ, що підтверджує його матеріальну відповідальність.
Важливо відзначити - головному бухгалтеру ні в якому разі не слід поєднувати свої обов'язки з роботою касира. Це безпосередньо заборонено «Положенням про головного бухгалтера».
Заміщення співробітника іншим членом колективу
При необхідності заміщення відсутнього з поважної причини фахівця його обов'язки можуть бути покладені на іншого. Причому є два варіанти виходу з даної ситуації. У першому випадку працівника тимчасово переводять на іншу посаду, за умови збереження за ним всіх наявних доплат. При цьому дозволяється не брати до уваги персональні надбавки. Проте зарплата не повинна виявитися в результаті менше, ніж на колишньому місці.
У другому випадку обов'язки відсутнього співробітника передаються в якості додаткових. Оплата праці тут залежить від відсотка окладу передбаченого за сумісництвом посади.