Існує кілька способів спільного використання бази даних Access в залежності від потреб та доступності ресурсів. У цій статті описані доступні параметри і переваги кожного з них, а також надані ресурси з додатковою інформацією про методи роботи.
Для зміни структури бази даних на вашому комп'ютері має бути встановлено додаток Access.
В цій статті
Спільне використання даних за допомогою мережевих папок
Це найпростіший варіант з мінімальними вимогами, але він забезпечує найменшу функціональність. При цьому методі файл бази даних зберігається на загальному мережевому диску, і всі користувачі одночасно його використовують. Оскільки всі об'єкти бази даних використовуються одночасно, кілька користувачів можуть одночасно змінювати дані, що обмежує надійність і доступність. Може також знижуватися продуктивність, оскільки всі об'єкти бази даних пересилаються по мережі.
Цей варіант підходить у тому випадку, якщо базу даних одночасно будуть використовувати кілька людей і користувачам не потрібно змінювати структуру бази даних.
Примітка: Цей спосіб менш безпечний в порівнянні з іншими способами спільного доступу до бази даних, оскільки у кожного користувача є повна копія файлу бази даних, що підвищує ризик несанкціонованого доступу.
Спільне використання бази даних за допомогою мережевої папки
Якщо загальна мережева папка відсутня, її потрібно налаштувати.
Додаткові відомості про це див. У довідці по операційній системі комп'ютера, який буде використовуватися для спільного доступу до бази даних. Якщо загальна папка знаходиться на мережевому сервері, може знадобитися допомога адміністратора мережі.
Додаток Access має бути налагоджене для відкриття в режимі спільного доступу на комп'ютерах усіх користувачів. Даний режим використовується за умовчанням, однак це необхідно перевірити: якщо користувач відкриє базу даних в монопольному режимі, інші користувачі не зможуть працювати з даними. Виконайте на кожному з комп'ютерів дії, зазначені нижче.
Скопіюйте файл бази даних в загальну папку. Потім потрібно вказати атрибути файлу таким чином, щоб дозволити доступ до файлу бази даних для читання і запису. Для використання бази даних необхідний доступ до неї з правами на читання і запис.
Примітка: Ця дія користувачі можуть виконати самостійно.
Спільне використання розділеної бази даних
Цей спосіб доцільний при відсутності сайту SharePoint або сервера бази даних. Загальний доступ до розділеним баз можливий через мережу або через сайт SharePoint. При поділі бази даних вона реорганізується в два файли: серверну базу даних, яка містить таблиці даних, і клієнтську базу даних, в якій містяться всі інші об'єкти бази даних (наприклад, запити, форми, звіти). Кожен користувач взаємодіє з даними за допомогою локальної копії зовнішньої бази даних.
Переваги поділу бази даних
Підвищена продуктивність. За мережі спільно використовуються тільки дані, а не таблиці, запити, форми, звіти, макроси або модулі.
Покращена доступність. Транзакції бази даних, наприклад редагування записів, виконуються швидше.
Посилена безпеку. Користувачі отримують доступ до серверної базі даних через пов'язані таблиці. Це знижує ймовірність того, що зловмисник зможе отримати несанкціонований доступ до даних через клієнтську базу даних.
Підвищена надійність. Якщо у користувача виникає проблема і база даних несподівано закривається, зазвичай пошкодитися може тільки копія клієнтської бази даних, відкритою користувачем.
Гнучка середовище розробки. Кожен користувач незалежно розробляє запити, форми, звіти та інші об'єкти бази даних, не впливаючи на роботу інших користувачів. Можна також розробити і поширити нову версію клієнтської бази даних без порушення доступу до даних, які зберігаються в серверній базі даних.
Якщо цей метод вам підходить, перейдіть до інструкцій в статті Поділ бази даних Access.
Спільне використання бази даних на сайті SharePoint
Примітка: Якщо на комп'ютері встановлено додаток Access, ви можете вибрати користувацькі об'єкти з веб-бази даних, а не тільки об'єкти веб-бази даних.
Форми, звіти і макроси інтерфейсу виконуються всередині браузера.
Якщо ви використовуєте веб-базу даних, дані зберігаються в списках SharePoint: все таблиці перетворюються в списки SharePoint, а записи стають елементами списків. Це дозволяє управляти доступом до веб-бази даних за допомогою дозволів SharePoint.
Запити і макроси даних виконуються на сервері: вся обробка SQL-коду виконується на сервері. Це підвищує продуктивність мережі, так як по ній передаються лише результуючі набори.
Збереження бази даних в бібліотеці документів
Базу даних можна зберегти в будь-якій бібліотеці документів SharePoint. Цей метод подібний до збереженню бази даних в мережевій теці і надає зручний спосіб управління доступом до бази даних. При зв'язуванні зі списками SharePoint спільно використовуються тільки дані, але не об'єкти бази даних. Кожен користувач отримує власну копію бази даних.
Відкрийте базу даних, яка буде використовуватися спільно.
На вкладці Файл виберіть пункт Зберегти як.
Виберіть пункт Зберегти базу даних як. в розділі Додатково виберіть варіант SharePoint. а потім натисніть кнопку Зберегти як.
У діалоговому вікні Збереження в SharePoint перейдіть до відповідної бібліотеці документів.
Перевірте ім'я файлу бази даних і його тип, при необхідності змініть їх і натисніть кнопку Зберегти.
Спільне використання бази даних шляхом зв'язування зі списками SharePoint
Цей спосіб включає три основних дії.
Переміщення даних в списки SharePoint.
Створення посилань на ці списки.
Поширення файлу бази даних.
Для виконання перших двох дій можна використовувати майстер перенесення на сайт SharePoint, а останню дію можна виконати за допомогою будь-яких доступних засобів.
Використання майстра експорту таблиць в SharePoint
На вкладці Робота з базами даних в групі Перенесення даних клацніть елемент SharePoint.
Цей елемент доступний тільки в тому випадку, якщо файл бази даних збережений у форматі ACCDB.
Дотримуйтесь інструкцій майстра експорту таблиць в SharePoint; зокрема, вкажіть розташування сайту SharePoint. Щоб скасувати процес, натисніть кнопку Скасувати.
Коли всі дії майстра будуть завершені, натисніть кнопку Готово.
Спільне використання бази даних за допомогою сервера
Спільне використання бази даних можна організувати за допомогою програми Access і сервера баз даних (наприклад, сервера SQL Server). Цей спосіб забезпечує багато переваг, але для нього потрібне додаткове програмне забезпечення - сервер баз даних.
Цей спосіб нагадує поділ баз даних, оскільки таблиці зберігаються в мережі, а у кожного користувача є локальна копія файлу бази даних Microsoft Access, яка містить посилання на таблиці, запити, форми, звіти та інші об'єкти бази даних. Цей варіант використовується, якщо сервер баз даних доступний, а у всіх користувачів встановлено додаток Access. Переваги цього методу залежать від використовуваного програмного забезпечення сервера баз даних, але в загальному випадку вони включають наявність облікових записів користувачів і виборчий доступ до даних, відмінну доступність даних і зручні вбудовані засоби управління даними. Більш того, більшість серверних додатків для роботи з базами даних нормально працюють з більш ранніми версіями Access, тому не потрібно, щоб всі користувачі працювали з однією і тією ж версією. Спільно використовуються тільки таблиці.
Переваги спільного використання бази даних за допомогою сервера баз даних
Висока продуктивність і масштабованість. У багатьох випадках сервер баз даних забезпечує більш високу продуктивність, ніж простий файл бази даних Access. Більшість серверів баз даних також забезпечують підтримку дуже великих баз даних розміром до терабайта, що приблизно в 500 разів перевищує поточний межа для баз даних Access (2 ГБ). В цілому сервери баз даних працюють досить ефективно, обробляючи запити паралельно (з використанням декількох природних потоків команд в одному процесі для обробки запитів користувача) і зводячи до мінімуму додаткові вимоги до пам'яті при додаванні користувачів.
Поліпшений захист. Жодну базу даних можна захистити повністю. Однак сервери баз даних забезпечують надійний захист, яка дозволяє запобігти несанкціонованому використанню даних. У більшості серверів баз даних використовуються засоби забезпечення безпеки на основі облікових записів, що дозволяє контролювати доступ користувачів до таблиць. Навіть в разі незаконного отримання доступу до інтерфейсу Access несанкціоноване використання даних буде попереджено засобами захисту на рівні облікових записів.
Автоматичне відновлення. На випадок збою системи (наприклад, при аварійному завершенні роботи операційної системи або відключенні харчування) в деяких серверах баз даних передбачений механізм автоматичного відновлення бази даних до останнього узгодженого стану всього за кілька хвилин без втручання адміністратора бази даних.
Обробка даних на сервері. Користування програмою Access в конфігурації "клієнт-сервер" зменшує обсяг мережевого трафіку завдяки обробці запитів бази даних на сервері перед відправкою результатів клієнту. Зазвичай сервер обробляє дані більш ефективно, особливо при роботі з великими наборами даних.
Основні етапи використання Access з сервером баз даних
Точний перелік дій, які слід виконати для використання програми Access з сервером баз даних, залежить від використовуваного сервера баз даних, проте основні дії одні й ті ж.
Перенесення даних з таблиць бази даних Access в таблиці на сервері баз даних.
Організація зв'язку файлу бази даних Access з таблицями сервера баз даних.
Створення відповідних облікових записів користувачів на сервері баз даних.
Поширення файлу бази даних Access.
Установка всіх необхідних драйверів баз даних на комп'ютерах користувачів.
Гнучкий спосіб. Можна легко розробляти нові функції бази даних без порушення роботи. Користувачі можуть змінювати структуру у власній копії.
Менш гнучкий спосіб. Розробку можна здійснювати з використанням автономної копії бази даних, яка потім замінюється. Відсутня можливість індивідуального зміни структури бази даних користувачами.
Гнучкий способ.Для управління доступом і зміни структури використовуються дозволу SharePoint. Можна використовувати деякі об'єкти бази даних (наприклад, форми) через браузер.
Гнучкий спосіб. Можна легко розробляти нові функції бази даних без порушення роботи. Користувачі можуть змінювати структуру об'єктів у власній копії.