Інвентаризація як прийом фактичного контролю
Контроль, заснований на використанні тільки прийомів документального контролю, по суті зводився б до перевірки бухгалтерських документів і облікових регістрів, а не до всебічного вивчення всієї виробничої і фінансово-господарської діяльності організації та підприємств. Тому одним з етапів контролю є визначення фактичного стану контрольованого об'єкта, яке неможливо здійснити без використання прийомів фактичного контролю. Як було зазначено раніше, документальний і фактичний контроль доповнюють один одного, а їх прийоми використовуються в комплексі при здійсненні контрольних процедур. Одним із прийомів фактичного контролю є інвентаризація.
Інвентаризація - це зняття фактичних залишків грошових коштів, матеріальних цінностей, розрахунків на певну дату і зіставлення отриманих результатів з даними бухгалтерського обліку.
М. А. Снітко розрізняє «інвентаризації повні, коли перевіряються всі види засобів і джерел, і часткові (вибіркові), коли перевіркою охоплюються тільки їх окремі види».
За способом перевірки засобів інвентаризації бувають суцільні і вибіркові. При суцільної інвентаризації перевіряють всі види матеріальних цінностей, наявних в підзвіті у певного матеріально відповідальної особи; при вибіркової перевіряється наявність тільки окремих найменувань цінностей. Як правило, контрольна перевірка якості проведених інвентаризацій здійснюється шляхом проведення вибіркових інвентаризацій. Характерною особливістю інвентаризацій, проведених в ході комплексної ревізії, є їх раптовий і вибірковий характер. Вибір об'єктів для інвентаризації обумовлений конкретними завданнями ревізії і станом внутрішньогосподарського контролю за діяльністю окремих матеріально відповідальних осіб. При проведенні інвентаризації матеріальних цінностей на підприємстві керуються Методичними вказівками по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань, затверджених наказом Міністерства фінансів Республіки Білорусь № 54 (з наступними змінами та доповненнями).
Без інвентаризації неможливо дати об'єктивну оцінку збереження майна, визначити дійсні втрати сировини і матеріалів при їх зберіганні і перевезеннях в межах норм природних втрат, збиток, заподіяний недостачами, розтратами та іншими зловживаннями. Вона також використовується для визначення вилученого майна за підробленими документами, завищення цін і інших неправомірних дій посадових осіб. Інвентаризації, в основному проводяться з метою уточнення даних бухгалтерського обліку. Причина розбіжності реального стану справ з даними поточного обліку криється в тому, що при спостереженні, зміні, при арифметичних підрахунках і записах в документах і регістрах можуть бути допущені ненавмисні помилки.
Для проведення інвентаризації на ВАТ «Белфо» наказом керівника підприємства призначається комісії. До складу інвентаризаційної комісії входять керівники підрозділів, начальники цехів, об'єктів, відділів, служб, інженера, майстра, бригадири, директора невиробничих служб. Члени комісії мають вищу, середньо-спеціальна, середня освіта. У функції цієї комісії входить проведення інструктажу членів робочих інвентаризаційних комісій, а також здійснення контролю якості проведеної інвентаризаційної роботи. Контроль за виконанням наказів на підприємстві покладено на начальника бюро обліку матеріалів і собівартості, заступників і головного бухгалтера. Наказ або розпорядження про проведення інвентаризації вручається голові комісії не раніше ніж за два-три години до її початку. Перед початком інвентаризації комісія повинна отримати від матеріально відповідальних осіб підписку в тому, що всі документи ними здані в бухгалтерію, а матеріальні цінності оприбутковані. Потім у присутності матеріально відповідальних осіб і членів комісії перевіряється поштучно наявність всіх видів засобів, а їх найменування і кількість записується в інвентаризаційні описи (додаток К). Інвентаризаційні описи складаються в двох примірниках (трьох, якщо здійснюється передача матеріальних цінностей), підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії, в кінці кожної опису матеріально відповідальні особи письмово підтверджують, що всі зазначені в ній цінності перевірені комісією в їх присутності і з урахуванням цього вони не мають претензій до членів комісії. Одночасно матеріально відповідальні особи дають розписку про прийняття перерахованих в описі цінностей на відповідальне зберігання. У разі виявлення розбіжностей за кількістю і сумою встановлюється попередній результат і інвентаризаційні описи передаються в бухгалтерію для складання порівнювальної відомості (додаток Л). Після проведення взаємозаліку саме ті цінностей зайвими (при наявності підстав для цього і на підставі письмового розпорядження керівника організації) списується недостача цінностей у межах норм природних втрат в тому випадку, якщо після проведення взаємозаліку все ж є недостача матеріальних цінностей. Остаточні недостача або надлишки відображаються на рахунках бухгалтерського обліку в установленому порядку за результатами їх розгляду постійно діючою інвентаризаційною комісією. При застосуванні послідовно всіх названих заходів забезпечується висока якість інвентаризацій.
Найбільшою і трудомісткою інвентаризацією є річна, яка проводиться перед складанням річного бухгалтерського звіту. При цій інвентаризації перевіряється не тільки наявність матеріальних цінностей (основних засобів, матеріалів, грошових коштів і ін.), А й стан розрахунків з дебіторами, обгрунтованість сум створених резервів і фондів, реальність кредиторської заборгованості та інших пасивів. Складається керівником підприємства ВАТ «Белфо» М.Г. Костильовим Наказ про проведення річної інвентаризації майна і фінансових зобов'язань (додаток М, Н. П), де затверджуються робочі комісії і провести річні інвентаризації; перевірити наявність паспортів і інвентарних карток; провести підготовчі роботи, що забезпечують проведення інвентаризації в стислі терміни; вказується на кого покладається контроль за виконанням цього наказу та ін.
Результати інвентаризації відображені в обліку того місяця, в якому була закінчена інвентаризація, а по річної інвентаризації - в річному бухгалтерському звіті.
Інвентаризації на ВАТ «Белфо» обов'язкові в таких випадках:
при зміні власника або реорганізації підприємства;
перед складанням річної звітності;
при зміні керівника підприємства або іншого матеріально відповідальної особи;
при встановленні фактів розкрадань, інших зловживань майнового характеру, псування, втрати майна або з інших причин (пожежа, стихійне лихо);
за рішенням контролюючих, судових та інших уповноважених на те органів.
Наприклад, при зміні матеріально-відповідальної особи, складається наказ керівником підприємства про прийом-передачу основних фондів, де вказується хто передає і кому передаються і ін. (Додаток Р).