Акти про приймання товарів за кількістю складаються відповідно з фактичною наявністю товарів даним, що містяться в транспортних, супровідних або розрахункових документах, а при прийманні за якістю і комплектності - вимогами до якості товарів, передбаченими в договорі або контракті.
Акти за формою N ТОРГ-2 складаються на вітчизняні товари в чотирьох примірниках окремо по кожному постачальнику на кожну партію товарів, що надійшла по одному документу. Після чого такі акти з доданими до них документами (рахунками-фактурами, накладними і так далі) передаються в бухгалтерію організації під розписку для направлення претензійного листа постачальнику.
Акт про приймання матеріалів також є юридичною підставою для пред'явлення претензій постачальнику, складається у двох примірниках, один з яких передається в бухгалтерію для обліку руху матеріальних цінностей, а інший - відділу постачання або бухгалтерії для направлення претензійного листа постачальнику.
Слід зазначити, що уніфікованої форми документа, яким покупець повинен сповістити постачальника про наявність розбіжностей при прийманні товарів, немає. Тому організації слід розробити форму такого документа самостійно.
Покупець може зберігати товар самостійно або передати його на зберігання спеціалізованій організації-зберігачу.
Загальні положення по зберіганню, а також зберігання на товарному складі регулюються гл. 47 "Зберігання" ГК РФ.
Припустимо, що організація для забезпечення відповідального зберігання товарів передає їх на зберігання професійному зберігачу.
Статтею 886 ЦК України встановлено, що за договором зберігання одна сторона (зберігач) зобов'язується зберігати річ, яка передана їй другою стороною (поклажодавцем), і повернути її поклажодавцеві у схоронності. Якщо однією зі сторін договору є юридична особа, то згідно зі ст. 887 ГК РФ договір повинен бути укладений у письмовій формі.
Проста письмова форма договору вважається дотриманою, якщо прийняття товарів на зберігання посвідчене видачею поклажодавцеві:
- збереженій розписки, квитанції, свідоцтва або іншого документа, підписаного зберігачем;
- номерного жетона, іншого знака, що посвідчує прийом речей на зберігання, якщо така форма підтвердження передбачена законом або іншим правовим актом.
Одним з видів зберігання є зберігання на товарному складі, яким на підставі ст. 907 ГК РФ визнається організація, що здійснює в якості підприємницької діяльності зберігання товарів і надає послуги, пов'язані зі зберіганням.
Письмова форма договору зберігання на товарному складі вважається дотриманою, якщо укладення договору і прийняття товару на склад відповідно до ст. 912 ГК РФ засвідчені одним з документів:
- подвійним складським свідоцтвом;
- простим складським свідоцтвом;
Для обліку прийому-передачі товарів на зберігання застосовується акт про прийом-передачу товарно-матеріальних цінностей на зберігання (форма N МХ-1). Акт складається відповідно до договору зберігання представниками зберігача і поклажодавця в кількості примірників, що визначається в кожному конкретному випадку.
Для оформлення повернення поклажодавцеві товарів, прийнятих на зберігання зберігачем, застосовується акт про повернення товарно-матеріальних цінностей, зданих на зберігання (форма N МХ-3).
Акт складається матеріально відповідальною особою зберігача після закінчення строку зберігання і повернення товарів. Документ складається в двох примірниках, один з яких залишається у зберігача, інший передається поклажодавцеві. При поверненні товарно-матеріальних цінностей також робиться запис в журналі форми N МХ-2, про який ми сказали вище. При отриманні товарно-матеріальних цінностей поклажедатель розписується в журналі, чим підтверджує відсутність претензій по кількості та якості товарів, отриманих від зберігача.