Будь-якій компанії, малої або великої, необхідні чіткі комунікації між співробітниками і підрозділами. Співробітники працюють над різними завданнями і можливість швидко оповіщати зацікавлених осіб про статус частин проекту і проекту в цілому просто необхідна.
Додатки для управління проектами, на кшталт Trello і Basecamp полегшують завдання, але іноді виникає необхідність написати простий звіт про статус. Можливо цього захоче ваш керівник, або необхідно отримати або зберегти підтримку зацікавленої особи, або ж просто колегам потрібно більше інформації.
У цьому керівництві будуть розглянуті 5 порад для написання якісного звіту про статус проекту. Він може приймати форму інформаційного електронного листа або формального звіту - і до кожної можливої формі застосовні описані надалі рекомендації.
З рад Ви дізнаєтеся, що потрібно зробити, щоб організувати ключові ідеї і ясно їх викласти, а також уникнути основних помилок.
Таку пораду може здатися дивним, адже, врешті-решт, завдання звіту надавати інформацію, а не запитувати її. Але насправді ставити питання просто необхідно.
Чому це функція важлива? Які очікуються результати? Наскільки детально варто викладати інформацію? Що критично, а чим можна знехтувати?
Найімовірніше, керівнику цікавіше знати, як це вплине на продажу і скільки це коштувало, а ось технологічну частину варто залишити фахівцям. Чи буде це початок більшого проекту по поліпшенню сайту і взаємодії з клієнтами в мережі або ж просто одинична ініціатива? Важливо розуміти очікування і передісторію.
Можливо вимоги і очікування вже Вам відомі. Або здається, що відомі. Якщо є сумніви - запитуйте прямо. Чим більше ясності буде на початку написання звіту, тим легше буде відбуватися процес.
Так само варто з'ясувати, яку форму краще потенційний одержувач звіту. Більшість компаній мають свої стандарти звітності, що спрощує завдання. Хтось використовує спеціалізовані програмні продукти, на зразок StatusPath або Reportify. Але якщо все ж таких стандартів немає, краще з'ясувати хоча б приблизну форму і розмір цього звіту.
2. Фокусуйтеся на результатах, а не дії
Під час написання звіту про статус виникає природне бажання описати в ньому все, що було зроблено по об'єкту звіту. Однак робити цього не варто. Такий підхід веде до простого перерахування скоєних дій. Це може здаватися важливим Вам, але не мати ніякого значення для Вашого керівництва.
Незважаючи на те, що у кожної компанії є свої стандарти звітів, є ключові елементи, які повинні входити в кожен з них.
Прогрес по контрольним точкам. Якщо проект ретельно розпланований, то найімовірніше в плані зазначено дату початку і закінчення конкретних операцій по проекту. Їх варто включити в звіт, а так само вказати, наскільки проект вкладається в ці терміни. Якщо якісь завдання ще знаходяться в процесі виконання, можна вказати їх готовність у відсотковому відношенні.
Ключові проблеми. Навіть при якісному плануванні більшість проектів зустрічають проблеми на своєму шляху. Виникає спокуса применшити їх кількість або значимість, особливо якщо звіт призначений особі, серйозно зацікавленому в успіху проекту. Але необхідно чітко позначити ці проблеми з наступних причин:
- Одна з основних завдань керівника проекту - це допомагати вирішувати проблеми при виконання проекту. Чим раніше про проблему стане відомо - тим простіше буде справитися з нею, за допомогою ресурсів, якими володіє вищестояще особа.
- Якщо проект піде не за планом, буде краще якщо про це буде відомо заздалегідь. На ранній стадії можна спробувати знайти рішення і все ж вкластися в терміни або внести якісь інші коригування в проект. Останнє, що потрібно будь-яким проектом - це проблеми, про які дізнаються в останній момент.
Найближчі кроки. Якщо в звіті говорити про проблеми, потрібно спробувати запропонувати рішення. Для кожної проблеми, що згадується в звіті, повинні бути описані кроки, які планується зробити. Навіть якщо в звіті Ви просите підтримки або сприяння, запропонуйте хоча б начерк плану.
Так само варто згадати про заплановані завдання. Наприклад, що планується зробити до наступного звіту? Яка наступна віха в проекті. Зі звіту має бути зрозуміло, куди рухається проект.
Простий графік здатний красномовніше розповісти про статус проекту, ніж кілька сторінок тексту. Можна знайти підходящий інструмент візуалізації для будь-якого виду інформації. наприклад:
- Кольорові індикатори. Використовуйте основні кольори: червоний, жовтий і зелений, щоб відзначати статус проекту або окремих завдань. Без пояснень ясно, що зазначена червоним завдання відстає від графіка.
- Гістограми. Просто і зрозуміло показують ступінь виконання кожного завдання. Найчастіше в процентному співвідношенні.
- Діаграма Гантта. Найпоширеніший інструмент в управлінні проектами, що показує тимчасової план проекту і ступінь його завершеності. При його складанні головне не дати надто багато інформації на одному графіку. Інформаційне перевантаження робить діаграму нечитабельною.
- Діаграма проблем. Цей інструмент потрібен не завжди, але іноді має сенс вести список проблем, які зустрічалися під час виконання проекту, а також відзначати які з них були вирішені і як.
Якщо стандарти компанії не вимагають певного обсягу для звіту, то звіт потрібно зробити якомога коротшим. Поставте себе на місце Новомосковскющего - його мета отримати уявлення про хід проекту якомога швидше.
Якщо від Вас буде потрібна додаткова інформація - будьте до цього готові. За коротким звітом повинен бути великий обсяг інформації за проектом. Структуруйте її заздалегідь, на випадок якщо у Новомосковсктеля виникнуть питання.
Часто звіти про статус представляються перед нарадами або безпосередньо на них. Природно потрібно бути готовим до того, що Ваш звіт викличе питання з приводу проекту. Спробуйте зрозуміти, що саме може викликати інтерес у аудиторії і підготуйте матеріали та відповіді заздалегідь. Навіть якщо вони не знадобляться, Ви будете почувати себе впевненіше.
Нижче ви можете побачити дуже короткий приклад звіту про статус проекту, зроблений за описаними правилами. Використовуйте його в якості пам'ятки з основних розділів. І пам'ятайте основні правила:
- Задавайте питання
- Результати, а не дії
- Ключові елементи
- візуалізація
- Викладайте необхідний мінімум - володійте максимумом інформації
