Журнал касира-операціоніста - це документ, який фіксує всю інформацію, що надійшла в бухгалтерію виручку, отриману за готівковий розрахунок. Вести даний журнал зобов'язаний касир, а в разі його відсутності цей обов'язок покладається на бухгалтера або керівника фірми. Посада касира-операціоніста відводиться співробітнику організації через відповідний наказ-призначення, після підписання якого співробітник стає матеріально відповідальною особою. Надалі він відповідає перед керівництвом і ИФНС за ведення журналу касира-операціоніста, а також за правдивість і повноту відомостей, зазначених у ньому.
Журнал касира-операціоніста - документ, що фіксує всю інформацію, що надійшла в бухгалтерію виручку, отриману за готівковий розрахунок
Перш ніж приступити до заповнення журналу, необхідно його правильно підготувати і провести відповідну реєстрацію в податкових органах. ФНС приймає до реєстрації журнали, у яких кожна сторінка пронумерована, сам журнал прошитий і завірений печаткою і підписами керівництва самої організації. З цього випливає, що потрібно на кожній сторінці вручну проставити її номер, після чого прошити весь журнал і опечатати його на останній сторінці з позначкою «Пронумеровано, прошнуровано і підтверджено печаткою (...) листів. Прізвище, ім'я та посаду того, хто запевняв ». При цьому печатка організації повинна бути поставлена правильно: перша половина друкованого відбитка знаходиться на обкладинці самого журналу, а друга - на завіреному і приклеєному до прошивці листку. Після того як журнал підготовлений, він надається в територіальну ИФНС, де і завіряється податковим інспектором. Звичайно, крім самого журналу касира-операціоніста, для його реєстрації податкова інспекція зажадає наступні документи:
- картку реєстрації ККТ (нові ККМ реєструються одночасно з журналом);
- заяву на реєстрацію ККМ, завірений головою фірми;
- якщо відбувається заміна старого журналу на новий, то заповнений старий екземпляр також буде необхідний.
- паспорт особи, яка надає журнал на реєстрацію. Якщо реєструє не саме підприємець, а посадова особа, то довіреність повинна бути в обов'язковому порядку.
Якщо процедура реєстрації журналу успішно пройдена, то можна приступати до його відання і заповнення. Основним джерелом для заповнення журналу є Z-звіт, який повинен зніматися щодня або ж в кінці кожної зміни. Найпершим таким звітом в журналі касира-операціоніста вважається «нульовий чек», який пробитий в податковій інспекції при постановці ККМ на облік. Сума цього чека дорівнює 1,11 рублям і не повинна враховуватися при знятті каси після закриття першої зміни на конкретній ККМ. 1,11 рублів не прирівнюється до виручки організації, тому не враховується в податковому та бухгалтерському обліку. При заповненні графи 10 «Виручка за зміну», варто вписувати суму графи 9 за вирахуванням цих 1,11 рублів.
При необхідності зняття каси кілька разів на добу цілком можливо, що дата Z-звіту буде ідентична. Такий момент допускається законодавством і не є помилкою. Головне, щоб нумерація самих Z-звітів йшла строго по порядку, тому що пропуски в номерах можуть виникнути лише в разі несправності ККМ, які повинні супроводжуватися актом про їх усунення та укладенням сервісного цента. Якщо всіх цих документів немає, то найімовірніше сталося приховування частини виручки, що може послужити причиною для початку перевірки фірми податковими органами.
Основні правила заповнення
Перед заповненням журналу касира-операціоніста, його необхідно правильно підготувати і провести відповідну реєстрацію в податкових органах
Кожному касиру необхідно знати не тільки послідовність заповнення журналу, а й те, як правильно діяти при тих чи інших ситуаціях, що виникають при роботі на ККМ: