Особливості та правила ведення роботодавцями трудових книжок, а також всіх супутніх документів.
Загальні положення про трудові книжки
Роботодавець зобов'язаний вести трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював у нього понад 5 днів. Виняток становлять тільки роботодавці - фізичні особи, які не є індивідуальними підприємцями (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведення і зберігання трудових книжок).
На роботодавця покладається обов'язок з обліку і зберігання трудових книжок як бланків суворої звітності, які повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження (п. 6.2 Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну СРСР 29.07. 1 983 № 105).
Для обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них главою VI Правил ведення трудових книжок передбачено ведення:Матеріали по темі
Зберігання документів: правила, терміни і способи
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
Обов'язкове ведення Книги обліку руху трудових книжок передбачено п. 40 Правил ведення трудових книжок. У Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, яка ведеться кадровою службою, що оформляє прийом і звільнення працівників, реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші в них із зазначенням серії та номера, видані працівникам знову.
Примітка: При отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник повинен буде розписатися в особистій картці і у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Але ні в якому разі не можна розписуватися в самій трудовій книжці, це грубе порушення!
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинна бути пронумерована, прошнурована, завірена підписом керівника організації, а також скріплена сургучною печаткою або опломбована. Ця вимога законодавства. Більшість роботодавців нехтують цією вимогою і за це отримують штрафи, передбачені Кодексом РФ про адміністративні правопорушення.
Прибутково-видаткова книга з обліку трудової книжки і вкладишів до неї
Обов'язкове ведення Прибутково-видаткової книги по обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, передбачено п. 41 Правил ведення трудових книжок. Відповідно до зазначеної норми, в Прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, яка ведеться бухгалтерією організації, вносяться відомості про всі операції, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудової книжки і вкладиша до неї, який ведеться бухгалтерією організації. Також туди вносяться відомості про всі операції, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудової книжки і вкладиша до неї, із зазначенням серії та номера кожного бланка.
Відповідно до п. 42 Правил, після закінчення кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, зобов'язана подати до бухгалтерії організації звіт про наявність бланків трудової книжки і вкладиша до неї, і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші в них, з додатком прибуткового ордера каси організації. При веденні зазначеної книги повинна бути в наявності не тільки вона сама, але також і звіти про використання її бланків. Тим часом, у багатьох організаціях немає ні книги, ні звітів.
Договір на забезпечення бланками трудових книжок і вкладишами до них
Виготовлення бланків трудових книжок і вкладишів до них іншими підприємствами не передбачено законодавством - і, якщо на це не зверне увагу роботодавець, то напевно зацікавиться Державна інспекція з праці (далі - ДІП).
Ведення трудових книжок і їх зберігання
Трудові книжки повинні зберігатися в сейфах, а доступ до них повинні мати тільки ті особи, які визначені відповідним наказом (п. 42 Правил ведення трудових книжок і п. 6.2. Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затв. Мінфіном СРСР від 29.07. 1 983 № 105)
Помилки при заповненні та ведення трудових книжок
Безумовно, всі помилки відобразити в даній статті нереально. Однак найбільш часто зустрічаються будуть названі нижче.- відсутня сургучна друк або пломба;
- не всі графи книги заповнені;
- відсутність книг обліку як таких - грубе порушення законодавства.
- скорочення. Їх бути в трудовій книжці не повинно - без різниці, в якій графі;
- не відображені: зміна прізвища, перейменування компанії, освіту і документ, на підставі якого вносяться дані про нього, а також переклади працівника;
- відсутній підпис працівника в книжці;
- незаповнені: титульний аркуш трудової книжки або вкладиша;
- відсутній номер наказу або дата (прийому на роботу або звільнення);
- освіту, спеціальність / професія не вказані;
- формулювання про звільнення використана не у відповідності з ТК РФ або Правилами ведення трудових книжок;
- запис в трудову книжку зроблена олівцем;
- некоректно внесені виправлення в трудову книжку.
- посаду в трудовому договорі / наказі про прийом на роботу і в трудовій книжці вказана по-різному.
В реальності помилок, повторимося, існує безліч. Але знання найбільш поширених дозволить не допускати їх в діяльності вашої організації.
Примітка: Якщо у працівника є атестат або диплом, відомості про освіту вказувати обов'язково необхідно.
Існує така градація за видами освіти:Більш того, якщо в процесі роботи у Вашій організації працівник підвищує освіту або отримує нову спеціальність - роботодавець зобов'язаний вказати це справа на титулі, а зліва зробити запис про заснування (диплом, його реквізити, печатку підпис працівника кадрової служби, розшифровка).
рекомендації
відповідальність
Підводячи підсумки, скажемо про необхідність для роботодавців регулярно перевіряти якість ведення трудових книжок, і всіх, документів цього супутніх. Так, штрафувати за кожну неправильно оформлену трудову книжку роботодавця ніхто не буде. А ось оштрафувати окремо за неякісне ведення трудових книжок, а також за відсутність Книги обліку їх руху, можуть зовсім виразно. Тому краще заздалегідь слідувати викладеним в цій статті рекомендацій, щоб позбавити себе від проблем в майбутній роботі.