PLU (Price Look-Up) - це значення, які можуть програмуватися під інвентар або товари. Це дуже корисна функція для швидкого і точного введення і фіксації, найчастіше товарів, що продаються. Одного разу запрограмовані, вони дозволяють ввести PLU код (наприклад 331) на клавіатурі і потім натиснути кнопку "PLU" - ціна продукту і його опис тут же висвітиться на дисплеї. Залежно від моделі апарата, кількість PLU буває від 12 до 1600. Деякі моделі також дозволяють вводити деяку інформацію про товар і ім'я кожного PLU. З цього кожен номер PLU може видавати ім'я, опис і ціну одним натисканням на кнопку.
Принтери. Бувають одинарними і подвійними, а також буквено-цифровими. Одинарний принтер друкує тільки на одному аркуші чекової стрічки, який може використовуватися як для звіту, так і для покупців. Не дивлячись на це, деякі одинарні принтери друкують на двошарової стрічці, одна частина якої призначається для клієнта, а друга використовується для звітності (роздруківка для журналу). Подвійні принтери зустрічаються в більш дорогих моделях, вони дозволяють роздільно роздруковувати чеки для покупців і чеки для звітності. Топові моделі касових апаратів також дозволяють друкувати на обох видах чекової стрічки символи і букви, опису PLU, логотип і / або комерційні повідомлення.
Чекова стрічка. Хоча і не є власне складовою частиною касового апарату, проте є стандартизованим під конкретну модель касового апарату витратним матеріалом.
Чекова стрічка «еволюціонувала» разом з вдосконаленням принтерів контрольно-касових машин. Фактично пішли в минуле одно- і двошарове (самокопіюється) стрічки.
У термопринтері ККМ застосовується спеціальний папір - термолента. Слід звернути увагу на зберігання таких стрічок. В силу специфіки матеріалу паперу їх не варто зберігати в теплому (або гарячому) місці, де вони можуть потемніти або випадковим чином піддатися термічному впливу (при цьому контрольна стрічка потемніє з втратою всієї інформації). Також слід пам'ятати, що ефект потемніння від нагрівання незворотній, тобто при охолодженні стрічка не світлішає. Більш того, термопапір блідне згодом (протягом 1-3 років), тому до зберігання чеків і звітів, роздрукованих таким чином, треба ставитися гранично обережно.
Клавіатура. Може бути плівковою (коли її площину покрита спеціальною плівкою з нанесеними зображеннями клавіш) і кнопкової (кожна кнопка - пластмасова або гумова - виділена окремо). Плюс плівковою клавіатури полягає в тому, що внаслідок властивостей покриває плівки подібний касовий апарат можна використовувати при роботі з «агресивною» продукцією - наприклад, продуктами харчування типу риби, борошна, сирого м'яса і т.д. оскільки в такому випадку зазначена «агресивна» середовище не зможе проникнути всередину апарату і вивести його з ладу. Мінусом в даному випадку є та обставина, що в силу специфіки механізму при натисканні на такі намальовані клавіші необхідно прикладати певне зусилля.
У свою чергу клавіші на кнопкової клавіатурі легко нажімаеми, але в цілому ця частина касового апарату в такому виконанні вимагає до себе більш дбайливого ставлення.
Основні підгрупи клавіш / кнопок: цифрові, клавіші номерів відділів (секцій), протягання чекової стрічки і спеціальні. Ці підгрупи розділені за кольором і своїм місцем розташування на клавіатурі. Найчастіше виробники, для економії місця на клавіатурній дошці, поєднують функції деяких кнопок - т. Е. Одне натискання в даному випадку буде мати різний зміст за умови, що раніше вже була натиснута спеціальна кнопка з певною функцією або попередньо машина була переведена в якийсь інший режим роботи.
Система ідентифікації співробітників. Більшість моделей касових апаратів мають систему безпеки ID клерк. Вона дозволяє касирам (продавцям) мати свої особисті ID номера, що дозволяють їм реєструватися і працювати з касовим апаратом. Число ID номерів варіюється від 6 до 18. Ця система використовується для відстеження та звітності продажів кожного працівника. Деякі моделі касових апаратів дозволяють привласнювати номерами ID буквено-цифрові опису.
Грошові ящики. Багато моделей касових апаратів поставляються з грошовими ящиками, по крайней мере, з 4-ма відділами для монет і 4-ма відділами для банкнот. Топові моделі мають кілька додаткових відділень в лотку або додатковий відсік для зберігання готівки.
Основні вимоги роботи і поняття для працюючих на касових апаратах:
2. У кожного касового апарату незалежно від моделі існує три основних види звітів:
a) X-звіт -Звіт без гасіння, цей звіт призначений для контролю роботи касира і показує скільки операцій і які суми були проведені протягом зміни (робочого дня). Знімати показання по цих звітів можна скільки завгодно раз (звичайно з дозволу керівництва організації). Існує кілька типів Х-звітів: повний звіт; по відділах; по касирам; по товарах і т.д. в залежності від моделі ККМ.
b) Z-звіт - звіт з гасінням, знімається в основному один раз в кінці зміни. Зняття цього звіту показує закриття зміни (кінець робочого дня) і його показання необхідно записувати в журнал касира-операціоніста. Z-звіт має контрольну стрічку, в якій показуються всі чеки, пробиті за зміну в форматі: час - № чека / покупки - сума / ціна продажу.
c) Звіт по Еклз - новий тип звітів, ці звіти знімаються тільки на касових апаратах зі встановленою в них Еклз (з літерою «К»). Дані для цих звітів беруться безпосередньо з самого блоку Еклз. Як і в Х-звітах, звіти по Еклз можна знімати скільки завгодно. Різниця звітів по Еклз з Х-звітами в тому, що звіт по Еклз може показати будь-який касовий чек, пробитий в період роботи цього блоку, тому що практично всі дії з касовим апаратом відображаються в Еклз.
3. Блок ЕКЛЗ- некорректіруемих пристрій в касовому апараті. Містить практично всю інформацію про роботу на касовому апараті, починаючи від відкриття зміни і закінчуючи кожним пробитим чеком. Еклз підлягає заміні приблизно кожні 13 місяців, незалежно від того працювали на цій ККМ чи ні, кількість пробитих чеків на заповнення Еклз впливає рідко, пробиті суми на заповнення блоку Еклз не впливають! Термін експлуатації блоку Еклз непередбачуваний, бували випадки роботи блоку по 18 місяців, а потрапляли такі, які після семи місяців роботи вимагали заміни!
4. Час або дату на касовому апараті перевести назад не можна (якщо був пробитий, хоча б один чек в зміні). Якщо дата «пішла» вперед, необхідна заміна фіскальної пам'яті (і Еклз - для апаратів з літерою «К» в назві), на цьому касовому апараті працювати ні в якому разі не можна.
5. Різниця в часі на касовому чеку більше або менше 5-ти хвилин штрафується!
6. Фіскальна пам'ять - один з основних вузлів в касовому апараті, містить дані про реєстрацію ККМ:
Реєстраційний номер ККМ присвоюється йому в податковій інспекції;
Пароль податкового інспектора;
Дані про всіх знятих z-звітах (в форматі: дата зняття; № z-звіту; змінний підсумок за вказану дату);
№ останнього знятого фіскального звіту
Працювати на касовому апараті без фіскальної пам'яті не можна, на кожному пробитому чеку вказується ознака фіскальної пам'яті (то, що вона знаходиться в ККП). Фіскальна пам'ять в ККМ підлягає заміні в разі:
Проведена запис z-звіту з неправильною датою;
Виходу з ладу цієї пам'яті (згоріла мікросхема тощо);
Помилково введені дані при фіскалізації (реєстрації ККМ в податковій інспекції);
Заповнення блоку фіскальної пам'яті-фіскальна пам'ять обмежена певною кількістю z-звітів і розрахована приблизно на 5-7 років роботи ККМ залежить від моделі касового апарата.
7. Контрольна стрічка у ККМ - буває двох видів:
Бумажная- містить інформацію про кожному чеку;
Електронная- Еклз (Електронна контрольна стрічка захищена).
Контрольна стрічка (як і Еклз після заміни) повинна зберігатися разом з z-звітом за дане число протягом 5-ти років!