Навіщо потрібна автоматизація?
При роботі з дебітором необхідно враховувати безліч факторів: договірні зобов'язання, термін виникнення заборгованості, її розмір, комплекс уже вжитих заходів, роботу з претензіями по раніше виставленими рахунками, особливості обробки оплат підприємством, додаткові угоди щодо розстрочення (відстрочення) оплат, погашення заборгованості, специфіку конкретного боржника і багато багато іншого. Тому відсутність автоматизованої роботи з дебіторською заборгованістю негативно позначається на ефективності подібних заходів навіть для компаній, які обслуговують лише кілька тисяч клієнтів. А що ж тоді говорити про компанії, число клієнтів яких обчислюється сотнями тисяч, а то й мільйонами?
Ця система вбудована в інформаційно-білінгову систему виробництва компанії «Петер-Сервіс» (реалізація для операторів фіксованого зв'язку), але також може бути проінтегрована з автоматизованими системами розрахунку сторонніх виробників, що забезпечують облік не тільки послуг зв'язку, а й, наприклад, витрати електроенергії , води, газу і т.п.
Спочатку були плани
В системі можна задати скільки завгодно планів робіт з боржниками, для зручності группіруемих за певними атрибутами клієнтів. Наприклад, створити систему планів робіт для фізичних осіб, для бюджетних організацій, для госпрозрахункових клієнтів. У кожній групі планів робіт виділяється головний, або типовий. Головний план вважається призначеним всім клієнтам заданої групи (наприклад, бюджетникам) за замовчуванням, але, якщо буде потрібно, клієнтові завжди можна призначити план, відмінний від типового, але обов'язково з тією ж логічної групи (бюджетникові не можна призначити план, визначений для фізичних осіб).
В якості додаткових параметрів в плані робіт з боржниками задається число днів після утворення боргу до вступу плану в силу (даний параметр включає в себе термін оплати рахунку і період обробки оплати), а також ознака, що вказує, чи припустима за планом циклічна робота, при якій кожен новий цикл не зачіпає заборгованості з попередніх. Останнє необхідно для клієнтів, у яких виключається стадія «Обмеження послуг» (прокуратура, МВС і т.п.). Схема плану робіт для таких клієнтів представлена на рис. 2.
Різноманіття планів дозволяє призначити кожному клієнту план робіт відповідно до договірних прав та зобов'язань сторін.
Процес переходу клієнта зі стадії на стадію повністю автоматизований. Система бере на себе формування актуального списку боржників, перевірку умов переказу, власне переклад на нову стадію робіт, припинення роботи за планом при надходженні оплати і формування списків для ручної роботи. Для нормального функціонування система роботи з боржниками повинна здійснювати обмін інформацією з рядом інших систем (рис. 3).
Необхідність враховувати додаткові чинники, що впливають на роботу з боргом, привела до появи таких понять, як «реальний борг» і «умовний борг». Реальним боргом є суми неоплачених залишків по рахунках, що задовольняє критерію включення в роботу з боргом, прописаному в плані робіт. Умовний борг не що інше, як реальний борг, за винятком «умовних оплат». Під умовними оплатами в системі розуміються суми заборгованості, за якими боргова робота повинна бути заморожена, а саме претензійні нарахування (виклики), відстрочення та розстрочення платежів, оперативні оплати і непідтверджені платежі клієнта.
У даній системі робота ведеться з акумульованих боргом, тобто із загальною сумою заборгованості за всіма борговими рахунками, незалежно від часу їх виникнення. Таким чином, недбайливий клієнт може бути сповіщений за рахунком № 1, а відключений за рахунком № 3 в рамках одного циклу робіт із заборгованістю. Початок роботи по циклу і переклад зі стадії на стадію здійснюється на підставі стану умовного боргу клієнта, а виключення з роботи - тільки за відсутності реального боргу. Отже, наявність умовних оплат не припиняє, а лише призупиняє роботу з боржником або до зникнення реального боргу, або до збільшення умовного боргу на достатню для продовження робіт величину.
Підсумки і перспективи
Крім описаних вище достоїнств, система роботи з боржниками володіє зручним призначеним для користувача інтерфейсом, за допомогою якого виконується настройка і моніторинг роботи системи. Для кожного клієнта можна швидко отримати розгорнуту історію роботи з ним як з дебітором не тільки по поточній заборгованості, але і по минулим заходам впливу. В рамках модуля інтеграції з автоматизованими системами розрахунків реалізована фіксація в історії ручних дій користувачів (голосове повідомлення, формування та доставка повідомлень, відключення і підключення послуг, звільнення обладнання та ін.).
Додатково розроблений модуль для формування статистичної та фінансової звітності по роботі з боржниками. З його допомогою можна сформувати більш десятка звітів - від статистики по сформованим повідомленнями до квартальних звітів по довгостроковій заборгованості.
У найближчих планах компанії «Петер-Сервіс» - розвиток системи в напрямку роздільного обліку боргів за різними постачальникам, різним послуг одного постачальника і, як наслідок, ведення роздільної роботи з заборгованістю по декільком планам робіт з боржниками. Передбачається також остаточне виділення системи в окремий модуль для спрощеної інтеграції зі сторонніми постачальниками автоматизованих систем розрахунку.
Помітили неточність або помилку в тексті? Виділіть її мишкою та натисніть: Ctrl + Enter. Дякуємо!