Скільки часу мені потрібно для виконання цієї справи?
Багато себе про це ніколи не питають - чи не замислюються про те, яким чином можна точно оцінити час на завершення конкретного справи. Вам може знадобитися 20 хвилин на одну задачу, а на інші потрібно витратити п'ять годин .... Але якщо ви вмієте досить точно оцінювати час на виконання якоїсь справи, то зможете зрозуміти, коли саме для вас реально його виконати.
Непогано, якщо ви почнете просити заздалегідь уточнити і інших людей, скільки вашого часу буде потрібно, коли вони про щось вас попросять. Якщо колега пропонує вам поговорити про новому робочому заході, то постарайтеся дізнатися, чи буде це коротка розмова на 5 хвилин - або тривала бесіда, скажімо, на годину.
Це дуже важливо, оскільки якщо ви зазвичай помиляєтеся в розрахунках часу, то неминуче переоцінюєте свої сили і намагаєтеся спланувати справ більше, ніж реально можете зробити, а це вносить у ваше життя постійний стрес. Крім того, неправильна оцінка часу служить причиною того, що ви уникаєте планувати якісь важливі для вас справи!
Наприклад, у вашому будинку зламався якийсь побутовий прилад, і ви заздалегідь впевнені, що його ремонт займе дуже багато часу. Але якщо ви точно дізнаєтесь, наприклад, що на виконання цього завдання буде потрібно всього дві години, то вона буде виглядати цілком розв'язуваної.
Точний розрахунок часу на виконання завдання - це навичка, яким можна опанувати після деякого тренування. Для цього вам потрібно всього лише місяць практики (щонайбільше!), Але, безсумнівно, ви обов'язково освоїте це! Цей навик - один з найважливіших в тайм менеджменті.
Ви, напевно, подумали, що обчислювати, скільки часу вам потрібно для виконання кожної справи, - це вже занадто? Але такий навик, дійсно, - один з головних секретів тайм менеджменту! Наприклад, якщо ви знаєте, скільки часу займає у вас ходьба пішки по місту, то ви завжди можете правильно розрахувати час у дорозі, і ніколи не встигнете на важливу зустріч, навіть якщо не скористаєтеся транспортом.
Тайм менеджмент довів: якщо ви точно знаєте, які справи вас чекають, то ви зможете спокійно планувати свій розклад і бути впевнені, що все встигнете!
Як навчитися розраховувати свій час?
Один із способів - фіксувати час виконання рутинних повсякденних завдань. Проведіть міні-хронометраж: протягом двох-трьох тижнів час від часу відзначайте всі регулярні справи. якими ви зайняті протягом дня. Записуйте, скільки часу вам потрібно, щоб прибрати зі столу після сніданку, написати регулярний звіт по роботі або подивитися новини.
До таких же рутинним справах можна віднести: оплатити рахунки, послати вітальну листівку, записатися до лікаря, скопіювати важливу інформацію на комп'ютері, скласти план наради, зробити прибирання в спальні, купити продукти на тиждень в найближчому супермаркеті і так далі. Якщо ви зіткнулися з великою і складною завданням, то для більш точної оцінки можна спробувати розбити всю процедуру на окремі кроки, і потім приблизно оцінити час на виконання кожного кроку.
Спробуйте наступного тижня потренуватися, щоб точніше оцінювати час. Протягом усього тижня, маючи заздалегідь складений список справ в вашому щоденнику, навпаки кожного завдання запишіть, скільки часу, як вам здається, вона у вас займе.
Пізніше ви можете оцінити, наскільки точними виявилися ваші прогнози? Багато людей після такого вправи здивовані тим, наскільки більше часу в реальності їм виявилося потрібно для виконання справ! Але, з іншого боку, ви будете також здивовані, побачивши, що якась задача, до цього вражала вас своїми передбачуваними витратами часу, виявилася завершеною набагато швидше, ніж ви могли подумати.
Після кількох тижнів такої «тренування» вам вже не потрібно буде спеціально підраховувати час на виконання «п'ятихвилинних» справ у вашому списку. Надалі ви зможете скористатися цим навиком, керуючи великими проектами або в періоди підвищеного обсягу роботи, коли ви повинні «вмістити» багато завдань в короткі тимчасові проміжки.
Поступово ви все більше і більше точно зможете оцінювати час, необхідний для конкретної справи. Але треба мати на увазі: існують деякі обставини, які можуть перекреслити всі ваші розрахунки .... Але це - тема окремої статті.