Оформлення всіх документів для отримання допомоги в рамках обов'язкового медичного страхування здійснює лікуючий лікар, він же приймає рішення про видах лікування і про необхідність надання високотехнологічної медичної допомоги (ВМП) за квотою.
Лікуючий лікар медичної організації, в якій пацієнт проходить діагностику і лікування, визначає наявність медичних показань у пацієнта для надання йому ВМП.
Порядок оформлення документів залежить від захворювання (стану) пацієнта і переліку видів високотехнологічної допомоги.
При наявності медичних показань до надання ВМП лікуючий лікар оформляє направлення на госпіталізацію для надання ВМП з додатком медичної документації, оформленої у встановленій формі, і комплекту документів пацієнта (копії паспорта, поліс ОМС, страхове свідоцтво обов'язкового пенсійного страхування, згода на обробку персональних даних пацієнта) .
Керівник направляє медичної організації являє вищевказаний комплект документів протягом трьох робочих днів в медичну організацію, якщо необхідна допомога входить в базову програму обов'язкового медичного страхування, або в орган виконавчої влади суб'єкта РФ у сфері охорони здоров'я - якщо не входить.
Пацієнт або його представник мають право самі передати комплект документів до відповідної організації.
При направленні пацієнта в приймаючу медичну організацію оформлення на пацієнта талона на надання ВМП забезпечує приймаюча медична організація.
При направленні пацієнта на комісію в органи управління охорони здоров'я комісія протягом 10 робочих днів з дня надходження документів приймає рішення про підтвердження наявності (про відсутність) медичних показань для направлення пацієнта в медичну організацію для надання ВМП і сама забезпечує оформлення талона на надання ВМП і необхідного комплекту документів.
Госпіталізація пацієнта проводиться за рішенням лікарської комісії приймаючої медичної організації. Рішення комісією приймається протягом 10 робочих днів з дня надходження талона на надання ВМП.
Рішення може бути:
про наявність медичних показань і планову дату госпіталізації пацієнта в медичну організацію;
про відсутність медичних показань для госпіталізації до рекомендацій щодо подальшого спостереження або лікування пацієнта за профілем його захворювання;
про необхідність проведення додаткового обстеження із зазначенням медичної організації, в яку рекомендовано направити пацієнта;
про наявність медичний показань для направлення пацієнта в іншу медичну організацію за профілем захворювання пацієнта;
про наявність медичних протипоказань для госпіталізації пацієнта з рекомендаціями щодо подальшого обстеження, спостереження та лікування пацієнта за профілем захворювання (стану).
Про своє рішення комісія повідомляє направила пацієнта організацію протягом п'яти робочих днів. За письмовою заявою пацієнта рішення може бути видано на руки йому або його законному представнику, направлено йому за допомогою поштового або електронного зв'язку.
У різних суб'єктах Федерації порядок отримання талона на надання ВМП може відрізнятися, але більшість заходів з оформлення направлення на високотехнологічне лікування однаково для жителів усіх регіонів.
У більшості регіонів розгляд документів відбувається без участі хворого. Але в ряді випадків хворого можуть запросити на консультацію до фахівців.
В цілому оформлення талона на надання ВМП, як зараз називається оформлення квоти, підготовка необхідної документації, проведення всіх попередніх обстежень для обгрунтування необхідності лікування проводиться лікарем.
У разі незгоди з діями фахівців пацієнт може оскаржити прийняті рішення на будь-якому етапі отримання квоти шляхом звернення до вищестоящого керівництва фахівця, чиї дії оскаржуються, а також до контролюючих та спеціалізованим організаціям.