Цілі моєї замітки - донести переваги регулярної звітності, описати критерії «хорошого» звіту про статус проекту, а також поділитися прикладами звітів і їх шаблонів.
Кому і для чого потрібен звіт про стан проекту?
Керівник проекту
По-перше, що б там не говорили, але підготовка звіту спонукає керівника до регулярної оцінці свого проекту і себе як його «керманича». Якщо в звіті в розділі «Отримані результати» або «Новини по проекту» написати нічого, то, погодьтеся, будь-який відповідальний менеджер відчує себе дещо незатишно.
По-друге, правильно складений звіт допомагає менеджеру проекту в управлінні своєю командою і Замовником (про це нижче). Як мінімум, звіт повідомляє Замовнику і команді проекту, що проект «живе», в ньому ведеться робота і зайняті конкретні співробітники.
Замовник проекту
Член команди проекту
Кожен учасник проекту отримує зі звіту дві речі: що відбувається поза ним області завдань (в інших групах, наприклад) і які завдання стоять перед ним на наступний період. Загальний статус проекту також корисний, якщо мотивація його учасників є колективною і пов'язана із загальним терміном завершення проекту.
Працівники компанії
Незважаючи на те, що ця група може і не брати участь в проекті безпосередньо, часто буває так, що в ній бувають «приховані стейкхолдери». Наприклад, проект передбачає ребрендинг однієї з компаній і подальшу зміну спецодягу співробітників. Директор з персоналу не входить в робочу групу проекту, проте хоче знати, з якого кварталу потрібно закласти в бюджет зміну робочого одягу.
Що таке «хороший» звіт?
Хороший звіт повинен відображати:
- Що зроблено в проекті з останнього періоду? Можна назвати це «Новинами», «Ключовими досягненнями», «Deliverables» та ін. Суть проста: прочитавши тільки цей розділ, Замовник повинен відразу отримати уявлення про проект і його стані.
- Які завдання на наступний період стоять перед проектом і його командою? Що і коли потрібно зробити із зазначенням прізвищ. Додам між рядків: прізвище та ім'я співробітника навпаки якийсь записи в звіті дуже стимулює «персонажів» до прочитання документа.
- Прогноз реалізації проекту з урахуванням поточного стану.
Які ще розділи можуть бути в звіті?
Список може бути великим, вибирайте те, що вам потрібно.
Ще кілька правил хорошого звіту:
Приклад звіту про стан проекту, а також кілька шаблонів у вкладенні.