При виявленні перевитрати ПММ з працівника, згідно ч.2 ст.247 ТК РФ, необхідно зажадати за даним фактом пояснення в письмовому вигляді. Вся інформація повинна бути ретельно перевірена. Наприклад, в пояснювальній записці працівника може бути зазначено, що він в конкретний час виходив із автомобіля за певними потреб. У цей момент бензин міг бути злитий з бака кимось невідомим. Сам же він до цієї події жодного відношення не має. У даній ситуації існують два фактори, які допоможуть стягнути збитки не з когось невідомого, а саме з водія.
1.Должна існувати інструкція та інші внутрішні документи компанії, в яких зазначено, чи має право водій відлучатися від автомобіля після того як зупинив машину. Очевидно, що водій не може всю робочу зміну перебувати в кабіні автомобіля. Однак, якщо в документах вказано, що водій може покинути автомобіль тільки в разі, коли будуть дотримуватися певні умови, це інша справа. Наприклад, він повинен поставити машину в гараж, причому охороняється. Або він може залишити робоче місце тільки після передачі транспортного засобу під чийсь контроль. У цих випадках з'являється можливість для залучення працівника, який порушив правила, до матеріальної відповідальності. Важливо пам'ятати, що справляється сума при перевитраті ПММ має свої обмеження. У Трудовому кодексі (ст. 138) зазначено, що за загальними правилами одноразово стягнути шляхом утримання із зарплати можна суму, що не перевищує 20% самої зарплати працівника.
2. Тепер варто звернути увагу на наступне питання: чи були дотримані компанією всі належні умови для збереження власного майна, яке було ввірене працівникові? Про це йдеться в Трудовому кодексі України (ст. 239). Адже якщо виявиться встановленим факт, що водій був змушений покинути машину без нагляду з вини компанії, то ні про яку його вини говорити не доведеться. Наприклад, компанія не забезпечила йому доступ на територію, що охороняється. Або були відсутні відповідальні працівники підприємства, яким водій міг передати автомобіль.
Якщо ж завдані збитки значний, то підприємство стане вираховувати з його окладу щомісяця по 20% (не більше), поки таким чином працівник не відшкодує всієї суми збитку. Розпорядження з цього приводу має відбутися не пізніше ніж через місяць з того моменту, як було встановлено остаточний розмір збитків. Про це зазначається в статті 248 ТК РФ.