Кругла печатка в організації - найважливіший атрибут управління, адже її завдання, ні багато ні мало, завірити підпис першої особи. Але чи все так просто? Чи може бути в організації більше однієї печатки, і якщо так, то на які документи вони проставляються? У статті ви знайдете докладну нормативну базу щодо створення печаток і штампів, рекомендації по їх використанню, знищенню і призначенням відповідальних осіб.
Нормативна база
Щоб зрозуміти, чи повинна бути в організації друк, і якщо так, то яка інформація буде в ній містяться, звернемося до законодавець-ству (див. Таблицю).
Зверніть увагу: закон містить лише мінімальні вимоги до змісту печаток ТОВ та акціонерних товариств. Організація може доповнити свій відбиток власним логотипом, емблемою, контактні-ми даними, банківськими реквізитами і т. П.
Крім того, технічні вимоги до печаток організацій содер-жит Національний стандарт Укаїни «Печатки мастіч-ні посвідчувальні. Форма, розміри і технічні вимоги »
види печаток
Виділяють наступні види печаток:
Гербові печатки в обов'язковому порядку повинні бути зареєстровані.
круглі печатки отримують організації, що не мають права вико-ти державну символіку, але зобов'язані мати печатку (ТОВ, акціонерні товариства), а також індивідуальні підприємці;
додаткові друку виготовляються в організації по потреб-ності і видаються в користування або окремим та структурним підрозділам, або призначаються для певних груп документів.
Зразки додаткових печаток:
Комерційні організації включають свої печатки в дер-ний реєстр добровільно. Зареєстровані друку мають унікальний номер, який видно на зовнішньому обідку відбитка і є додаткового-котельної захистом друку від підробки.
Однозначного визначення штампа нормативні документи нам не пропонують. Їх мета - миттєво відтворити на папері те, що всякий раз доводиться писати від руки.
Куди і як ставити печатки і штампи?
Якщо форма документа передбачає обов'язкове проставлення печатки, місце відбитка позначається буквами «М.П.». Печатка ставиться прямо на них:
Коли позначення місця друку на документі немає, але завірити підпис все одно потрібно, відбиток проставляється так, щоб він зачепив останні букви посади підписувача та фрагмент його підпису. Але старатися небажано: і посаду, і підпис повинні залишитися видимими і Новомосковскемимі.
Місця проставлення штампів, як правило, більш-менш визна-розділені.
Наприклад, в інструкціях з діловодства прийнято прописувати, що штамп «Вхідний документ» ставиться саме в нижньому правому куті документа, а штамп «На контроль» - на верхньому полі справа.
призначення відповідального
Робота з печатками і штампами в компанії повинна бути строго організована. Рекомендується доручити її комусь одному, наприклад начальнику відділу діловодства, помічнику керівника і т. П. Кандидатура працівника призначається наказом керівника ор-ганізації. В обов'язки призначеного працівника входитимуть:
- прийом заявок на виготовлення печаток і штампів та спрямування їх у відповідальний підрозділ;
- передача додаткових печаток в структурні підрозділи і відповідальним за них працівникам;
- знищення печаток і штампів, включаючи документальне оформ-ня цього процесу;
- розробка, впровадження та підтримання в актуальному стані ло-Кальний нормативних актів, що регламентують роботу з печатками в організації.
Текст розпорядчої частини наказу про призначення відповідальним-ного за організацію роботи з печатками і штампами:
1. Призначити відповідальним за використання, зберігання, знищення та облік печаток і штампів ТОВ «Світанок» головного спеціаліста відділу документаційного забезпечення управління Ковальову Світлану Вікторівну.
2. При відсутності головного спеціаліста відділу документаційного забезпечення управління Ковальової Світлани Вікторівни відповідальним за використання, зберігання, знищення та облік печаток і штампів є помічник генерального директора Надєждіна Алла Петрівна.
3. Начальнику відділу кадрів внести зміни до посадових інструкцій зазначених працівників.
4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Як видно з прикладу, в наказі зазначається не посада відпові-ного, а ім'я конкретного працівника. Таким чином, свої функції відпові-ного пішов на підвищення або звільнився співробітник не зможе «передати у спадок» того, хто займе його місце. Те ж стосується і його потенціалом-ного заступника. В обох випадках наказ доведеться складати наново.
Зберігання печаток і штампів
Не завжди вдається зберігати всі печатки і штампи в канцелярії. Осо-бенно це стосується додаткових печаток, які розходяться по структурним підрозділам. Щоб точно знати, в який відділ була передана та чи інша друк, в компанії зводиться Журнал обліку дви-жения печаток і штампів. Оскільки документ має на увазі «живі» відбитки печаток та підпису працівників, він є рукописним (див. Та-бліцу):
Працівник, розписався в отриманні відбитку печатки або штампа, автомати-тично стає відповідальним за їх зберігання. На місцях печатки та штампи слід утримувати так, щоб виключити можливість ис-користування їх іншими працівниками і сторонніми особами, а також розкрадання. Найкраще зберігати друк в ящику, який замикається столу, шафи або сейфі.
Час від часу друк доводиться виносити за межі органі-зації. У цьому випадку працівник, який бере її з собою, одержує печатку у відповідальної особи під розпис.
Знищення печаток і штампів
Відслужили своє (що прийшли в непридатність, морально застарілі) відбиток печатки або штампа ні в якому разі не можна просто викинути. Процес знищення друку включає в себе приведення в повну непридатність кліше (елемента друку, що містить дзеркальне відображення Отті-ска *), так, щоб його не можна було відновити і використовувати. Те, що залишилося від кліше, можна викинути. Крім того, весь процес повинен бути задокументований. Для документування самого знищення досить акту. Комісія зі знищення може створюватися наказом генерального директора в міру потреби. У ньому члени комісії перераховуються поіменно. Якщо в компанії багато печаток і штампів, то склад комісії може бути закріплений в локальному акті (наприклад, в Положенні про печатки та штампи), і там працівники, що входять в комис-сю по знищенню, перераховуються за посадами.
Знищенням печаток відповідальна особа може зайнятися само-стоятельно, а може передати друку для знищення в спеціальну організацію або в орган, який зареєстрував цю печатку.
Якщо прийнято рішення знищити печатку (штамп) на місці своїми силами, в організації збирається спеціальна комісія. Склад комісії затверджується раз і назавжди в локальному нормативному акті, що рег-тірующем порядок знищення печаток і штампів. До комісії обя-ково повинен входити працівник, відповідальний за роботу з печатками.
Знищити гумове або каучукове кліше найпростіше, розрізавши його ножицями на дрібні шматочки. Спалювання, а також обпилювання або дроблення на фракції металевих кліше вимагають вже спеціальних умов і інструментів, і провести ці процеси в умовах звичайної канцелярії важко.
Незважаючи на те що саме кліше знищено і не підлягає віднов-новлення, його відбиток повинен залишитися в організації і зберігатися посто-янно або в Книзі (журналі) відбитків печаток, штампів, факсиміле, або на акті, де відбиток був поставлений в останній раз перед знищенням [4].
Регламент з печаток і штампів в організації
Регламентувати роботу з печатками і штампами в організації можна шляхом видання локального нормативного акта. Це може бути простий наказ по основній діяльності, а може бути порядок, пра-вила або інструкція, затверджувані генеральним директором і вводь-мі в дію наказом. У документі має бути відображено, які печатки і штампи діють в організації, описаний порядок видачі, зберігання і знищення печаток і штампів.
Особливу увагу слід звернути на додаткові друку: не-обходимо описати, на який конкретний документ ставиться кожна з них. Цю інформацію можна оформити у вигляді таблиці:
Затверджений регламент потрібно щорічно переглядати і при необхідності вносити в нього актуальні зміни.
У статті нами були розглянуті основні правила роботи з друк-тями. Узагальнюючи сказане, можна зробити тільки один висновок: печатка організації - занадто серйозний предмет, щоб ставитися до нього легковажно, і всі правила в кінцевому рахунку зводяться до одного: завжди знати, в чиїх руках знаходиться друк і на які документи вона ставиться.
Євгенія Кожанова, експерт по ДОУ і кадрового діловодства
[2] Поширена вираз «гербова печатка» щодо круглої печатки в коммер-чеський організації не зовсім вірно. Воно залишилося з тих часів, коли абсолютна біль-шинство підприємств в країні були державними і, відповідно, мали на своїх печатках державний герб. Сьогодні «гербова» в недержавної компанії озна-чає головну, круглу печатку.
Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера" - провідний щомісячний журнал по підвищенню кваліфікації для секретарів, помічників керівників, референтів, діловодів і офіс-менеджерів.