Законодавством встановлено вимогу про правильну і своєчасну підготовку роботодавцем документів, необхідних для оформлення пенсії працівнику. Якими нормативними правовими актами потрібно керуватися, щоб виконати зазначену вимогу та уникнути помилок? Відповіді на це та інші питання пропонуємо розглянути в даній статті.
Підготовка документів, необхідних для призначення пенсії, і уявлення до її призначенням здійснюються роботодавцем за місцем останньої роботи заявника (годувальника).
З метою забезпечення в організації роботи по оформленню та поданням документів для призначення пенсії роботодавець повинен визначити відповідального працівника (групу) (далі - представник роботодавця). Призначення такого працівника закріплюється наказом або розпорядженням роботодавця. Як правило, виконання такої роботи покладається на працівника (може бути, декількох), який за родом своєї основної діяльності пов'язаний з оформленням документів про прийом на роботу і звільнення, урахуванням особового складу, веденням трудових книжок.
Розглянемо порядок підготовки документів покроково.
Крок 1. Складання списків осіб, що йдуть на пенсію
Представник роботодавця щорічно на початку кожного року на працівників, які в наступному році досягають пенсійного віку і набувають право на пенсію, на підставі трудових книжок та особових карток складає списки. У ці списки він включає відомості про працівників, які одержують право на пенсію:
Списки формують в хронологічному порядку в залежності від дати набуття права на пенсію за визначеною формою.
Зразок форми списку дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 23 журналу.
Складаючи список, зверніть увагу на наступне:
1) дані про дату народження вказують на підставі документа, що посвідчує особу (паспорт громадянина Республіки Білорусь, національний паспорт іноземного громадянина і (або) дозвіл на проживання, посвідчення біженця).
Порядок подання трудової книжки як доказ стажу роботи для призначення пенсії регламентований п. 25 Положення. Цим же пунктом передбачено можливість подання для призначення пенсії копії трудової книжки, засвідченої роботодавцем за місцем останньої роботи. В такому випадку трудова книжка додається до заяви (подання) для вивчення вироблених в ній записів і їх звірки з записами в копії трудової книжки.
Періоди, що включаються в стаж, обчислюють в календарному порядку з розрахунку повного року, за винятком окремих визначених законодавством періодів, які зараховуються до стажу на пільгових умовах. При цьому періоди роботи за трудовою книжкою обчислюють від дати прийому на роботу до дати звільнення. День звільнення вважається останнім робочим днем.
При виявленні в трудових книжках підчисток, поправок, необумовлені виправлень, а також в інших випадках, коли запис викликає сумнів, представник роботодавця ставить працівника в популярність і вживає заходів щодо витребування належних документів або внесення змін до відповідного запису в трудовій книжці;
Якщо при підрахунку стажу, в т.ч. спеціального, по трудовій книжці встановлено, що у працівника його недостатньо для призначення пенсії або є перерви в роботі, то у нього в обов'язковому порядку уточнюють наявність інших документів, що підтверджують його трудову чи іншу діяльність, зараховується до стажу для призначення пенсії. При необхідності представник роботодавця вживає заходів до витребування потрібних документів про роботу (діяльності), а у відповідних випадках - розшуку свідків, які, на думку працівника, могли б підтвердити періоди його роботи.
Крок 2. Формування комплекту документів
Комплект документів залежить від виду пенсії. Однак обов'язковою для призначення будь-якого виду трудової пенсії є документ, що засвідчує особу, вік, місце проживання і громадянство:
- для громадянина Республіки Білорусь - паспорт громадянина Республіки Білорусь;
- для іноземців і осіб без громадянства - національний паспорт і (або) дозвіл на проживання;
- для неповнолітніх осіб, які не досягли 16 років, - свідоцтво про народження або паспорт.
Отже, розглянемо необхідний комплект документів по кожному виду пенсії.
1. Комплект документів для призначення пенсії за віком
Для призначення пенсії за віком необхідні:
В необхідних випадках також представляють:
2. Комплект документів для призначення пенсії по інвалідності
Для призначення пенсії по інвалідності необхідні:
В необхідних випадках також представляють:
3. Комплект документів для призначення пенсії у зв'язку з втратою годувальника
Для призначення пенсії у зв'язку з втратою годувальника необхідні:
В необхідних випадках також представляють:
Сім'ї громадян Республіки Білорусь - переселенців з інших держав при необхідності подають довідку про отримання пенсії у зв'язку з втратою годувальника раніше.
4. Комплект документів для призначення пенсії за вислугу років
Для призначення пенсії за вислугу років необхідні:
В необхідних випадках також представляють:
Представник роботодавця за місяць до досягнення працівником пенсійного віку та набуття права на пенсію сповіщає його про порядок звернення за пенсією.
Звертатися за призначенням пенсії працівник може в будь-який час після виникнення на неї права без обмеження термінів. При цьому звертатися за призначенням трудової пенсії за віком можна і до настання загальновстановленого пенсійного віку, однак не раніше ніж за місяць до виникнення права на неї.
У тих випадках, коли для призначення пенсії представлені не всі необхідні документи, для оформлення яких бракує призначається місячний термін. Якщо документи будуть представлені в цей термін, то днем звернення за пенсією буде день прийому заяви про призначення пенсії.
Заява про призначення пенсії заповнює заявник за встановленою формою. Потім його реєструє представник роботодавця в журналі реєстрації заяв і подань до призначення пенсій. У разі звільнення працівника після подачі заяви про призначення пенсії воно підлягає розгляду роботодавцем у встановленому порядку незалежно від факту звільнення. Заява про призначення пенсії у зв'язку з втратою годувальника приймає представник роботодавця за місцем останньої роботи годувальника незалежно від часу, що пройшов після його смерті.
Якщо працівнику відмовлено в поданні до призначення пенсії, роботодавець повідомляє йому про це в письмовій формі із зазначенням причини відмови.
Фахівці органів, що займаються призначенням і виплатою пенсій, зобов'язані давати роз'яснення і довідки з питань призначення пенсій, а також сприяти заявникові в отриманні необхідних документів (зокрема, наприклад, отримання документів про стаж роботи та заробіток з-за кордону). Вони мають право вимагати відповідні документи від роботодавців і окремих осіб, а також перевіряти в необхідних випадках обґрунтованість їх видачі, запитувати в органах державної експертизи умов праці висновку про якість проведення атестації робочих місць за умовами праці та правильності застосування списків № 1 і № 2 *.
Матеріальна відповідальність роботодавця
Роботодавець несе матеріальну відповідальність перед пенсіонером за шкоду, заподіяну несвоєчасним і неповним оформленням документів, необхідних для призначення та перерахунку пенсії, а також поданням документів, що містять недостовірні відомості, в порядку, встановленому законодавством РБ (ст. 76 Закону).
Порушення роботодавцем або уповноваженою посадовою особою роботодавця вимог законодавства про своєчасне оформлення документів про стаж роботи, заробіток або результатах атестації робочих місць за умовами праці, необхідних для призначення пенсій, або уявлення таких документів, що містять неповні або недостовірні відомості, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі від 20 до 50 базових величин (ст. 9.14 Кодексу РБ про адміністративні правопорушення).
При прийомі на роботу пенсіонера роботодавець зобов'язаний сповістити про це в 5-денний термін орган, який виплачує пенсію (ст. 93 Закону).
У разі невиконання встановленої Законом обов'язки про повідомлення органів, які виплачують пенсії, про прийом на роботу пенсіонера, суми пенсії, надміру виплачені пенсіонерові, стягуються на користь органу, що виплачує пенсію, за його розпорядженням у безспірному порядку з роботодавців - юридичних осіб та в судовому порядку з роботодавців - фізичних осіб. При неможливості списання зайво виплачених сум пенсій в безспірному порядку (у зв'язку з ліквідацією (припиненням діяльності) роботодавця і відсутністю його правонаступника) зазначені суми пенсії утримуються з пенсії пенсіонера на підставі рішення комісії по призначенню пенсій, утвореною районним (міським) виконавчим і розпорядчим органом, в порядку, встановленому ст. 94 Закону.