оформлення відрядження

Правові основи: ТК РФ, ст. 166-168, ст. 259, ст. 264, ст.268

1. Службове завдання і звіт про його виконання.

Документальне оформлення відрядження починається з підготовки службового завдання. Цей документ оформляється за уніфікованою формою Т-10а «Службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання».

Службове завдання заповнюється керівником структурного підрозділу, з якого відряджається працівник, і затверджується керівником організації.

У службовому завданні необхідно вказати найменування організації-платника, тому що фінансувати відрядження може як сторона, що направляє працівника у відрядження, так і сторона, яка приймає його.

2. Оформлення наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження.

На підставі службового завдання з візою керівника організації видається наказ за уніфікованою формою № Т-9 (про направлення працівника у відрядження) або № Т-9а (про направлення працівників у відрядження).

Наказ підписується керівником організації. Службове завдання підшивається в папку з підставами до наказів на відрядження.

3. Реєстрація наказу в Журналі реєстрації наказів.

Якщо в організації у відрядження направляється велика кількість співробітників, то доцільніше завести окремий журнал реєстрації наказів на відрядження. Якщо ж відрядження - явище рідкісне, можна зареєструвати наказ у журналі реєстрації наказів по особовому складу, термін зберігання яких становить 5 років.

4. Ознайомлення працівника з наказом під розпис.

5. Оформлення посвідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження оформляється за уніфікованою формою № Т-10 і підписується керівником організації.

На перевертнів боці форми № Т-10 необхідно оформити першу позначку про вибуття працівника і проставити відбиток печатки організації.

Якщо у відрядження направляється одночасно кілька людей, посвідчення оформляється кожному працівнику.

6. Реєстрація співробітника в Журналі обліку працівників, які вибувають у службові відрядження.

Якщо в організацію прибувають працівники у відрядження, на них також необхідно вести Журнал обліку працівників, які прибули в організацію. в яку вони відряджені.

Термін зберігання журналів вибуття і прибуття становить 5 років.

7. Оформлення та здача службового завдання і посвідчення про відрядження.

Після повернення з відрядження працівникові необхідно на службовому завданні написати короткий звіт про виконання мети відрядження і підписати його.

На посвідченні про відрядження проставляється відмітка про прибуття працівника шляхом прописування дати повернення, посади і підпису особи, що посвідчує прибуття працівника, і відбитка печатки.

Службове завдання, посвідчення про відрядження і авансовий звіт передаються працівником до бухгалтерії.