Головна | Про нас | Зворотній зв'язок
У числі організаційних завдань, що вирішуються в процесі створення служби діловодства, варто і завдання нормативної регламентації роботи самої служби. Структура, функції, завдання служби закріплюються в ряді внутрішніх документів - положенні, інструкціях, правилах, структуру і штатну чисельність, штатний розпис, накази про розподіл обов'язків.
До числа найважливіших організаційних документів, що закріплюють правовий статус працівників служби діловодства, відносяться Положення про службу діловодства і посадові інструкції. Вони повинні розроблятися на основі чинного законодавства, державних нормативно-методичних документів і організаційних документів, що визначають діяльність самої організації (статут, установчий договір). Створення положення і посадових інструкцій направлено на розподіл функцій і обов'язків, а також на регламентацію прийнятої технології роботи з документами.
В регламентації діяльності діловодної служби значну роль відіграє Статут організації - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи (див. § 7.1).
Розробка статуту впливає на загальну постановку діловодства, так як конкретно визначені завдання, що відображають напрямки та специфіку діяльності організації, порядок затвердження структури, штатів керівництва і т.д. створюють початкову організаційну основу документообігу установи. Розмежування в статуті функцій і обов'язків керівників організації сприяє регламентації інформаційних зв'язків, що виникають в процесі виконання цих функцій, і дозволяє визначити реальний коло документів, які будуть створюватися в апараті управління. Закладене в статуті організаційну побудову дає можливість визначити комплекси документів, які будуть використовуватися в управлінській діяльності. Розділ статуту, присвячений порядку управління організацією, дає первинне уявлення про розпорядчої документації, яку видають керівництвом, впливає на впорядкування процесів документообразования, визначає параметри інформаційних потоків і документообігу.
Положення про службу діловодства створюється з тією ж метою, що і положення про інших структурних підрозділах. Питання організаційної діяльності в сфері документаційного забезпечення апарату управління тісно пов'язані з загальними завданнями організації (установи).
Положення про службу діловодства розробляються на основі типових, які містять максимальний набір функцій служби. При розробці індивідуальних положень конкретизується склад завдань і функцій служби в залежності від реальних умов її діяльності. Наприклад, до типових технологічних функцій можуть бути додані функції прогнозування розвитку документаційного забезпечення, уніфікації документів, методичного керівництва постановкою діловодства в структурних підрозділах та ін. І навпаки, в конкретному положенні можливе виключення з типових функцій тих, які в даній організації не виконуються діловодної службою або закріплені за іншими структурними підрозділами.
Формуляр положення і структура тексту уніфіковані в УСОРД. Перший пункт розділу «Загальні положення» встановлює точну назву служби діловодства, її місце в організаційній структурі організації, ступінь самостійності служби. Розглянемо два формулювання цього пункту:
1. «Канцелярія є самостійним структурним підрозділом АТ і підпорядковується безпосередньо генеральному директору».
2. «Канцелярія входить до складу загального відділу АТ і підпорядковується його начальнику».
У першому випадку закріплена самостійність канцелярії, у другому - її допоміжне значення.
Далі в Положенні зазначаються найменування посади керівника служби - начальник, завідувач, керуючий; порядок призначення і звільнення його з посади, вимоги до його кваліфікації та стажу практичної роботи.
Наступним пунктом дається перелік основних правових, директивних, нормативних та інструктивних документів, якими служба діловодства керується в своїй роботі. Спочатку перераховуються законодавчі та загальнодержавні нормативно-методичні та нормативно-технічні документи, потім - внутрішні організаційні та розпорядчі.
Якщо канцелярія має свою печатку (печатки), в Положенні даються її опис, умови її зберігання та використання.
Другий розділ Положення формулює спільну мету і основні завдання служби діловодства. При формулюванні завдань служби їх не можна звужувати до завдань його керівника.
Третій розділ Положення основний. Він містить всебічну характеристику діяльності служби діловодства і називається «Функції». Їх опис має мати чіткі формулювання і включати всі функції, виконувані службою діловодства. При наявності в службі структурних підрозділів в розділ «Функції» вводяться відповідні їх назвам підрозділи, а опис функцій дається для кожного структурного підрозділу. Тим самим закріплюється обсяг відповідальності кожного структурного підрозділу за певну ділянку роботи. При цьому необхідно продумати ретельне розмежування функцій служби між окремими ланками або ділянками, для того щоб уникнути дублювання і паралелізму в роботі, а також «втрати» або пропуску якийсь із функцій, невключення її до Положення. При складанні цього розділу прийнято обговорювати, які функції підрозділ виконує цілком, а в яких бере участь і в якій формі.
Четвертий розділ Положення «Права» містить перерахування прав, які закріплюються за службою в цілому для реалізації покладених на неї завдань і функцій. В права служби діловодства включають право перевіряти організацію роботи з документами в структурних підрозділах, вимагати від виконавців доопрацювання документів в разі порушення правил їх складання, запитувати у структурних підрозділів інформацію, необхідну для виконання своїх функцій, і т.д. Значний вплив на стан роботи з документами може надати наділення служби діловодства правом не приймати до реєстрації та відправлення внутрішні та вихідні документи, оформлені з порушенням встановлених вимог (наприклад, з відсутністю необхідних віз або підписів, з простроченими термінами і т.д.).
Для того щоб встановити розмежування прав служби та її керівника, в розділі встановлюють персональні права керівника служби діловодства. У їх числі зазвичай є право встановлювати коло відповідальності своїх заступників, підписувати, стверджувати, візувати певні документи, видавати розпорядження про певне коло питань, призначати і звільняти із займаних посад працівників служби діловодства (або представляти документи для цих процедур), застосовувати заходи заохочення або стягнення і т.д.
Посадові обов'язки керівника служби діловодства не регламентуються окремим документом (посадовою інструкцією), тому до Положення вводять розділ «Керівництво», де в числі обов'язків вказують функцію координації діяльності служби діловодства, планування її роботи, контроль за роботою співробітників, вдосконалення організаційної структури, створення або участь в розробці нормативно-методичного забезпечення діяльності служби.
Розділ «Відповідальність» виділяється в самостійний або включається в розділ «Керівництво» і містить перелік основних позицій, за якими керівник несе персональну відповідальність за виконання завдань служби, за стан документації, її відповідність вимогам нормативно-правових та нормативних документів, достовірність інформації, її витік, організацію роботи служби, роботу з кадрами і т.д.
Іноді в Положенні розділ «Керівництво» ділиться на три підрозділи: керівник служби діловодства зобов'язаний (перерахування обов'язків), керівник служби діловодства має право (перерахування прав), керівник служби діловодства несе відповідальність (персональна відповідальність).
Розділ «Взаємовідносини з іншими структурними підрозділами» повинен відображати наявність і характер взаємозв'язків служби діловодства з іншими структурними підрозділами, що виникають в ході виконання її завдань і функцій, взаємні зобов'язання, склад і характеристику документів, що розробляються службою діловодства спільно з іншими структурними підрозділами, терміни їх подання , періодичність обміну інформацією. Як правило, в цьому розділі фіксуються відносини з відділом кадрів, секретаріатом колегіального органу, функціональними структурними підрозділами, юридичним відділом. У розділі перераховуються види діяльності, які служба діловодства проводить за погодженням з іншими підрозділами.
Правова значимість Положення як організаційного документа підвищується при включенні в нього розділів, що встановлюють порядок і контроль за використанням матеріальних ресурсів, критеріїв оцінки роботи структурного підрозділу, порядку стимулювання і заходів відповідальності працівників за виконання покладених функцій, а також терміни дії Положення та порядок його перегляду. Ці розділи не належать до числа обов'язкових, але значно підвищують роль Положення як організаційного документа.
Положення розробляє і підписує керівник служби діловодства, стверджує керівник організації. Оформляється Положення на загальному бланку організації і узгоджується з керівниками тих структурних підрозділів, з якими в ньому закріплені взаємозв'язку.
Перегляд Положення проводять при зміні структури організації, перепідпорядкування служби діловодства, зміні її внутрішньої організаційної структури, впровадженні нових форм і методів організації праці, а також впровадження нової технології, так як при цьому відбувається перерозподіл функцій між структурними підрозділами.
Основний організаційний документ, що регламентує розмежування обов'язків і прав між співробітниками, що є основою для усунення паралелізму і дублювання у виконанні окремих операцій, встановлення взаємозв'язків окремих посад - посадова інструкція (див. § 7.1). Службова посада є первинним елементом управлінської структури. Формування системи посад залежить від обсягу, складу, характеру функцій, які виконуються в структурному підрозділі, від поділу і кооперації праці. Посадова інструкція - дієвий засіб управління, що виконує організаційну, яка регламентує і регулюючу роль. Крім того, посадові інструкції дозволяють об'єктивно оцінювати діяльність кожного працівника служби, об'єктивно застосовувати заходи впливу.