Літо ділить людей на відбувають у відпустку і тих, хто їх заміняє. Кому доручити виконання обов'язків відсутніх працівників? Як оформити ці трудові відносини? В кожному окремому випадку слід вибрати варіант, який відповідає вимогам законодавства. Розглянемо ці варіанти, щоб ви могли вибрати той, який підходить саме вам.
На сторінках журналу ми вже так чи інакше зачіпали тему заміни тимчасово відсутніх працівників. Сьогодні зберемо всі можливі способи разом і поговоримо про їх особливості.
Обійдемося своїми силами
Якщо ви хочете обійтися своїми силами і не привертати стороннього співробітника на період відпустки того чи іншого працівника, то вам підійдуть такі варіанти.
Суміщення професій (посад), розширення зон обслуговування, збільшення обсягу робіт. Для виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника додаткова робота як з іншої, так і за такою ж професією (посадою) може бути доручена іншому працівникові за його письмовою згодою. У цій ситуації додаткова робота доручається без звільнення від основної роботи, визначеної трудовим договором (ст. 602 ТК РФ).
Якщо робота доручається за іншою професією (посадою), то вона буде здійснюватися в порядку суміщення професій (посад). Якщо за такою ж професією (посадою) шляхом розширення зон обслуговування, збільшення обсягу робіт.
У всіх перерахованих випадках порядок дій кадровика повинен бути наступним (розглянемо на прикладі суміщення):
Тимчасове переведення на іншу роботу. При такому варіанті працівник звільняється від своєї основної роботи для виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника. Працівник може бути тимчасово переведений на іншу роботу лише за згодою сторін, що укладається в письмовій формі. Виняток становлять випадки, передбачені частинами другою та третьою ст. 722 ТК РФ, такі як виробнича аварія, нещасний випадок на виробництві, пожежа та ін. (Тобто в зв'язку з виробничою необхідністю).
За угодою сторін тимчасове переведення на іншу роботу для заміщення тимчасово відсутнього працівника допускається до виходу цього працівника на роботу. Для його оформлення необхідно:
- укласти з працівником додаткова угода до трудового договору;
- видати наказ за уніфікованою формою № Т-5 **;
- ознайомити з ним працівника під розпис ***.
У зв'язку з виробничою необхідністю тимчасове переведення на іншу роботу допускається без згоди працівника на строк до одного місяця і тільки за умови, що заміщення тимчасово відсутнього працівника викликано надзвичайними обставинами (ч. Друга ст. 722 ТК РФ). Оплата праці працівника при цьому виробляється по виконуваній роботі, але не нижче середнього заробітку за попередньою роботою. Для оформлення перекладу з виробничої необхідності також видається наказ за формою № Т-5, з яким працівник повинен бути ознайомлений під розпис.
Щоб уникнути негативних ситуацій необхідно відповідально підійти до оформлення заміщення керівника організації і матеріально відповідальних співробітників ****.
Внутрішнє сумісництво. При внутрішньому сумісництво ви повинні укласти з працівником окремий трудовий договір про виконання ним іншої регулярної оплачуваної роботи у вільний від основної роботи час. При укладанні трудового договору за сумісництвом необхідно звернути увагу на обмеження, встановлені частиною п'ятою статті 282 Трудового кодексу. Якщо майбутній сумісник не підпадає під зазначені обмеження, то з ним можна укладати трудовий договір. При цьому в трудовому договорі має бути обов'язково вказівку на те, що робота є сумісництвом.
На підставі укладеного трудового договору:
- видається наказ про прийом на роботу за сумісництвом за формою № Т-1 **;
- наказ оголошується працівнику під розпис;
- вноситься запис до трудової книжки (за бажанням працівника) (ст. 66 ТК РФ);
- оформляється окрема особова картка за формою № Т-2 **.
Залучаємо фахівців з боку
Якщо силами співробітників організації ви обійтися не можете, пропонуємо розглянути такі варіанти.
Зовнішнє сумісництво. На такий короткий термін, як відпустка, знайти хорошого фахівця, звичайно, не просто. В такому випадку можна запросити фахівця з іншої організації на умовах зовнішнього сумісництва та з ним укласти трудовий договір на період відпустки вашого співробітника. Але при цьому треба пам'ятати про обмеження і особливості, встановлених при роботі за сумісництвом, про які ми говорили вище.
Загальний порядок дій при прийомі на роботу зовнішнього сумісника такий же, як і при прийомі внутрішнього сумісника (трудовий договір, наказ, особова картка). Одна відмінність: запис в трудову книжку (знову ж за бажанням працівника) робиться за місцем основної роботи вашого зовнішнього сумісника. Для цього ви повинні будете, якщо працівник попросить, видати йому копію наказу про прийом на роботу або довідку (ст. 66 ТК РФ).
Строковий трудовий договір. На період відпустки працівника, щоб не порушувався нормальний хід роботи в конкретному структурному підрозділі або в організації в цілому, можна прийняти працівника за строковим трудовим договором.
Порядок прийому на роботу за строковим трудовим договором такий же, як і при прийомі працівника на невизначений термін. Але існують і деякі особливості.
Так, відповідно до статті 57 Трудового кодексу в трудовому договорі в обов'язковому порядку повинен бути зазначений термін його дії і обставини (причини), які послужили підставою для укладання строкового трудового договору. Підставою в даному випадку є надання відпустки (чергового або додаткового) співробітникові організації. А який вказати термін?
При прийомі на роботу на час відпустки (щорічної оплачуваної та (або) додаткового) того чи іншого працівника, здавалося б, що дата закінчення відпустки відома і можна оформляти саме до цієї дати. Але як бути, якщо працівник під час відпустки захворіє і його відпустка триватиме на кількість днів хвороби, зазначених у лікарняному листку (ст. 124 ТК РФ)? Якщо тимчасово відсутній працівник відсутній довше, ніж передбачалося спочатку, а працівник, його заміщає за строковим трудовим договором, продовжує працювати, то може виникнути ситуація, коли договір стане постійним (частина четверта ст. 58 ТК РФ). Тому краще в трудових договорах, що укладаються на час відпустки того чи іншого працівника, не вказувати конкретну дату його закінчення, а прийняти працівника «на період тимчасової відсутності конкретного співробітника» (із зазначенням посади, прізвища, імені, по батькові заміщає працівника).
Глобальний підхід
Бувають ситуації, коли мова йде не про заміну кількох співробітників, а про необхідність залучити значно більшу кількість людей або закрити дуже великий фронт роботи. Виходом може стати лізинг персоналу або аутсорсинг робіт (послуг).
При укладанні строкових трудових договорів не забувайте про термін їх закінчення. Трудовий договір, укладений на час виконання певної роботи, припиняється після закінчення цієї роботи. Трудовий договір, укладений на час виконання обов'язків відсутнього працівника, припиняється з виходом цього працівника на роботу. Трудовий договір, укладений для виконання сезонних робіт протягом певного періоду (сезону), припиняється після закінчення цього періоду (сезону).
Про припинення строкового трудового договору у зв'язку із закінченням терміну його дії працівник повинен бути попереджений у письмовій формі не менш ніж за три календарні дні до звільнення (за винятком випадків, коли закінчується термін дії строкового трудового договору, укладеного на час виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника) (ст. 79 ТК РФ).
Наталя Сергєєва, начальник юридичного відділу ЗАТ «Дормашінвест»