Класифікація
Документація з бухобліку групується умовно для зручності по:
- Місцем складання;
- Порядку складання;
- призначенням;
- Способом використання;
- Змісту.
За розпорядженням можна виділити наступні групи документації:
За місцем складання розрізняють зовнішню документацію і внутрішню.
- Зовнішні документи - інформація, яка надходить від інших організацій, банків, постачальників інших.
- Внутрішні - документи, що складаються всередині фірми.
Порядок складання передбачає ведення первинної документації, тобто реєстрації всієї бази відразу ж після здійснення операцій, і зведеної - формується на підставі даних первинних відомостей. Зведені - це звіти, платіжні відомості та інша інформація.
Є зведені документи разові, де вводиться інформація для разового використання, а є накопичувальні, тобто документація, яка пізніше здається в архів.
За змістом можна виділити грошові, розрахункові та матеріальні.
- До грошових відносяться документи у вигляді банківських чеків, касових ордерів.
- До розрахункових документів можна віднести таку документацію як рахунки-фактури, платіжні доручення, квитанції, тобто фінансові взаємовідносини між фізичними особами та організаціями.
- Матеріальних документам можна віднести рух матеріальних цінностей у вигляді ордера прибуткових коштів, накладних вимог, лімітної карти. Матеріальні документи в залежності від форми заповнюються вручну або комп'ютерним набором.
Організаційно-розподільна документація
Для того, щоб правильно розподілити документи, потрібно щоб порядок відповідав наступним правилам:
- доцільності;
- мети документа;
- запитам;
- способам викладу тексту.
Знання нормативно-правових актів дозволить правильно привести у порядок всю організаційно-розподільну документацію по групах в електронному вигляді за допомогою спеціальних програм, які допомагають автоматизувати розрахунки і звести весь баланс. А також систематизувати всю документацію по групах для полегшення роботи для себе і для відновлення звітності для податкових служб.
Як звітності може вимагатися не тільки зведена, але і первинна документація, тому перевіряються не тільки підсумкова інформація, але і поточні довідки, акти, квитанції та інші дані організації.
Розподіл документації дає можливість аутсорсеру бачити положення віщо фірми клієнта, це означає можливість, що може бути дана об'єктивна консультація бухгалтера для ІП за активами підприємства, можливим матеріальних і нематеріальних ризиків.
Правила складання документа
- форма поздовжнього бланка передбачає розміщення реквізитів заголовка уздовж верхньої частини, віддаленій в рівній мірі, як справа, так і зліва.
- Для листів реквізити (кутове розміщення) розміщують верхньому лівому кутку, що робить економії площі на 1/5 площі листа.
- документ умовно можна розділити на три частини: службове поле, поле розміщення номера, робоче поле.
- Службова частина - місце, де кріпиться документ для подальшої здачі в архів.
Функції головного бухгалтера аутсорсингової компанії
Всі робочі процеси здійснюються під керівництвом головного бухгалтера аутсорсингової компанії.
У його функції входять:
- керівництво підопічними;
- постановка бухгалтерського обліку в організації клієнта;
- ведення облікової політики;
- складання своєчасної податкової звітності та подання її в достовірному вигляді до відповідних служб.
Головний бухгалтер - особа, яка несе відповідальність за матеріальну частину організації на підставі укладеного договору.
Договір є гарантією відповідальності і в разі розбіжностей це серйозна підстава для судових суперечок між замовником послуг та виконавцем.