Наказ по особовому складу є основним документом в діловодстві будь-якої установи. Він складається за будь-яких кадрових рухах, будь то прийом на роботу або звільнення. Кожен наказ обов'язково фіксується в кадрових облікових документах і є підставою для регулювання трудових відносин. У сьогоднішній статті ми ознайомимося з складанням наказів, розглянемо алгоритм оформлення даного документа, ознайомимося з зразком наказу по особовому складу.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- що являє собою даний вид наказу;
- як скласти даний документ;
- коли видається наказ по особовому складу;
- як виглядає зразок наказу по особовому складу.
Основний документ діловодства
Даний вид наказів документує і супроводжує наступні процедури руху кадрів:
- прийом громадянина на роботу;
- переведення працівника на нове місце і посаду;
- звільнення співробітника;
- надання відпусток співробітникам - як оплачуваних, так і не оплачуваних;
- відрядження співробітника на інше підприємство;
- зміна прізвища працівника;
- грошове заохочення за хорошу роботу;
- стягнення.
Наказ по особовому складу можна назвати основним документом будь-який кадрової служби.
Необхідність створення наказів є в кожній організації, тому випадки, коли складається наказ по особовому складу, передбачені КЗпП РФ. Наказ є основним документом, і на його основі ведуться облікові форми, особові рахунки, особисті справи, трудові книжки та інші документи.
коли видається
Без складання наказу про особовий склад неможливо провести будь-які кадрові перестановки, нарахувати працівникові премію або зобов'язати його виплатити штраф. Крім того, надання будь-якого відпустки, відгулу направлення працівника у відрядження не обходиться без складання даного документа.
Видання наказів обов'язково в наступних випадках:
- при призначенні працівників на посаду (при першому прийомі на роботу або при наявності контракту);
- при звільненні, звільнення з посади та будь-яких пересуваннях в кар'єрі;
- при нарахуванні матеріальних заохочень, а також накладення дисциплінарних стягнень.
Крім того, наказ оформляється при введенні єдиних і типових норм виробітку (обслуговування), єдиних тарифних сіток, тарифно-кваліфікаційних довідників, затвердження систем оплати праці працівників.
Без цього документа не обійтися у випадках преміювання працівників та виплати одноразових грошових винагород.
Коли працівники набувають або підвищують кваліфікацію, коли їм присвоюють розряд або класність також керівником підписується наказ.
Таким же чином оформляється надання позачергової відпустки. Звичайно, це не всі моменти, коли слід оформляти наказ, їх набагато більше, але ми розглянули основні.
Складання наказів з особового складу
Накази можуть бути оформлені в текстовій або табличній формі. Якщо наказ оформляється в текстовому випадку, то слід ознайомитися з вимогами до оформлення наказу, які закріплені в державному стандарті. Вони поширюються на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації.
У другому випадку, коли наказ оформляється в табличній формі, вимоги закріплені в уніфікованої системи первинної облікової документації.
Наказ в текстовій формі оформляється зазвичай на бланку організації відповідно до вимог ГОСТ Р 6.30-97. На документі повинні бути вказані такі реквізити:
- найменування організації - хто склав цей документ;
- назва структурного підрозділу;
- rоди організації та форми документа,
- дата і індекс;
- місце складання або видання.
Дуже часто на бланках можна побачити зображення Державного герба Російської Федерації, зображення герба суб'єкта Російської Федерації або емблему організації. Також на бланку може бути відображений товарний знак.
Документ повинен містити кілька пунктів, кожному з яких має бути дано найменування. Він повинен містити відомості про документ, який став підставою для включення кожного конкретного пункту. Це може бути заява працівника, номер контракту, доповідна, акт і так далі.
Важливо вказати основні юридичні відомості. До них відносяться терміни найму працівника, сума грошової виплати, термін звільнення, вид відпустки і його тривалість, розмір окладу або тарифної ставки. Можна вказувати документ, де є ці відомості. Для цього використовують формулювання «згідно зі штатним розкладом», «згідно з трудовим договором» та ін.
Читайте по темі в електронному журналі
Зразки наказів по особовому складу
Кожен наказ має схожий алгоритм написання. Схематично можна вказати наступну форму будь-якого пункту цього документа:
- розпорядча дія (вказати, що це наказ);
- прізвище, ім'я, по батькові особи (вказати повне ім'я того, кого стосується наказ);
- займана в даний момент посаду і структурний підрозділ;
- дата вступу в силу даного пункту наказу;
- обов'язкові умови, при яких наказ набирає чинності.
Про прийом на роботу
найменування структурного підрозділу
з оплатою (наприклад: на 1,5 ставки з оплатою відповідно до укладеного трудового договору)
Підстава: заява, трудовий договір
керівника організації: Підпис Розшифровка підпису
З наказом ознайомлений:
Після складання документа і його підписання, він повинен бути зафіксований. Для цього проводиться реєстрація - тобто запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт створення наказу.
Рекомендуємо матеріали по темі:
вкладені файли
- Наказ про суміщення професій (посад) (зразок) .doc
- Наказ про надання іншого дня відпочинку співробітнику-донору замість відпрацьованого в день здачі крові (зразок) .doc
Доступно тільки передплатникам
- Наказ (розпорядження) про прийом працівника на основну роботу (зразок) .doc
- Наказ про внесення змін до штатного розпису (зразок) .doc
Анонси майбутніх номерів