Якщо тільки мова не йде про грубі порушення етикету, я рекомендую дотримуватися того, що прийнято в вашому офісі і того, як просить це робити ваш начальник, наприклад. Не рекомендується з піною у рота доводити хто правий, а хто винен. Наука про те, як подавати чай в офісі. так само, як і весь етикет в цілому - не військовий статут, а більш-менш гнучке поняття.
Для подачі чаю і кави вам знадобиться красива, зручна посуд. Якщо такий посуд в офісі є - відмінно. Якщо немає, то замовте її офіс-менеджера або, якщо функції офіс-менеджера поєднуєте ви - купіть її самі. Передбачається, що у вас буде кілька міцних великих підносів для того, щоб подавати каву на переговорах з великою кількістю учасників, а також кілька невеликих підносів. Необхідно мати набір красивих кавових чашок і чайних чашок з блюдцями, кілька вазочок для печива, кілька цукорниць, не менше 12 високих прямих і однакових склянок для води, набір чайних ложок, кілька вазочок для цукерок і фруктів, щипчики для цукру для кожної цукорниці, спеціальні вилки з двома зубчиками для тарілочок з лимоном, серветки.
У компанії існує своя політика того, яку каву подавати на переговорах: заварний або розчинний. І той і інший кави необхідно приготувати ще до вашого походу в переговорну.
Коли секретарю подавати чай в офісі. Це також може залежати від того, що прийнято в компанії. За офіційним протоколом прийнято готувати чай і каву за межами переговорної, а потім принести в переговорну і питати кожного гостя, що він вважає за краще: чай або кава. У нашій компанії був прийнятий інший порядок: хвилин через 5 після початку переговорів секретар заходив в переговорну, підходив до кожного учасника і тихенько запитував його, що той буде. У цього підходу був один безперечний плюс: не було ситуацій, коли залишалося багато викинутого кави і чаю. До того ж у нас були постійні гості, які просили, наприклад, приготувати їм дуже слабка кава.
Однак на переговорах офіційного або дуже високого статусу такий підхід, мабуть, не підійде.
Значно полегшить ваше завдання попередня підготовка до переговорів, після якої вам залишиться тільки подбати про те, як подавати каву. Як правило, ви заздалегідь знаєте кількість учасників, тому перед переговорами принесіть в переговорну цукор, пляшки з мінеральною водою, вазочки з печивом і цукерками, фрукти, тарілочки з лимоном, склянки, серветки. Я також рекомендую поставити трохи запасний посуду на кавовий столик в переговорній на випадок, якщо прийде більше гостей. З приводу подачі цукру існують різні думки. Одні джерела рекомендують класти два шматочки цукру на чайну ложку, яка кладеться на блюдце. На мій погляд, у цього правила є ряд незручностей. Ви не знаєте, скільки шматочків цукру хоче покласти в чашку гість. Добре, якщо два або один. А якщо три?
Тому можна просто поставити вазочку з кусковим цукром на стіл. Якщо гостей багато, поставте кілька вазочок, щоб гостям не доводилося тягнутися за цукром і тим більше відволікати інших учасників переговорів, просячи передати їм цукор.
До цукорниці обов'язково повинні йти щипчики для цукру. Куди їх класти? Можна на блюдце поряд з цукорницею, але більш зручно повісити щипчики прямо на цукорницю, щоб їх не потрібно було шукати і відволікатися.
Перед початком переговорів і перед тим, як подавати каву. переконайтеся, що в переговорній варто мінеральна вода в пляшках, як з газом, так і без газу. Відкривати пляшки не потрібно. Іноді в маленьких офісах і на невеликих переговорах пляшки не виставляють, а приносять воду в склянках разом з кавою. Літрові пляшки на стіл виставляти не можна.
Нарізаючи лимон і фрукти, переконайтеся, що робите це безпосередньо перед початком переговорів, інакше вони заветріться і будуть виглядати дуже непрезентабельно. Лимон викладіть кружечком на невеликій тарілочці або блюдце і обов'язково покладіть на тарілочку або поруч спеціальну вилку для лимона, щоб його не доводилося брати руками.
Печиво потрібно вийняти з упаковок і поставити на стіл в красивих вазочках. Не замовляйте занадто жирне печиво, яке залишає сліди на одязі і документах. Також не замовляйте занадто жорстке печиво, яке потрібно буквально гризти. Цукерки в обгортці подавайте загорнутими, цукерки в коробках виставляйте на столи в відкритих коробках.
Також покладіть на стіл кілька тарілочок, на яких буде асортимент з чайних пакетиків. Подавати чай в офісі краще так: ви приносите чашки з гарячою водою, а гості самі вибирають пакетик і кладуть в чашку. Класти в чашку пакетик, а також цукор не можна.
Кава зазвичай подають в кавових чашках, а чай - в чайних. Але в нашому офісі було прийнято мати стандартні чашки, в яких подавалося і те, і інше. Вибираючи кавові чашки, не купуйте занадто маленькі. У них ви зможете подавати тільки кава еспресо, і більшу частину вони не діятимуть, тому що розчинна кава, наприклад, в них пити також незручно. Думаю, не варто говорити, що чай і кава не подають в гуртках або чашках без блюдець, а воду не приносять в пластикових стаканчиках. Пластикові ложки також неприйнятні. Не робіть тріснутий посуд, посуд з відколотий краями.
Подаючи чай або каву, кладіть на блюдце також чайну ложку. Також не забудьте покласти на стіл кілька вазочок з порційними вершками. У деяких офісах прийнято подавати не порційні вершки, а вершки в спеціальних молочників. Переконайтеся, що на столі їх кілька, щоб людям не доводилося тягнутися.
Класти або не класти серветку на блюдце? Офіційні джерела рекомендують - не класти. Проте в багатьох офісах заведено класти на блюдце красиву паперову серветку, а потім ставити на неї чашку, з чим я мабуть, і погоджуся. Це зручно, тому що при подачі кави чашки не дзвенить і нікому не заважають, а якщо гість проллє трохи кави, волога вбереться в серветку. Офіційного протокол проти цього, тому що вважається, що якщо гість проллє занадто багато кави, з серветки утворюється жижа. Цікаво, а протокол враховує, що буде, якщо гість ліванет кави на блюдце без серветки?
Як правильно подавати чай в офісі. Нас завжди вчили, що кава і чай подавати потрібно, підходячи до гостя справа. Але ось сьогодні я дізналася, що, виявляється, це потрібно робити зліва. Цілком ймовірно, що подавати краще з того боку, з якою розташована двері від гостя. Справа в тому, що секретар повинен подавати каву, не перериваючи хід переговорів, роблячи це найбільш непомітно і тихо. Якщо двері в переговорну знаходиться праворуч від гостя, краще підійти до нього справа, ніж лізти неодмінно з лівого боку і всім заважати.
Хто перший отримує свою каву? Спочатку каву подається гостям, потім перекладачам (якщо присутні) і тільки потім начальнику.
Якщо гостей багато, попросіть кого-небудь з інших секретарів (і навіть офіс- менеджера, якщо доведеться), допомогти вам донести величезні підноси. Це буде краще, ніж якщо ви будете ходити туди-сюди багато разів.
Коли забирати посуд? Найкраще це зробити вже після закінчення переговорів, щоб знову ж, нікому не заважати. Однак, якщо переговори затягуються на 4-6 годин, наприклад, можна заздалегідь обговорити це з начальником, чи зручно, щоб ви входили під час переговорів за посудом і щоб запитати, чи подавати ще кави. Деякі начальники воліють зателефонувати в таких випадках з переговорної і попросити забрати посуд.
І ще один момент. Деякі секретарі чомусь соромляться подавати каву і чай в офісі, чомусь вважаючи це справою ганебним. Думають щось на кшталт: «Я п'ять (шість) років в інституті вчилася не для того, щоб кава подавати!». На мій погляд, це не зовсім правильна позиція. Поставтеся до цього питання по-іншому - так, як ніби це ваш ваш офіс, а ви в ньому господиня. Будинки ви ж не соромитеся приносити гостям напої, щоб вони відчували себе у вас комфортно і знали, що ви їм раді? Так само і в офісі. Це і ваші гості теж. Зробіть, щоб їм було приємно перебувати у вашому офісі. Запропонуйте чай або каву на переговорах, запропонуйте чай-каву відвідувачеві, який чекає зустрічі з начальником. Робіть це з радістю, і людям буде дуже приємно приходити в офіс вашої компанії.