Бухгалтерії торгових організацій стикаються з проблемою: один і той же товар в документах постачальників називається по-різному, та й в номенклатурі самої організації найменування дещо відрізняється. Чи є це проблемою і як організувати облік?
Багато працівників бухгалтерських служб вважають це проблемою: в документах постачальників міститься одне, друге, третє найменування товару, а в документах організації - і зовсім не відповідає жодному з варіантів.
Розберемо на конкретному прикладі, що може відбуватися з назвами товарів, що закуповуються та продаються фірмою. Отже, компанія займається торгівлею кондиціонерами оптом і в роздріб, тобто для бізнесу і для фізичних осіб. Закуповуються кондиціонери у трьох різних постачальників, в числі інших і популярна модель - кондиціонер «Вітерець».
У прибуткових документах від постачальника А цей кондиціонер називається «Кондиціонер Вітерець К20м». У прибуткових документах від постачальника Б цей же кондиціонер називається «Вітерець К20м». У прибуткових документах постачальника В - «Вітерець К20кв.м». Ну а в обліку самої компанії даний товар названий як «Кондиціонер Вітерець портативний К20 кв.м». Це все один і той же товар, але якщо покласти поруч чотири документа, то це буде неочевидно.
Або ситуація простіше, але теж неприємна: в документах постачальника допущена помилка / помилка в найменуванні товару, і виправити документи з яких-небудь причин неможливо.
Перед бухгалтером постає питання: чи можна в своєму обліку відобразити даний товар під іншим найменуванням? Чим це загрожує компанії і її покупцям: не вважатиме за податковий інспектор при перевірці, що це різні товари?
Існує думка, що «з яким найменуванням купили, точно з таким же і продаємо».
Давайте розберемося, як же все-таки слід чинити. Цікаво провести невелике дослідження, орієнтуючись на законодавство і положення по веденню бухгалтерського обліку в Укаїни, а також врахувати при цьому відповідні норми Податкового кодексу, так як в цій ситуації важливо зрозуміти, що можна зробити в рамках законодавства, адже всіх завжди хвилюють «податкові наслідки» .
принципи обліку
- формування повної і достовірної інформації про діяльність організації та її майновий стан;
- забезпечення інформацією, необхідної внутрішнім і зовнішнім користувачам бухгалтерської звітності для контролю за дотриманням законодавства України при здійсненні організацією господарських операцій.
При виконанні цього завдання дотримуються ряду припущень і вимог. В даному випадку я згадаю важливі нам:
допущення послідовності способів ведення бухгалтерського обліку і застосування облікової політики, яке говорить про те, що методи угруповання і оцінки фактів господарської діяльності, погашення вартості активів, організація документообігу, робочий план рахунків повинні бути відносно постійними; при їх зміні необхідно забезпечити спадкоємність відповідних даних обліку і звітності, їх порівнянність;
вимога пріоритету змісту перед формою, згідно з яким відображення фактів господарської діяльності має виходити не тільки з їх правової, юридичної форми, а й з економічного змісту і умов господарювання;
вимога раціональності, тобто забезпечення раціонального і економного ведення бухгалтерського обліку виходячи з умов господарської діяльності і величини організації.
Для компаній, з великою кількістю товару, можна скласти «Таблицю відповідності найменувань».
Користуватися таким документом необхідно і в складському обліку, і в бухгалтерії.
Всі наведені вище положення говорять про те, що інформація при її відображенні повинна бути повною, достовірною, корисною, вестися з року в рік по можливості одними і тими ж методами, бути економічно вірною за змістом, і при цьому витрати на облік не повинні перевищувати його корисність. Відображати факти ведення господарської діяльності необхідно чітко оцінюючи і розуміючи суть розкритих операцій, не обмежуючись тільки вимогами законів і положень.
Далі звернемося до паперів, які безпосередньо регулюють облік матеріально-виробничих запасів взагалі і товарів зокрема.
Податковий кодекс України також не містить вимогу про однаковість в назві продукції. Очевидно одне: товар, отриманий від постачальника, прийнятий на облік в компанії і проданий покупцеві, повинен бути ідентифікуємо як один і той же. Це важливо, зокрема, при обліку ПДВ (ст. 160, 169 НК).
Як же бути?
Проаналізувавши всі нормативні документи з бухгалтерського обліку, які необхідно і достатньо застосовувати при обліку товарів, тепер можна зробити висновки і відповісти на питання, поставлені на початку дослідження.
- Компанія може і повинна самостійно визначати способи методи обліку товарів (в рамках, рекомендованих Положеннями).
- Організація самостійно визначає товарну номенклатуру, тобто і найменування, виходячи з власних потреб. І ці назви товару не зобов'язані бути тотожні найменуванням в інших компаніях.
- Назви повинні приводитися російською мовою і забезпечувати розуміння того, про яке конкретно товар йде мова (інформація повинна бути повною і достовірною).
- У податковому законодавстві також немає вимоги про тотожність назв товарів в документах постачальника і покупця.
Важливо забезпечити порівнянність інформації, ідентифікованої товарів. І знову, виходячи їх принципу достовірності та вимоги раціональності, можна запропонувати такий вихід (особливо це актуально для компаній з величезною кількістю номенклатурних позицій): скласти внутрішній документ «Таблиця відповідності найменувань товарів». Причому підготувати його і оновлювати у міру необхідності повинні відповідні фахівці. А користуватися документом необхідно і в складському обліку, і в бухгалтерії.
Ірина Мірошниченко, експерт журналу "Розрахунок"
Практична енциклопедія бухгалтера