Основні правила видачі підзвітних грошей
Згідно п. 6.3 вказівки 3210-У видача грошових коштів підзвітній особі реєструється видатковим касовим ордером після попереднього складання ним письмової заяви на ім'я керівника компанії про необхідність видачі підзвітної суми. У заяві підзвітний співробітник аргументує необхідність видачі суми з обов'язковим зазначенням її розміру та терміну надання грошей.
Після закінчення трьох днів після зазначеного в заяві строку працівник обов'язково повинен подати авансовий звіт з прикріпленням первинних документів, які доводять здійснені витрати. Залишок невикористаної суми оприбутковується в касу за прибутковим касовим ордером, а зайво витрачені кошти видаються співробітнику на підставі видаткового касового ордера.
Складання нового заяви і видача грошей можуть здійснюватися тільки за умови, що подотчетнік повністю відзвітував за попередньою сумі, і, відповідно, не має будь-якої заборгованості перед організацією.
Видача на господарські потреби: оформлення кореспонденцій по рахунках
Видача під звіт на господарські потреби повинна бути зафіксована бухгалтером за допомогою видаткового касового ордера. Весь механізм розрахунків передбачає складання проводок:
- Дт 71 Кт 50, 51 - підзвітні кошти видані з каси або шляхом перерахування з розрахункового рахунку на банківську карту співробітника;
- Дт 10, 20, 26. Кт 71 - відбиті витрати з наданої підзвітною сумою, спрямованої на придбання матеріалів, оплату загальновиробничих, загальногосподарських витрат і т. Д .;
- Дт 50, 51 Кт 71 - залишок невитраченої підзвітної суми повернуто до каси або на розрахунковий рахунок;
- Дт 70 Кт 71 - залишок невитраченої підзвітної суми утримано із зарплати співробітника.
Нюанси відображення підзвітних грошей в бухгалтерському обліку
При відображенні операцій з підзвітними сумами в бухгалтерському обліку необхідно пам'ятати про наступні важливі моменти:
- У компанії повинен бути офіційно затверджений перелік співробітників, які мають право на отримання грошових коштів під звіт.
- З метою коректного оформлення розрахунків з підзвітними особами повинен бути виданий наказ, в якому прописується ліміт підзвітних сум і порядок їх видачі та повернення.
- Авансові звіти, оформлені з помилками і виправленнями, а також не підкріплені відповідними видатковими документами, не повинні прийматися до обліку.
Правильне оформлення авансових звітів і касових документів на видачу і прийом підзвітних сум гарантує грамотне ведення бухгалтерського обліку за рахунком 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Формування проводок має здійснюватися відповідно до чинного в РФ планом рахунків, а механізм видачі і прийому підзвітних сум - відповідно до вказівки ЦБ РФ № 3210-У.