Злиття даних Access з документами Word
Створимо простий лист, що містить дані про всі каталогах, які зберігаються в базі даних Access, із запитом про те, чи можна отримати каталог останнього випуску.
Лист було створено в результаті виконання однієї з операцій злиття даних. Процес можна продовжити, наприклад, задавши в п. 2 зв'язування даних з існуючим документом Microsoft Word. Швидше за все, документ вже містить всі необхідні коди полів, проте майстер дає можливість, перш ніж виконувати злиття даних, змінити зазначені раніше параметри.
- Клацніть на посиланні Таблиці і виберіть таблицю Каталоги.
- Виберіть команду Злиття в Microsoft Office Word в списку кнопки Зв'язки з Office для запуску майстра Злиття з документами Microsoft Word.
- На першій панелі майстра виберіть перемикач Створити новий документ і встановити зв'язок з ним. оскільки лист ще потрібно створити. Клацніть на кнопці ОК. В результаті автоматично буде запущена програма Word і відкритий новий, порожній документ. Справа повинна знаходитися панель майстра Злиття.
- Введіть поточну дату, вибравши команду Вставка › Дата та час. У діалоговому вікні Дата і час виберіть третій формат зверху. Якщо встановити прапорець Оновлювати автоматично (при намірі його зберегти і застосовувати повторно) при кожному наступному відкритті документа використовуватиметься поточна дата. Клацніть на кнопці ОК.
- Натисніть Enter чотири рази.
- Тепер необхідно ввести перший код поля, призначеного для зберігання імені каталога. Для цього клацніть на кнопці Вставити поля злиття. У діалоговому вікні виберіть поле Ім'я і клацніть спочатку на кнопці Вставити. потім - на кнопці Закрити. Повторюючи вказані дії, додайте всі необхідні поля (Ім'я. Місто. Область. Поштовий Індекс і Країна).
Обов'язково введіть кому і пробіл між полями Місто і Область. а також пропуск між полями Область і Поштовий Індекс. Замість того щоб кілька разів відкривати і закрити діалогове вікно Додавання поля злиття. можна відразу вибрати всі потрібні поля.
Мал. 16.10. Документ містить текст листа і коди полів
НАШІ ПРОЕКТИ
- Навігатор в океані ароматів