Ілюстрований самовчитель по microsoft access 2018> спільний доступ до даних> злиття даних

Злиття даних Access з документами Word

Створимо простий лист, що містить дані про всі каталогах, які зберігаються в базі даних Access, із запитом про те, чи можна отримати каталог останнього випуску.

Лист було створено в результаті виконання однієї з операцій злиття даних. Процес можна продовжити, наприклад, задавши в п. 2 зв'язування даних з існуючим документом Microsoft Word. Швидше за все, документ вже містить всі необхідні коди полів, проте майстер дає можливість, перш ніж виконувати злиття даних, змінити зазначені раніше параметри.

  1. Клацніть на посиланні Таблиці і виберіть таблицю Каталоги.
  2. Виберіть команду Злиття в Microsoft Office Word в списку кнопки Зв'язки з Office для запуску майстра Злиття з документами Microsoft Word.
  3. На першій панелі майстра виберіть перемикач Створити новий документ і встановити зв'язок з ним. оскільки лист ще потрібно створити. Клацніть на кнопці ОК. В результаті автоматично буде запущена програма Word і відкритий новий, порожній документ. Справа повинна знаходитися панель майстра Злиття.
  4. Введіть поточну дату, вибравши команду Вставка › Дата та час. У діалоговому вікні Дата і час виберіть третій формат зверху. Якщо встановити прапорець Оновлювати автоматично (при намірі його зберегти і застосовувати повторно) при кожному наступному відкритті документа використовуватиметься поточна дата. Клацніть на кнопці ОК.
  5. Натисніть Enter чотири рази.
  6. Тепер необхідно ввести перший код поля, призначеного для зберігання імені каталога. Для цього клацніть на кнопці Вставити поля злиття. У діалоговому вікні виберіть поле Ім'я і клацніть спочатку на кнопці Вставити. потім - на кнопці Закрити. Повторюючи вказані дії, додайте всі необхідні поля (Ім'я. Місто. Область. Поштовий Індекс і Країна).

Обов'язково введіть кому і пробіл між полями Місто і Область. а також пропуск між полями Область і Поштовий Індекс. Замість того щоб кілька разів відкривати і закрити діалогове вікно Додавання поля злиття. можна відразу вибрати всі потрібні поля.

  • Двічі натисніть клавішу Enter і введіть напис Для відповідальних осіб :. Ще раз двічі натисніть клавішу Enter і введіть текст листа, як показано на рис. 16.10 (панель задач Word можна закрити).


    Мал. 16.10. Документ містить текст листа і коди полів

    НАШІ ПРОЕКТИ

    • Навігатор в океані ароматів

    Схожі статті