У всі часи її оформлення створювало масу питанням і вимагало оформлення чималої кількості документів.
Але найголовнішим з них вважалося посвідчення про відрядження, в якому встановлювалися терміни цього своєрідного подорожі, а також визначалися його головні завдання. З поточного року необхідність в ньому відпала. Тепер для розрахунку часу перебування у відрядженні використовуються квитки на поїзд, літак, автобус туди і назад, а також папери, що підтверджують проживання в готелі.
Як ми вже підкреслювали, відрядженням є будь-який виїзд за територію підприємства. Тобто її необхідно оформляти не тільки для виконання робіт в представництвах або філіях конкретної компанії, але і в інших її підрозділах, а також у інших організаціях, які є діловими партнерами або клієнтами.
Основні правила оформлення службових відряджень
Підстава для службової поїздки: наказ керівництва
Скасування необхідності в посвідченні про відрядження - це єдина зміна, що відноситься до документального супроводу службової поїздки. Тому кількість паперів, необхідних для відправки працівника для виконання своїх обов'язків за межами підприємства, залишається як і раніше величезною.
Підставою для відправки співробітника у відрядження, є наказ керівника, який в обов'язковому порядку повинен містити перелічені нижче відомості:
- Посада та персональні дані про працівника.
- Назва філії, представництва, підрозділи або компанії, куди відряджається працівник.
- Географічний пункт призначення.
- Терміни проведення тих чи інших робіт.
Які обов'язки покладаються на відділ кадрів
- повідомлення працівника про те, що він буде відправлений у службове поїздку, а також інформування його про завдання і терміни;
- замовлення квитків на найбільш підходящий по логістичним міркувань вид транспорту;
- бронювання командировочному номера в готелі.
Квитки і номер в готелі обов'язково бронюються таким чином, щоб максимально знизити витрати підприємства. Думка співробітника не враховується взагалі, так як він відправляється в поїздку для виконання своїх основних посадових обов'язків, а не будь-яких інших цілей.
Що потрібно від бухгалтерії в процесі оформлення відрядження
Обсяги виплат можуть бути збільшені наказом керівника підприємства. Однак слід враховувати необхідність платити податки з суми коштів, що перевищують згадані вище значення.
Крім того, в обов'язки бухгалтерів входить облік терміну, на який працівник вирушає у відрядження, в табелі робочого часу. Службова поїздка відзначається літерою «К» в будні дні і значенням «РВ / К» у святкові та вихідні дні. Заробітна плата розраховується описаним нижче чином:
- за робочі дні її значення дорівнює середньоденного заробітку в звичайних умовах виконання посадових обов'язків;
- за святкові і вихідні дні оплата подвоюється.
Як бачите, ніяких істотних змін в обов'язки бухгалтерії, що відносяться до відправки і перебування співробітника в робочій поїздці, внесено не було.
Оформлення документів після завершення відрядження
Крім того, про відрядження компенсуються кошти, витрачені ним на бензин або ремонт особистого автомобіля, якщо службова поїзда здійснювалася саме на ньому. Для цієї мети необхідно також представити чеки з автозаправних станцій і СТО.
Відшкодування витрат, не пов'язаних з проживанням, поїздкою на будь-якому виді транспорту або обслуговуванням особистого автомобіля, може бути здійснено виключно з письмового дозволу керівника компанії.
Якщо співробітник повернувся раніше з службової поїздки, ніяких штрафних санкцій на нього не накладається лише при виконанні мети відрядження. У всіх інших випадках це є порушенням посадових обов'язків. Рішення по такому фахівцю приймає керівник компанії.
Підводимо підсумки: так що ж змінилося в процедурі оформлення відрядження
- наказ відправити працівника у відрядження;
- авансовий звіт, до якого додаються документи, що підтверджують наявність будь-яких витрат. За останні кошти в обов'язковому порядку відшкодовуються компанією;
- внесення відповідних записів до журналу обліку фахівців, які виконують роботи за межами підприємства;
- ведення табеля обліку часу роботи, що здійснюється за усередненими нормами. Сума виплат за відрядження обов'язково подвоюється в неробочі дні.
Оптимізація податків при оформленні співробітнику відрядження
Податок на доходи працівників підприємства, як уже згадувалося вище, стягується лише в тому випадку, якщо добові розраховуються за тарифами, підвищених за ініціативою компанії-роботодавця. Всі інші засоби, які отримує відрядження, - компенсацію за квитки та проживання в готелі, витрати на особистий транспорт та інші, - не оподатковуються.